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Blogue - R&D Actions

RD Action Consultant > Blogue > Consultant
5
Avr
2020
Pour ressentir de la valeur, il faut définir ses attentesValeur vs prix d’un consultant

Valeur vs prix d’un consultant

ConsultantMichel Rheault, M.Sc.

Choix d’un consultant R&D

Comment évaluer la valeur vs prix d’un consultant

Moins cher n’est pas meilleur

La relation entre valeur vs prix d’un consultant

L’image ci-dessus dit tout. J’ignore qui a pris cette photo mais je le remercie.

Il y a toujours quelqu’un qui le fera pour moins cher.

Plusieurs dictons disent essentiellement la même chose :

  • « Une image vaut mille mots »;
  • « On en a pour son argent »;
  • « On n’obtiens jamais quelque chose pour rien »;
  • « Bon n’est pas bon marché, et bon marché n’est pas bon »;
  • « Si c’est pas cher, c’est il y a un piège ».
Méfiez-vous de tomber dans le panneau de ne rechercher qu’un bas prix, car vous serez souvent déçu du résultat final
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Certaines organisations veulent minimiser les coûts et elles en viennent à limiter leur analyse à quelques critères réducteurs. Le moins cher est le plus commun de ces critères.

Mais pour choisir des services professionnels il y a d’autres variables essentielles à considérer. Il faut aussi tenir compte des qualités du consultant et de ses produits finis, de l’étendue ou du professionnalisme de ses services.

Valeur vs Coût

Il existe une différence entre la valeur et le coût d’un produit ou d’un service. Les deux sont définis à travers les perceptions de l’acheteur et du vendeur au sujet d’un produit ou d’un service. Pour qu’un fournisseur apporte véritablement de la valeur à son client, il se peut qu’il ne soit pas nécessairement au coût le plus bas. Pour qu’un client puisse ressentir de la valeur d’un produit ou d’un service, il faut qu’il définisse ses attentes en termes de valeur.

Tout au long du processus de sélection la difficulté centrale sera d’exprimer clairement les attentes face au produit final. Ce sera difficile pour le client et pour le fournisseur. La valeur (les attentes) d’un service fourni doit être définie et un coût peut alors y être associé, les deux doivent être alignés entre l’acheteur et le vendeur.

Par exemple, dans l’image ci-dessus, le « client » a fourni une image très détaillée de ses attentes en rapport au produit final. Mais il a commis une ou deux des erreurs suivantes dans la sélection de l’artiste :

Trois erreurs potentielles :

  1. Le client a demandé un prix pour le travail et a sauté sur le plus bas prix sans tenir compte du résultat ou des conséquences;
  2. le client n’a effectué aucune recherche sur l’expérience du consultant. Des exemples de résultats antérieurs auraient permis de vérifier que les compétences correspondaient aux attentes;
  3. le vendeur a grossièrement surestimé ses capacités, il ne connaissait pas les coûts réels et il a probablement fourni une proposition déconnectée de la relation entre la valeur et le coût.

Comment éviter ces erreurs

Pour éviter les risques associés à l’une des trois erreurs, il suffit d’élargir l’analyse à d’autres éléments très importants. Il suffit de demander :

  • L’expérience du fournisseur dans l’industrie de l’organisation par rapport au résultat attendu;
  • Des exemples de résultats, de projets similaires réalisés par le fournisseur, pour valider la valeur en relation avec les coûts;
  • Des preuves de la reconnaissance par l’industrie, par les pairs ou par le public;
  • Une illustration des méthodes reconnues utilisées par le fournisseur;
  • Ce qui différencie le fournisseur et qui le place au-dessus de de ses compétiteurs et de la norme.

Avec ces réponses, vous pouvez mieux évaluer le coût acceptable en rapport avec la valeur d’un fournisseur de service.

Conclusion : vérifier la réalité au-delà du prix

Méfiez-vous du fournisseur qui essaie de vous vendre uniquement un bas prix, car vous serez souvent déçu du résultat final.

