9 Questions pour choisir votre consultant RS&DE
Les conseillers en RS&DE ne sont pas des fournisseurs de services typiques. Tout au long du processus de réclamation de RS & DE, votre consultant examinera des informations privées et très confidentielles. Il va développer une connaissance intime de votre entreprise et de plusieurs de vos employés clé.
De plus, ces consultants doivent vous accompagner, vous guider et vous former. Il est fini le temps où donniez carte blanche au consultant. Vous devez prendre votre réclamation en main. C’est de votre argent qu’il s’agit.
Partagez ce Tweet SVPObtenir les crédits l’an dernier ne suffit pas à démontrer la valeur de votre consultant. Seulement un dossier sur quatre ou cinq est examiné par l’ARC.
La question la plus importantes c’est de savoir si vous faites confiance à ce consultant et si vous croyez en ses capacités à maximiser votre réclamation de RS&DE. Les meilleurs consultants RS & DE restent à vos côtés tout au long du processus, et en surtout dans le cas d’une vérification.
Vous ne pouvez pas choisir le premier consultant qui vous approche. Il est très important de prendre le temps de déterminer celui qui convient à vous et à votre entreprise. Voici donc 9 questions importantes à poser à vos candidats. Ces questions devraient aussi générer d’autres sous-questions pertinentes :
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Combien de réclamations de RS&DE avez-vous traité cette année ?
Cette question peut sembler évidente mais l’expérience et la connaissance des plus récents changements au programme ont un impact direct sur la façon de préparer votre réclamation.
Avec les sous-questions « Quelle proportion de ces dossiers fut vérifiée pour le côté technique ? » et « Combien de vérifications avez-vous défendu avec succès dans la dernière année? » vous démontrez rechercher de l’expérience mais aussi quelqu’un qui sera prêt à travailler avec vous en cas de vérification.
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Quel est votre domaine d’expertise ?
Méfiez-vous des généralistes qui sont bons dans tout. Bons dans tout c’est excellent dans rien. L’approche de réclamation est différente selon le domaine de réclamation. Il est très important que votre consultant comprenne les pratiques courantes dans votre industrie. Il peut ainsi mieux identifier de quelle façon vos activités de R&D vont au-delà de cette pratique courante, que ce soit en génie, en développement de logiciels, ou en science de la vie.
Demandez-leur comment ils abordent le côté technique de la demande. Comprennent-ils votre technologie et seront-ils capables de bien identifier l’avancement ? S’ils n’ont pas une bonne compréhension de la complexité et de l’ampleur de votre innovation, ils ne pourront identifier les activités éligibles de vos projets.
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Qui préparera la demande ?
Les seniors que vous rencontrez lors de la rencontre de vente du mandat seront-ils ceux qui réaliseront le dossier ou si on utilisera plutôt des employés juniors moins expérimentés ? Est-ce un employé de la firme de consultant ou un sous-traitant ? Les firmes comptables du « Big Four » et d’autres utilisent presque toutes des sous-traitants pour livrer leurs dossiers de RS&DE. S’ils utilisent des juniors ou des externes, questionnez le processus d’assurance-qualité interne pour vous assurer qu’un consultant senior examine le dossier en détails avant de sortir de leurs bureaux.
À chacun son métier et sa spécialité
Qui préparera le côté fiscal de votre réclamation ? Certains consultants sont en fait des ingénieurs ou informaticiens qui livrent à la fois l’aspect technique et comptable. Bien que le formulaire T661 (et autres) semble simple à compléter, il est rempli de subtilités que seuls des comptables ou des fiscalistes spécialisés peuvent connaître. Réviser le détail des formulaires nous a maintes fois permis d’identifier des erreurs et surtout des crédits sous-estimés.
Qui rédigera le rapport technique ? L’inverse est aussi vrai, certains comptables croient épargner à leurs clients en écrivant eux-mêmes les descriptions techniques. Malheureusement ceci augmente le risque du dossier. Réviser les descriptions nous a souvent permis d’identifier la faiblesse du dossier soumis ce qui augmente d’autant le risque d’être sélectionné pour une vérification.
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Quelle est votre approche de préparation d’un dossier ? Demandez qu’on vous démontre comment cela se passera.
Chaque dossier devrait commencer par une bonne analyse de l’aspect technique et se conclure par l’aspect comptable. Demandez le temps et les efforts requis par leurs ressources pour comprendre et produire l’aspect technique de votre dossier. Demandez aussi les efforts demandés de vos ressources.
Clé en main ou révision ? Ce n’est pas la même valeur.
Qui fera le travail ? Certains consultants se font payer pour réviser vos descriptions. D’autres rédigent vos descriptions au complet, ne vous demandant qu’à les réviser. C’est là un service clé en main. Ce ne sont pas des services équivalents et les honoraires doivent en tenir compte !
