Comment rédiger les incertitudes pour la RS&DE

Rédiger la description technique d’un projet de RS&DE est une activité qu’il ne faut pas prendre à la légère. Il est vrai que les descriptions inclues dans le formulaire T661 ne sont pas toujours lues par les CRT. Mais lorsqu’elles sont lues, ces descriptions font la différence entre convaincre les CRT de l’admissibilité de votre projet et … la rencontre de vérification.

Dans des blogues précédents, nous avons présenté certaines des erreurs de positionnement des projets les plus courantes, nous avons fait des commentaires généraux sur le positionnement et sur la rédaction des descriptions de projets RS&DE. Passons maintenant au cœur de ce qui formera le formulaire T661 : la ligne 242 où vous détaillez les incertitudes technologiques qui constituent l’essentiel de votre argument, pourquoi vous croyez que votre projet est de la RS&DE.

C’est un sujet tellement vaste que nous allons y revenir encore et encore dans de futurs articles. Aujourd’hui nous parlons de la gestion de l’espace disponible. Nous n’avons que 350 mots pour convaincre le lecteur dans cette section clé. Il faut donc être précis et complet.

Rappelons que l’ARC fournit son guide T4088 pour expliquer quoi mettre dans formulaire T661. C’est une bonne présentation du QUOI. Voici maintenant notre présentation du COMMENT produire ce contenu.

Incertitudes

« Pour rédiger les incertitudes de RS&DE il faut établir quatre éléments clé : le contexte , les objectifs, la base de connaissance et les incertitudes »

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« Quelles incertitudes scientifiques ou technologiques avez-vous tenté de surmonter ? ». Pour déterminer qu’il y a de la RS&DE, il faut d’abord montrer qu’il y a des incertitudes qui ne pouvaient pas être éliminées par la pratique courante. Il faut donc se limiter à présenter le côté scientifique ou technologique du projet. On ne parle pas ici des contraintes des clients, ni celles provenant des produits ou de l’environnement commercial. On fait un bon usage de l’espace restreint qui nous est disponible si on établit ces quatre éléments importants : le contexte , les objectifs, la base de connaissance et les incertitudes.

1- Contexte (une phrase max par item suivant)

1. Commencez par une (très) brève introduction du contexte de l’entreprise, du projet et des objectifs,
2. Indiquez clairement la portée technologique de votre projet. Que voulez-vous faire de plus avec la technologie ?
3. Formulez une description de haut niveau du projet technologique,
4. Si le projet est une continuation de l’année précédente, indiquer le niveau de la technologie atteint à la fin de l’exercice précédent et ce vers quoi vous allez vous orienter cette année.

2- Objectifs technologiques

1. Les objectifs technologiques peuvent être exprimés en termes de :
   • Nouvelles capacités technologiques intégrées dans le produit ou le procédé en cours d’élaboration,
   • Progrès recherché dans l’application de la technologie, par exemple l’utilisation dans de nouveaux domaines, dans des conditions différentes, etc.
2. Précisez comment chaque objectif se rapporte à la technologie (et non à l’aspect commercial).
3. Les objectifs technologiques cités doivent être précis et mesurables.
   • Identifiez les principaux indicateurs ou mesures que vous allez utiliser pour déterminer si vous atteignez les objectifs technologiques.
   • Indiquez, pour chacun de ces indicateurs, la mesure initiale et la cible.

3- Base de connaissance / pratique courante

« Voilà votre opportunité de bien positionner l’angle pertinent pour saisir votre vision technologique dans votre réclamation de crédit R&D »

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Un des arguments les plus courants utilisé par les CRT consiste à rejeter le projet réclamé en déclarant qu’il s’agit de pratique courante. Ceci est votre chance, vous avez ici quelques lignes pour définir ce qui, à votre avis, constitue la pratique courante. Rappelez-vous, tout est une question de point de vue et de perception. C’est donc à vous, ici, de bien positionner l’angle pertinent pour saisir votre vision.