Les clients et les fournisseurs de services doivent suivre un processus conjoint pour refléter les coûts du projet en rapport avec les capacités du fournisseur. Il est souvent nécessaire que les deux parties vérifient la réalité. Une fois cette étape franchie, le résultat devient clair et les attentes peuvent être alignées. Cela permettra une meilleure expérience pour toutes les parties impliquées.

R&D Action vous remercie de votre visite sur notre blogue sur les crédits d’impôt.

R&D Action c’est le choix de l’expérience et de l’expertise en crédits d’impôt.

Plusieurs autres catégories de solutions pratiques et applicables sont disponibles à droite de cette page, dans l’index.

Essayez-les.  Elles sont pour vous.

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4
Oct
2019
choisir un consultant en R&DChoisir un consultant en R&D

Choisir un consultant en R&D

ConsultantMichel Rheault, M.Sc.

11 questions pour choisir un consultant en R&D :

Quelle est l’implication de nos ressources : Être interviewé? Rédiger? Réviser les textes ?
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Voici une liste pratique de questions pour choisir votre consultant en crédits d’impôt RS&DE :

  1. Quel est votre domaine de spécialité et votre expérience?
  2. Qui travaillera réellement sur notre dossier? Quel est leur niveau d’expérience? Est-ce un seul consultant ou une équipe de spécialistes technique et de comptable ?
  3. Quelle sera l’implication de nos ressources : Être interviewé? Rédiger? Réviser les textes des consultants? Évaluer les coûts admissibles?
  4. Combien de projets de RS&DE déposez-vous habituellement par an?
  5. Comment définissez-vous exactement le succès de vos dossiers, c’est-à-dire accepté tel quel, accepté avec ajustements, etc.?
  6. Combien de vos dossiers de RS&DE sont sélectionnés pour examen? Combien sont ajustés après examen et de combien? Cela indique s’ils incluent des travaux non éligibles, mais aussi s’ils ont rencontré des difficultés lors des enquêtes plus approfondies.
  7. Quels services supplémentaires (au-delà des textes techniques de base) sont fournis gratuitement? Éducation et formation? Évaluation de la documentation et suggestions de meilleures pratiques? Support à la vérification ?
  8. Comment assurez-vous votre formation continue en préparation de demandes de RS&DE? Que faites-vous pour rester au fait des changements de politique?
  9. Vos préparateurs de demandes de RS&DE sont-ils des employés ou des sous-traitants? Participent-ils aux bénéfices?
  10. Quelle est votre tolérance au risque? Est-ce que vous poussez l’enveloppe au maximum ou si vous restez très prudent? (Remarque: ceci doit correspondre à votre style personnel)
  11. Quel est votre taux de fidélisation de la clientèle? Gardez-vous vos clients plusieurs années ?

En conclusion : un consultant qui ajoute de la valeur et de l’intégrité

Si vous choisissez sous-traiter la préparation de votre demande de RS&DE, assurez-vous de deux choses essentielles :

  • Ajoutent-ils de la valeur au processus en réduisant les efforts de vos ressources internes? Il est important de choisir un consultant fiable et réputé en RS&DE. Nous ne parlons pas ici uniquement de l’entreprise, mais de l’individu consultant technique car, au bout du compte, la préparation de votre demande de RS&DE incombera surtout à lui. Le spécialiste comptable apportera aussi de la valeur, mais dans d’autres dimensions du dossier.
  • Assurez-vous de protéger vos investissements en choisissant des consultants en RS&DE dotés d’un degré élevé d’intégrité. Cette décision ne doit pas être prise à la légère, même si l’entente est conclue à contingence (à %). Les erreurs dans ce domaine peuvent coûter à votre organisation des dizaines, voire des centaines de milliers de dollars. En fin de compte, vous serez responsable du contenu de la réclamation. Si elle est considérés comme frauduleuse, l’ARC vous invitera à des examens plus rigoureux à l’avenir.

Choisir le bon consultant en RS&DE pour votre organisation est une décision très importante et chargée de conséquences.

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22
Oct
2018
Connaissez-vous les qualité et les risques de votre réclamation R&D ?Votre consultant R&D : qui travaille pour qui ?

Votre consultant R&D : qui travaille pour qui ?

ConsultantMichel Rheault, M.Sc.

Votre consultant R&D : qui travaille pour qui ?

