Votre consultant R&D : qui travaille pour qui ?

Un questionnaire pour déterminer qui travaille pour qui ?

Le programme de RS & DE est probablement le domaine de la Loi de l’impôt sur le revenu qui est sujet au plus grand nombre de spéculations, d’interprétations et de différends. La complexité du domaine est si grande que plusieurs s’en remettent à un consultant spécialiste des crédits d’impôt RS&DE.

Mais tous les consultants ne sont pas égaux. Comment distinguer ceux qui vous aident de ceux qui vous exploitent ? Voici un court questionnaire rempli de bonnes questions au sujet de votre consultant. Chacune suscite une réflexion sur la valeur du service rendu ou sur la nature de votre relation avec votre consultant.

Utilisez ce questionnaire pour ré-évaluer votre relation avec lui. Cela ne peut être que salutaire pour vous.

1- Savez-vous ce qu’il fait ? ou c’est ésotérique ?

La RS&DE est complexe, c’est pourquoi vous avez besoin d’aide. Mais ceci n’est pas une raison pour vous garder dans l’ignorance. Intéressez-vous à ce qu’il fait, aux étapes du travail. Exigez à chaque année une courte formation sur les concepts importants appliqués dans votre dossier. Après quelques années avec votre consultant vous devriez savoir ce qu’il fait et comment il le fait. Vous devriez aussi savoir duquel de vos projets vous tirerez le plus d’activités éligibles. Plusieurs essaient de garder leur travail secret afin de vous maintenir dans votre état de client dépendant. C’est dangereux pour vous et le réveil peut être brutal.

2- Est-il toujours à la dernière minute ?

Nous parlons ici des consultants qui ne vous donnent pas signe de vie jusqu’à quelques semaines avant l’échéance de 6 mois après votre fin d’année financière. Ce sprint de dernière minute qui peut mener à des erreurs, des omissions ou à retarder la production de votre réclamation et le paiement des crédits remboursables. Certaines années, ce sont vos ressources qui ne sont pas disponibles. La livraison à la dernière minute peut survenir une fois, peut-être deux, mais pas à tous les ans. Est-ce là le signe que vous êtes un client moins important pour votre consultant ? Ne seriez-vous pas plus satisfait d’envoyer votre rapport d’impôt et votre réclamation RS&DE plus rapidement et, en conséquence, de financer vos remboursements moins longtemps ?

3- Qui rédige les descriptions ?

Nous avons vu plusieurs situations où un client rédige lui-même ses descriptions qui sont revues et commentées par le consultant. Mais les honoraires chargés par le consultant sont les mêmes que pour les clients qui font rédiger leurs descriptions par le consultant! Il est anormal de payer le plein prix pour un service de révision comme pour un service de rédaction clé en main.

4- Vous informe-t-il des nouvelles exigences en documentation ?

Les exigences de l’ARC en matière de documentation ont beaucoup augmenté au cours de dernières années. Votre consultant vous en a-t-il parlé ? Vous a-t-il aidé à mettre en place un mécanisme de documentation contemporaine à vos activités (par opposition à en fin de l’année seulement)? Avez-vous entendu parler d’un registre des hypothèses ?

5- Avez-vous subi une vérification technique ces dernières 3-4 ans ?

Si non, êtes-vous conscient que c’est imminent ? Que fait votre consultant pour préparer votre réclamation et vous-même à cette rencontre ? Insiste-t-il sur une meilleure documentation ?

Une autre raison peut-être que votre réclamation est systématiquement sous-réclamée. Dans ce cas vous n’avez pas à subir le stress d’une vérification, mais vous réclamez moins que ce à quoi vous avez droit. Est-ce là vous rendre un bon service ?

Si vous avez été vérifié récemment, comment cela s’est-il passé ? Avez-vous été informé par votre consultant sur les projets, activités ou dépenses qui pouvaient être contestées et pourquoi ? Votre consultant vous a-t-il bien préparé? Vous a-t-il bien défendu ? Avez-vous obtenu tous vos crédits réclamés ? Comprenez-vous ce qui a été refusé et pourquoi ? La façon de réclamer la RS&DE l’année suivante a-t-elle été modifiée pour tenir compte des commentaires de l’ARC ?