1. Expliquez ce que votre entreprise pouvait faire avec la technologie avant que les travaux de RS & DE ne démarrent ou ce dont la technologie était capable au début du projet.
2. Quelles étaient les limites technologiques de vos produits ou procédés à surmonter avant de démarrer votre projet ?
   • Pour un projet de développement expérimental (90% des réclamations de RS&DE), ceci signifie tenter de dépasser ou d’augmenter la base de connaissance ou de la technologie. Identifiez donc le ou les obstacles technologiques rencontrés au départ.
   • Si votre projet était plutôt une recherche scientifique, donnez une perspective en termes de connaissances scientifiques que vous cherchiez avant de commencer votre travail.
3. Les travaux de développement expérimental doivent être entrepris dans le but de rechercher un progrès technologique. Votre définition de la base de connaissance doit donc mettre en lumière les progrès recherchés :
   • Exemple : Nous voulons augmenter la performance de la composante X de 20% dans le contexte Y, et augmenter la fiabilité des résultats à 99%.
   • Une définition trop large de la base de connaissance est inutile (ex. : nous voulons faire progresser le génie mécanique en usine).
4. Vous pouvez utiliser les informations que vous avez fourni l’année précédente si votre projet est une suite et si les objectifs ne sont pas atteints ou sont inchangés.

4- Formulez les incertitudes

1. Chaque incertitude doit être reliée à la capacité ou non d’atteindre un objectif technologique défini plus haut.
2. Quels problèmes avez-vous essayé de résoudre et pour lesquels l’approche de résolution de l’incertitude est inconnue et ne peut pas être déterminée sur la base de votre technologie ou sur d’après votre base de connaissances.
3. Indiquez clairement toutes les incertitudes technologiques, les obstacles et les difficultés rencontrées, et pour chacune d’entre elles :
   • La limitation technologique sous-jacente (pourquoi l’incertitude existe),
   • La technologie limitée et que l’on cherche à la faire progresser,
   • La pratique courante et pourquoi elle ne parvient pas à résoudre cette limitation.
4. Les problèmes ont-ils été causés par des contraintes de conception qui ont dû être surmontées ? Quelles contraintes ?
5. Inclure suffisamment de détails pour montrer que ces problèmes n’étaient pas routiniers.
6. Souvent l’obstacle n’a pas été clairement défini avant l’expérimentation. Il est souvent préférable de ne spécifier l’incertitude technologique qu’au fil du processus expérimental effectué plutôt qu’au début du travail.

Et vous, avez-vous des commentaires ou des suggestions à partager sur comment rédiger les incertitudes de RS&DE afin de convaincre les CRT de l’ARC ? Vous avez aimé votre lecture ? Dites-le nous. Que devrait-on y ajouter ? Quels sujets vous intéressent ? Vous n’avez pas aimé cette lecture ? Dites-le nous. Qu’avez-vous moins apprécié dans ce texte ? Vous avez d’autres questions au sujet de la RS&DE ? Contactez-nous ou abonnez-vous gratuitement.

Comment rédiger votre description RS&DE: le démarrage

Pour réclamer des crédits RS&DE vous devez remplir le formulaire T661. L’ARC fournit plusieurs informations pour faciliter la préparation des dossiers de réclamation et préparer ce formulaire :

• Le guide T4088 explique comment remplir ce formulaire ligne par ligne.
• La politique sur l’admissibilité des travaux à la RS&DE propose une méthodologie pour déterminer s’il y a de la RS&DE et comment identifier quels travaux constituent de la RS&DE.
• Plusieurs autres documents sont disponibles sur le site de l’ARC.

1- Trop de détails tuent la clarté

Malgré la volonté de l’Agence, plus on lit ces documents et plus on devient confus. Pourquoi cette confusion ? Deux raisons s’imposent selon nous :

• Ces documents sont tous très académiques. Ils sont destinés aux scientifiques de l’ARC et aux expert préparateurs qui livrent ce type de dossiers à temps plein. Ces documents ont un côté légal, ils présentent plusieurs définitions importantes, apportent des précisions subtiles, mais s’en tiennent à décrire formellement ce qui est attendu, le QUOI.
• Le contribuable typique a les pieds ancrés dans la réalité. Il a une base scientifique, c’est un ingénieur, un technicien ou un informaticien. Mais la réalité des entreprises reste la même : une équipe de production et de développement subit des contraintes de livraison, techniques et commerciales. Le rédacteur a besoin d’être guidé, qu’on lui fournisse une recette expliquant COMMENT produire le texte.