Un questionnaire pour déterminer qui travaille pour qui ?

Le programme de RS & DE est probablement le domaine de la Loi de l’impôt sur le revenu qui est sujet au plus grand nombre de spéculations, d’interprétations et de différends. La complexité du domaine est si grande que plusieurs s’en remettent à un consultant spécialiste des crédits d’impôt RS&DE.

Mais tous les consultants ne sont pas égaux. Comment distinguer ceux qui vous aident de ceux qui vous exploitent ? Voici un court questionnaire rempli de bonnes questions au sujet de votre consultant. Chacune suscite une réflexion sur la valeur du service rendu ou sur la nature de votre relation avec votre consultant.

Utilisez ce questionnaire pour ré-évaluer votre relation avec lui. Cela ne peut être que salutaire pour vous.

1- Savez-vous ce qu’il fait ? ou c’est ésotérique ?

La RS&DE est complexe, c’est pourquoi vous avez besoin d’aide. Mais ceci n’est pas une raison pour vous garder dans l’ignorance. Intéressez-vous à ce qu’il fait, aux étapes du travail. Exigez à chaque année une courte formation sur les concepts importants appliqués dans votre dossier. Après quelques années avec votre consultant vous devriez savoir ce qu’il fait et comment il le fait. Vous devriez aussi savoir duquel de vos projets vous tirerez le plus d’activités éligibles. Plusieurs essaient de garder leur travail secret afin de vous maintenir dans votre état de client dépendant. C’est dangereux pour vous et le réveil peut être brutal.

« Il est anormal de payer le plein prix pour un service de révision, le même que pour un service de rédaction clé en main »
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2- Est-il toujours à la dernière minute ?

Nous parlons ici des consultants qui ne vous donnent pas signe de vie jusqu’à quelques semaines avant l’échéance de 6 mois après votre fin d’année financière. Ce sprint de dernière minute qui peut mener à des erreurs, des omissions ou à retarder la production de votre réclamation et le paiement des crédits remboursables. Certaines années, ce sont vos ressources qui ne sont pas disponibles. La livraison à la dernière minute peut survenir une fois, peut-être deux, mais pas à tous les ans. Est-ce là le signe que vous êtes un client moins important pour votre consultant ? Ne seriez-vous pas plus satisfait d’envoyer votre rapport d’impôt et votre réclamation RS&DE plus rapidement et, en conséquence, de financer vos remboursements moins longtemps ?

3- Qui rédige les descriptions ?

Nous avons vu plusieurs situations où un client rédige lui-même ses descriptions qui sont revues et commentées par le consultant. Mais les honoraires chargés par le consultant sont les mêmes que pour les clients qui font rédiger leurs descriptions par le consultant! Il est anormal de payer le plein prix pour un service de révision comme pour un service de rédaction clé en main.

4- Vous informe-t-il des nouvelles exigences en documentation ?

Les exigences de l’ARC en matière de documentation ont beaucoup augmenté au cours de dernières années. Votre consultant vous en a-t-il parlé ? Vous a-t-il aidé à mettre en place un mécanisme de documentation contemporaine à vos activités (par opposition à en fin de l’année seulement)? Avez-vous entendu parler d’un registre des hypothèses ?

5- Avez-vous subi une vérification technique ces dernières 3-4 ans ?

Si non, êtes-vous conscient que c’est imminent ? Que fait votre consultant pour préparer votre réclamation et vous-même à cette rencontre ? Insiste-t-il sur une meilleure documentation ?

Une autre raison peut-être que votre réclamation est systématiquement sous-réclamée. Dans ce cas vous n’avez pas à subir le stress d’une vérification, mais vous réclamez moins que ce à quoi vous avez droit. Est-ce là vous rendre un bon service ?

Si vous avez été vérifié récemment, comment cela s’est-il passé ? Avez-vous été informé par votre consultant sur les projets, activités ou dépenses qui pouvaient être contestées et pourquoi ? Votre consultant vous a-t-il bien préparé? Vous a-t-il bien défendu ? Avez-vous obtenu tous vos crédits réclamés ? Comprenez-vous ce qui a été refusé et pourquoi ? La façon de réclamer la RS&DE l’année suivante a-t-elle été modifiée pour tenir compte des commentaires de l’ARC ?