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Que se passe-t-il en cas de vérification ?
Le consultant qui a préparé votre demande sera-t-il là pour défendre votre demande ? C’est garanti par quoi ? Vous ne voulez pas d’un nouveau qui « découvrira » le contenu de votre dossier à la veille de la rencontre de vérification.
Vous ne souhaitez pas non plus découvrir quelques jours auparavant que vous serez seul à vous défendre. Certains consultant se spécialisent dans les dossiers « acceptés tel que déposé » mais ils disparaissent quand il s’agit de rencontrer l’ARC…
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Comment fonctionnent les honoraires ?
Ce service de préparation de dossier de RS&DE est assez complexe et spécialisé. Demandez comment et quand le consultant est payé : à la livraison ? à la réception de l’avis de cotisation ? à la réception des chèques de crédits ?
Plusieurs consultant sont payés à pourcentage (%) des résultats obtenus. Ils sont donc payés après l’obtention des crédits. C’est là une bonne source de motivation pour votre consultant. Le pourcentage est-il appliqué sur les crédits remboursables et sur les crédits non-remboursables ?
Certains grands cabinets chargent des frais administratifs en plus de ces honoraires. Ces frais sont inutiles. En fait, c’est une source de profit net pour eux. Vous voulez vraiment leur donner votre argent pour rien ?
D’autres consultants demandent un paiement initial (dépôt) ou lors du dépôt du dossier auprès des autorités fiscales. Ces honoraires sont-ils remboursables en cas d’échec de la réclamation ? Ces honoraires incluent-ils les efforts requis pour la défense en cas de vérification ? Lorsque les honoraires sont payés avant la réception des crédits, la présence et la motivation du consultant lors de la vérification peuvent être remis en question. Certains chargeront un supplément pour les nouveaux efforts requis pour le support à la vérification.
Combien d’années prévoyez-vous utiliser ce fournisseur ? Prévoyez-vous augmenter vos dépenses de R&D dans les prochaines années ? La durée du contrat et l’ampleur des crédits anticipés peuvent impacter sur les tarifs, le consultant est souvent prêt à concéder quelques honoraires annuels en échange d’un contrat plus long ou d’une réclamation plus importante.
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Quels sont les services inclus de support à la documentation ?
De plus en plus, l’ARC insiste sur l’existence d’une documentation complète et contemporaine au déroulement du projet. Il faut donc un appui structuré et continu tout au long de l’année pour la préparation de vos preuves documentaires.
Plusieurs consultants ne sont en fait que des rédacteurs de rapports. Demandez-lui s’il inclut un service de support à la production de preuves. Ou alors si ce service est disponible moyennant un supplément ? La seule révision de votre documentation en fin d’année seulement ne suffit plus à garantir que votre documentation satisfera l’ARC.
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Pouvez-vous fournir des références de clients ?
Tous les consultants peuvent fournir des références de clients satisfaits. Demandez des références, incluant certains qui ont subi une vérification. Appelez ces contacts, ne leur demandez-leurs pas seulement si les crédits ont été obtenus (les consultant vont évidemment vous envoyer chez leurs clients qui ont obtenu leurs crédits..,.), mais aussi :
- Si les consultants se sont comportés de façon professionnelle,
- S’ils savaient ce qu’ils faisaient,
- Si ces clients se sont sentis bien traités,
- Quel fut le calibre du support à la vérification (s’il y en a eu) ?
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Quelle est la réputation de ce consultant auprès de l’ARC ?
Le consultant vous répondra probablement qu’il a une bonne réputation (!). Vous devez tout de même lui demander de démontrer ses compétences pour désamorcer un désaccord avec l’ARC.
Depuis quelques années, les conflits avec l’ARC sont plus fréquents au sujet de la RS&DE. Un bon consultant doit :
- Entretenir une bonne relation avec l’ARC et en particulier les CRT et les CF.
- Manœuvrer votre dossier jusqu’au gestionnaire et au directeur adjoint de votre bureau de services fiscaux local (BSF), au besoin.
- Connaître les processus administratifs et fiscaux disponibles pour obtenir un réexamen du dossier ou faire appel d’une décision.
Si vous avez déjà eu un contact avec l’ARC pour vos réclamations antérieures, sachez que les responsables techniques sont relativement stables, les responsables financiers changent plus souvent :
- Demandez à ce consultant ce qu’il connaît de votre CRT.
- Rappelez le responsable de votre dossier à l’ARC et demandez-lui ce qu’il pense du consultant que vous vous apprêtez à embaucher,
Bref, nous présentons ici des questions initiales à poser à vos candidats consultants en RS&DE. N’hésitez pas à ajouter des questions supplémentaires pour mieux vous rassurer.
Et vous, comment avez-vous choisi votre conseiller ? Quelles questions auriez-vous dû lui poser (dans les cas où la relation a moins bien fonctionné) ?
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