Les exigences de l’ARC ont évolué vers plus de science et d’expérimentation systématique documentée. Les contraintes de développement de l’entreprise l’obligent à optimiser les processus, limitant l’étendue de l’analyse et de la documentation dès qu’une solution est trouvée.  Le fossé s’élargit entre les exigences et la réalité.

Voilà pourquoi nous présentons ici un guide pratique de rédaction de la description technique du formulaire T661.

« Dans la description technique cu crédit R&D il faut vendre le processus systématique de résolution des problèmes technologiques »

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2- L’importance de la description technique

Le formulaire T661 est prescrit, c’est-à-dire qu’il est absolument nécessaire pour réclamer le crédit RS&DE. La description du projet doit être présentée dans la parte 2 du formulaire, à la section B aux lignes 242, 244 et 246.  Le nombres de mots inscrits à ces trois lignes ne doivent pas dépasser 350, 700 et 350 respectivement. Vos réponses doivent donc être centrées sur les faits techniques et être formulées dans un langage et un style technique.

Ces textes seront lus par des conseillers en recherche et technologie (CRT) dans le cadre de l’évaluation préliminaire du risque associé à votre dossier. Si le risque est jugé suffisant, votre réclamation sera sélectionnée pour une demande d’information supplémentaire et, dans la plupart des cas, pour une rencontre de vérification.

On ne peut éviter une vérification de temps à autre, mais une bonne description peut certainement créer une bonne impression auprès du CRT et en minimiser ainsi les vérifications et autres impacts négatifs. C’est donc un document très important qui peut déclencher ou vous éviter une telle vérification.

3- Positionnement du projet

Dans un précédent article, nous avons identifié quatre erreurs fréquentes de positionnement que nous retrouvons dans les descriptions de projets RS&DE. Voyons maintenant comment positionner notre projet de façon à maximiser vos chances qu’il soit accepté.

3.1 C’est une vente

On a l’habitude de produire des textes où l’on vend à nos clients potentiels les avantages de notre technologie. On peut voir la description de projets comme une autre sorte de vente. Par contre, il y a des différences importantes :

• Au lieu de vendre les avantages (résultats) de notre technologie, nous allons vendre notre processus expérimental, le fait que nous avons procédé selon la méthode scientifique. Les résultats (succès ou échec de notre produit) ont peu d’importance.
• Au lieu de vendre à des clients potentiels, notre public cible est constitué de quelques CRT et leurs gestionnaires à l’ARC.
• Le succès de notre vente sera mesuré en projets acceptés et en crédits d’impôt obtenus et non en ventes nouvelles.

3.2 Vendre un procédé expérimental

Prenons l’analogie de l’automobile. Pour vendre une automobile, le vendeur insiste sur les caractéristiques du produit, sur ses qualités et sur les sentiments qu’il inspire :

• Est belle et jaune,
• Elle va vite
• Ses sièges en cuir sont confortables,

Ce qu’il faut présenter dans notre description RS&DE ce ne sont pas les caractéristiques de la voiture, mais plutôt ce que vous avez modifié dans cette voiture. Il faut donc :

• soulever le capot et expliquer vos objectifs technologiques et les limites des technologies en place en rapport avec l’objectif recherché.
• expliquer que pour atteindre notre objectif, le progrès recherché consiste à dépasser les limites de la technologie existante (et non de simplement la remplacer).
• illustrer le processus expérimental systématique suivi et chacune des hypothèses identifiées.

4- Comment rédiger : commentaires généraux

Commençons par quelques commentaires généraux sur la façon de rédiger la description technique d’un projet.