6- Est-ce que la même personne fait tout votre dossier (technique et comptable) ?

Le côté technique est une spécialité en soi où très peu de comptables osent encore aller. Mais le côté comptable et fiscale est lui aussi un domaine de grande spécialisation où aucun ingénieur ne devrait tenter sa chance. Il ne s’agit pas ici de savoir seulement où mettre les éléments de coûts dans les bonnes cases de l’annexe fiscale. Il s’agit de savoir comment maximiser les résultats et s’assurer de ne rien oublier au niveau comptable et fiscal.

7- Avez-vous rencontré des employés seniors au début, puis toujours des juniors, ou des nouveaux à chaque année?

La qualité des ressources impliquée dans votre dossier est essentielle. Plusieurs consultants utilisent la technique de présenter un senior lors de la vente, mais des juniors lors de la réalisation du mandat. Ceci est une approche de vente assez peu recommandable car elle cache la vérité jusqu’après la signature de l’offre de service. De plus, si vous constatez cette situation, vous êtes en droit de vous en plaindre et de demander des escomptes en conséquence. Vous n’avez pas à payer pour la formation des juniors de votre consultant, surtout s’il vous a vendu des seniors.

8- Vous a-t-il expliqué comment utiliser le crédit RS&DE pour faire du développement d’affaires ?

Le crédit d’impôt RS&DE est un avantage que vous pouvez exploiter encore plus si vous l’utilisez dans le cadre de vos activités de développement de clientèle. Encore faut-il savoir comment le faire. Si votre consultant ne vous en a pas parlé il n’est rien de plus qu’un préparateur de rapports techniques qui vous amène à sous-utiliser les outils à votre disposition.

9- Vous a-t-il présenté d’autres opportunités de financement (PARI, CDAE, etc.)

Certains préparateurs sont des spécialistes du crédit RS&DE. Par contre, tous vos projets ne se qualifient pas nécessairement à la RS&DE. Un conseiller doit savoir identifier d’autres opportunités et vous les présenter lorsque certains de vos projets pourraient se qualifier. Avez-vous entendu parler du crédit pour affaires électroniques (CDAE), du crédit pour design industriel, du programme d’aide à la recherche industrielle (PARI) ou de tout autre programme d’aide à l’embauche de personnel ? Certains consultants préfèrent omettre ces informations pour maximiser les crédits RS&DE sur lesquels ils sont payés à pourcentage…

10- Quel est le mode de rétribution du consultant ?

Que l’entente soit à contingence (% du résultat) ou à prix fixe, après 3-4 ans demandez-vous pourquoi vous êtes toujours au même taux. Au début de votre relation, le consultant doit investir pour comprendre votre environnement et vos technologies. Mais, après 3-4 ans, il a acquis cette connaissance et il devrait vous faire partager les économies qui en découlent. On ne parle pas de 50% de réduction mais quand même un rabais d’apprentissage peut être envisagé.

11- Avez-vous demandé des propositions de service alternatives ?

Tous les contrats de service ont une date de fin. Même si certains s’auto-renouvellent, après un certain délai, il y a toujours un moment où le contrat n’est plus valide. Il est alors judicieux de demander deux ou trois offres de compétiteurs. Cela ne vous coute rien et vous vérifiez ainsi si vous avez toujours un prix compétitif sur le marché. Ceci dit, il n’est pas nécessaire de changer de fournisseur pour 1% ou 2% de moins. Ça se discute avec votre consultant si vous voulez continuer de bénéficier de sa connaissance de votre dossier.

Conclusion

Après quelques années, il est important de réviser votre relation professionnelle avec votre consultant R&D. Ça ne veut pas dire qu’il faut absolument le changer, mais une revue et une mise à jour de l’entente est toujours utile quitte à vérifier si elle est toujours en ligne avec le marché.

Nous sommes honorés de votre visite sur notre blogue. R&D Action vous en remercie.