6- Est-ce que la même personne fait tout votre dossier (technique et comptable) ?

Le côté technique est une spécialité en soi où très peu de comptables osent encore aller. Mais le côté comptable et fiscale est lui aussi un domaine de grande spécialisation où aucun ingénieur ne devrait tenter sa chance. Il ne s’agit pas ici de savoir seulement où mettre les éléments de coûts dans les bonnes cases de l’annexe fiscale. Il s’agit de savoir comment maximiser les résultats et s’assurer de ne rien oublier au niveau comptable et fiscal.

7- Avez-vous rencontré des employés seniors au début, puis toujours des juniors, ou des nouveaux à chaque année?

La qualité des ressources impliquée dans votre dossier est essentielle. Plusieurs consultants utilisent la technique de présenter un senior lors de la vente, mais des juniors lors de la réalisation du mandat. Ceci est une approche de vente assez peu recommandable car elle cache la vérité jusqu’après la signature de l’offre de service. De plus, si vous constatez cette situation, vous êtes en droit de vous en plaindre et de demander des escomptes en conséquence. Vous n’avez pas à payer pour la formation des juniors de votre consultant, surtout s’il vous a vendu des seniors.

8- Vous a-t-il expliqué comment utiliser le crédit RS&DE pour faire du développement d’affaires ?

Le crédit d’impôt RS&DE est un avantage que vous pouvez exploiter encore plus si vous l’utilisez dans le cadre de vos activités de développement de clientèle. Encore faut-il savoir comment le faire. Si votre consultant ne vous en a pas parlé il n’est rien de plus qu’un préparateur de rapports techniques qui vous amène à sous-utiliser les outils à votre disposition.

9- Vous a-t-il présenté d’autres opportunités de financement (PARI, CDAE, etc.)

Certains préparateurs sont des spécialistes du crédit RS&DE. Par contre, tous vos projets ne se qualifient pas nécessairement à la RS&DE. Un conseiller doit savoir identifier d’autres opportunités et vous les présenter lorsque certains de vos projets pourraient se qualifier. Avez-vous entendu parler du crédit pour affaires électroniques (CDAE), du crédit pour design industriel, du programme d’aide à la recherche industrielle (PARI) ou de tout autre programme d’aide à l’embauche de personnel ? Certains consultants préfèrent omettre ces informations pour maximiser les crédits RS&DE sur lesquels ils sont payés à pourcentage…

10- Quel est le mode de rétribution du consultant ?

Que l’entente soit à contingence (% du résultat) ou à prix fixe, après 3-4 ans demandez-vous pourquoi vous êtes toujours au même taux. Au début de votre relation, le consultant doit investir pour comprendre votre environnement et vos technologies. Mais, après 3-4 ans, il a acquis cette connaissance et il devrait vous faire partager les économies qui en découlent. On ne parle pas de 50% de réduction mais quand même un rabais d’apprentissage peut être envisagé.

11- Avez-vous demandé des propositions de service alternatives ?

Tous les contrats de service ont une date de fin. Même si certains s’auto-renouvellent, après un certain délai, il y a toujours un moment où le contrat n’est plus valide. Il est alors judicieux de demander deux ou trois offres de compétiteurs. Cela ne vous coute rien et vous vérifiez ainsi si vous avez toujours un prix compétitif sur le marché. Ceci dit, il n’est pas nécessaire de changer de fournisseur pour 1% ou 2% de moins. Ça se discute avec votre consultant si vous voulez continuer de bénéficier de sa connaissance de votre dossier.

Conclusion

Après quelques années, il est important de réviser votre relation professionnelle avec votre consultant R&D. Ça ne veut pas dire qu’il faut absolument le changer, mais une revue et une mise à jour de l’entente est toujours utile quitte à vérifier si elle est toujours en ligne avec le marché.

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