• Détaillez votre contenu. Commencez en couchant tous les détails du projet sur papier. Vous verrez alors l’ensemble de votre processus et cela facilitera votre travail de description et celui du lecteur.
• Découpez le projet RS&DE. Une fois les détails bien établis, éditez stratégiquement le contenu pour resserrer la description autour des aspects plus pertinents au projet de RS&DE. Éliminez les détails inutiles pour votre argument de RS&DE.
• Concentrez-vous sur les étapes clé et les incertitudes ou activités difficiles afin de pouvoir inclure des mesures quantifiables, des statistiques des conclusions et autres preuves.
• Communication logique et concise. La progression des idées doit découler doucement entre les sections, permettant au lecteur de passer au travers du document rapidement sans chercher d’autre information.
• Langage technique. La description du projet doit être dans le langage technique et le style de ceux qui font le travail réel ou qui comprennent et sont familiers avec le travail.
• Pas de « buzzwords » inutiles. Restreindre d’introduire tout jargon, mots à la mode ou d’autres expressions pseudo techniques ou des abréviations. Les détails techniques doivent être restrictifs et spécifiques si nécessaire pour la simplicité du document. Évitez au lecteur d’être pris dans trop de détails, car cela peut le conduire à des idées fausses sur le travail accompli et les progrès recherchés.
• Recherche systématique. L’explication doit se concentrer sur les faits techniques illustrant la nature expérimentale ou analytique des travaux. Il faut montrer une enquête ou une recherche systématique par expérimentation ou analyse. Il faut aussi montrer que le but du travail était de réaliser un progrès dans un domaine de la science ou de la technologie.
• Conservez les détails. Étant données les limites d’espace pour écrire, il est intelligent de préparer en même temps une documentation (un cartable ou un document de travail), contenant des explications plus détaillées prêtes à l’avance pour une éventuelle vérification.
• Continuité entre les projets. Les projets se terminent rarement en fin d’exercice financier.
  1. Pour les projets qui se continuent présentez les projets dans la même séquence que l’année précédente. Ceci facilite les références pour le CRT. De plus, rappelons-nous, le but c’est qu’ils le lisent le plus rapidement possible, réduisant ainsi le temps passé sur votre dossier et la probabilité d’avoir d’autres questions.
  2. Pour les projets terminés, établissez clairement pourquoi les projets continus des années antérieures n’ont pas été poursuivis ou réclamés durant l’année courante.
• Gardez les choses simples. Il n’est pas nécessaire de détailler individuellement tous les petits projets. On peut combiner des projets, en autant qu’ils aient des technologies similaires (par exemple dans des domaines d’application différents).
• Titres technologiques, pas le nom de clients. Les projets technologiques portent des noms différents des projets d’affaire. La même technologie est parfois utilisée dans différents projets clients. Dans ce cas, le concept intégrateur d’AXE technologique peut être compris par l’ARC.
• Pas de projets de R&D « éternels ». Attention aux projets qui durent plus de trois ans. L’ARC cherche à couper les projets qu’ils croient sans fin. Réévaluez les projets courants pour voir s’il y a de nouveaux angles technologiques à présenter. Si non, arrêtez de réclamer le projet et partez en de nouveaux sous des noms mieux appropriés en relation avec de nouveaux objectifs et incertitudes.
• Activités de support. Évitez de détailler des activités de support à vos recherches. Les descriptions de projets sont courtes. Elles ont pour effet de faire le focus comme des lentilles sur différents aspects du projet. En somme, si vous listez TOUTES les activités de support, vous donnez au lecteur l’impression que votre réclamation est surtout composée d’activités de support et qu’il y a donc du surplus à couper.
• Reviseur externe. Se faire réviser par quelqu’un de non familier avec le matériel est toujours une bonne idée, cela fera ressortir des trous dans les raisonnements et les explications. Parfois le créateur de la technologie a le nez trop près du matériel et certaines des étapes sont négligées ou les liens entre les étapes ne sont pas bien expliqués.
• Impliquez-vous. Consacrez le temps et l’effort nécessaires pour bien préparer ces documents. Aidez l’ARC à dire « oui » à votre R&D. Ça vaut la peine.

En conclusion, voilà les commentaires généraux sur la rédaction de vos descriptions de projets RS&DE. Dans de prochains articles, nous vous expliquerons comment rédiger les sections 242,244 et 246 du formulaire T661.

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