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1
Nov
2016
Consultant R&D motivé et expérimenté7 Avantages d’un consultant R&D expérimenté

7 Avantages d’un consultant R&D expérimenté

ConsultantMichel Rheault, M.Sc.No Comment

7 Avantages d’un consultant R&D d’expérience

Vous songez à préparer vous-même votre réclamation de crédits RS&DE sans l’aide d’un préparateur ? Voici sept bonnes raisons d’aller chercher l’aide professionnelle avant de mettre votre réclamation à risque. Il s’agit ici d’obtenir l’aide de consultants en R&D expérimentés, et pas de jeunes rédacteurs très économiques mais sans profondeur.

1 Économisez votre temps

Vous avez mieux à faire que de préparer des formulaires de R&D. D’abord, vous et vos employés les plus importants  êtes motivés par la satisfaction de vos clients et par la mise au point de vos technologies. Documenter vos projets de RS & DE et produire votre réclamation est une tâche supplémentaire en dehors de vos objectifs et motivations principales. Il est facile de « l‘oublier », de la reporter ou de la réaliser un peu vite.

2 Profitez de spécialistes très motivés

Un préparateur est motivé par l’obtention de vos crédits. Il sait ce que cela prend pour les obtenir et comment le faire efficacement. Il connaît les échéances et il sait que si vous n’obtenez pas les crédits, il ne sera pas payé. La RS&DE est au centre de sa motivation.

3 Maximisez votre réclamation tout en minimisant les efforts

Le préparateur expérimenté sait identifier tous les coûts éligibles tout en évitant les pièges qui attireront une vérification par l’ARC de votre réclamation plus en détails.

« Réclamer le crédit d’impôt R&D n’est pas un travail d’amateur, si votre consultant est expérimenté il réduit votre risque »
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4 Comprendre l’écart entre ce que dit la direction de l’ARC et sa base

Nous avons souvent rencontré les responsables de la mise à jour du programme de RS&DE à l’ARC. Nous rencontrons aussi des directeurs adjoints qui sont donc responsable de l’application du programme dans leur région. Nous ne doutons absolument pas de leurs bonnes intentions. Certaines de leurs définitions pourraient en effet ramener le programme dans une optique « incitative », ce qu’il était au début du millénaire. Mais la réalité des rencontres de vérification fait que dans la pratique le programme a évolué en un programme de conformité, de vérification plutôt qu’un programme incitatif à prendre des risques technologiques. Ceci est probablement lié à l’environnement interne de l’ARC, surtout dans le contexte des restrictions budgétaires des dernières années. Cette dissonance de l’évolution du message est impossible à suivre sans être dans la réalité quotidienne du programme.

5 S’adapter aux variations dans les exigences

Il est plus difficile que jamais de réclamer et d’avoir un bon degré de certitude des résultats à l’avance. L’ARC a pourtant fait de nombreuses tentatives pour améliorer le programme. Mais, plus l’ARC tente de simplifier le programme de RS&DE et plus il y a de confusion entre les CRT, à l’intérieur même de certains bureaux de l’ARC (BSF). Il y a plus de délais pour compléter des vérifications, plus d’avis d’oppositions, plus de lettres au Ministre, aux députés etc. Un bon préparateur sait démêler la réalité entre ce qui est écrit sur le site web de l’ARC et ce qui se passe sur le terrain, son gagne-pain en dépend.

6 Fournir des preuves, et comprendre ce qui est acceptable

Plusieurs de ceux dont les réclamations sont choisies pour une vérification rencontrent d’énormes difficultés à fournir la documentation de support. L’ARC exige une documentation contemporaine, mais sans définir ce qu’elle considère comme une documentation adéquate. Un préparateur expérimenté peut identifier des enjeux ou des questions dans la documentation pendant l’année. Il peut donner un feedback pour apporter les correctifs avant la vérification – épargnant souvent des heures de frustration et des coupures de coûts de milliers de dollars.

7 Construire une bonne base de documentation RS&DE

Enfin, les consultants expérimentés sont les mieux placés pour mettre en place un procédé de documentation contemporaine qui sera acceptable par l’ARC. Il ne suffit plus d’écrire le rapport en fin d’année. Il ne suffit plus de ramasser quelques documents ici et là. L’ARC exige maintenant un processus systématique que bien peu de vos employés voudront vraiment mettre à jour.

Conclusion

En conclusion, les préparateurs expérimentés sont nécessaires pour préparer une réclamation RS&DE. La préparation autonome de votre réclamation vous expose à des risques. L’ampleur de ces risques n’apparaîtra que le jour de la vérification par l’ARC.

Et vous qu’en pensez-vous ? Quelles sont vos expériences d’auto-production de vos réclamations ? Avez-vous été vérifié pour ces dossiers ? Avez-vous des recommandations à partager ?

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5
Oct
2016
Préparateur R&DUtilisez un consultant

Utilisez un consultant

ConsultantMichel Rheault, M.Sc.No Comment

Utilisez un consultant en RS & DE

Vous songez à préparer vous-même votre réclamation de crédits RS&DE sans l’aide d’un préparateur ? Plusieurs CRT de l’ARC recommandent ouvertement de préparer vous-même vos réclamations. Que représente cette situation ? C’est une opportunité ou un risque ?

1 Faire soi-même : les avantages

1.1 Plus d’argent dans vos poches

L’avantage principal c’est qu’il n’y a pas de frais de consultation. Ceci représente des économies de 10 à 30% des crédits totaux selon l’entente signée. C’est une somme très significative et récurrente. Vous pouvez réaffecter cet argent sur vos activités d’innovation, ou tout simplement pour augmenter votre profitabilité.

1.2 Accepter l’invitation de l’ARC

L’ARC a maintes fois révisé le programme RS&DE ces dernières années. Une documentation et des formulaires simplifiés devraient réduire le besoin d’utiliser des spécialistes professionnels pour réclamer la RS&DE. Pourquoi ne pas prendre ce « beau risque » si l’ARC encourage l’innovation tout en simplifiant l’utilisation du programme ?

1.3 Vous former à la RS&DE

Les consultants synthétisent de grandes quantités d’information dans quelques mots essentiels respectant les restrictions d’espace des formulaires T661. Mais ils n’ont pas la connaissance approfondie de la technologie qu’ont, par exemple, vos ingénieurs affectés au projet. Vos employés peuvent apprendre les concepts de la RS&DE et comprendre ce qui peut être réclamé ou pas. Cette connaissance sera réutilisée dans les prochaines années.

Ces avantages sont assez évidents en théorie. Mais si vous considérez préparer votre réclamation vous-même vous devez être conscient des risques associés à cette approche.

« Aujourd’hui, avec les exigences extrêmes de l’ARC, l’expérience d’un expert en crédits d’impôt R&D est essentielle pour votre réclamation »
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2 Faire soi-même : les inconvénients

2.1 Mieux utiliser les compétences

Vos spécialistes techniques sont passionnés de leur technologie, mais rédiger des descriptions et remplir des formulaires les rebute totalement. Il faut beaucoup de compétences et comprendre énormément de subtilités pour préparer une réclamation de RS&DE. Sinon vous vous exposez à des vérifications coûteuses. Par contre, en y réfléchissant bien, il vaudrait la peine de repenser la répartition de certaines tâches. Par exemple, le réclamant peut très bien présenter sa technologie, collecter des informations pertinentes pour la rédaction, et produire une liste décrivant les travaux réalisés, etc. Vous laissez alors au consultant la « sale besogne » de préparer les formulaires et les détails techniques.

2.2 Résultats ou processus

Vous êtes concentrés sur les résultats, sur ce que vous voulez offrir à vos clients avec vos technologies. À la limite, le processus suivi n’a pas vraiment d’importance tant que vous obtenez les résultats. Mais l’ARC exige de voir un processus systématique documenté de façon contemporaine. C’est une tâche supplémentaire et perçue par plusieurs employés comme inutile. Un préparateur externe recherche constamment votre processus expérimental et il peut prendre en charge sa description, libérant ainsi vos ressources les plus productives d’une tâche qu’elles ont souvent en horreur : documenter des processus, surtout s’ils sont dans le passé…

2.3 Présent vs futur

Vous êtes constamment tournés sur le présent et sur le futur de vos clients et de vos technologies. Vous choisissez vos employés et collaborateurs en vous basant sur ces mêmes critères. Produire une réclamation requiert de se concentrer sur le passé – et non le futur – ce qui est contraire aux qualités recherchées chez les membres de votre équipe. C’est même souvent en compétition avec le temps requis pour satisfaire vos clients ou pour mettre au point votre technologie.

2.4 Écrire un texte ??

Plusieurs spécialistes techniques adorent « prototyper » avec leur technologie dans leur environnement d’essai. Beaucoup adorent programmer (écrire du code dans un langage exotique), mais la seule idée de produire des textes leur fait horreur. Même tenir un cahier de laboratoire (sans faire des phrases complètes) est pour eux un fardeau dont ils veulent se passer. Ils vont la repousser à vendredi soir, et vont souvent l’oublier… Les préparateurs sont sélectionnés sur la base de leurs capacités et de leur motivation à produire des textes techniques pour satisfaire les exigences de l’ARC. Travailler ou façonner un texte technique est un art pratiqué quotidiennement par les préparateurs, intégrant leurs connaissances technologiques à celles de l’évolution du programme de RS&DE.

2.5 Pas le temps

Vos employés les plus compétents sont normalement ceux qui n’ont pas de temps disponible. Ils sont vos experts essentiels pour comprendre et expliquer vos incertitudes technologiques. Écrire la description de leurs activités expérimentales s’ajoute à leur agenda chargé. Vous pouvez, bien sûr, les forcer à le faire. Mais leur enlever ce fardeau les soulagera et les rendra très reconnaissants.

2.6 Roulement de personnel

Nous ne comptons plus les ressources internes chez nos clients que nous avons formés à la RS&DE mais qui n’étaient plus là l’année suivante, ou celle d’ensuite. Il faut alors recommencer la formation… ou recourir à un préparateur. De plus, le jour de la vérification par l’ARC, le préparateur qui a rédigé votre description est souvent leur mieux placé pour vous aider à préparer votre défense.

3 Conclusion : Utilisez un consultant

Certains CRT recommandent que vous prépariez votre description de réclamation par vous-même. Dans le contexte des exigences extrêmes d’aujourd’hui, je peux dire qu’ils ont aucune idée de ce que représente la préparation d’une description de projet RS&DE. Il est tellement plus facile de commenter un texte que de l’écrire à partir de zéro.

Une redéfinition des rôles respectifs peut suffire à optimiser le processus de production de la réclamation. Avant de débuter la préparation d’une réclamation de RS&DE, assurez-vous auprès de votre consultant de préciser clairement le niveau anticipé d’implication de chacun dans le processus. Si vous vous impliquez profondément, demandez-leur s’ils offrent un service de révision de votre réclamation, à l’heure ou à forfait. C’est parfois tout ce dont vous avez besoin.

Et vous qu’en pensez-vous ? Quelles sont vos expériences d’auto-production de vos réclamations ? Avez-vous été vérifié pour ces dossiers ? Avez-vous des recommandations à partager ?

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13
Sep
2016
Expérience et expertise en RS&DE9 Questions pour choisir votre consultant RS&DE

9 Questions pour choisir votre consultant RS&DE

ConsultantMichel Rheault, M.Sc.No Comment

9 Questions pour choisir votre consultant RS&DE

Les conseillers en RS&DE ne sont pas des fournisseurs de services typiques. Tout au long du processus de réclamation de RS & DE, votre consultant examinera des informations privées et très confidentielles. Il va développer une connaissance intime de votre entreprise et de plusieurs de vos employés clé.

De plus, ces consultants doivent vous accompagner, vous guider et vous former. Il est fini le temps où donniez carte blanche au consultant. Vous devez prendre votre réclamation en main. C’est de votre argent qu’il s’agit.

« Avoir obtenu les crédits R&D l’an dernier ne suffit pas à démontrer la valeur de votre consultant »
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Obtenir les crédits l’an dernier ne suffit pas à démontrer la valeur de votre consultant. Seulement un dossier sur quatre ou cinq est examiné par l’ARC.

La question la plus importantes c’est de savoir si vous faites confiance à ce consultant et si vous croyez en ses capacités à maximiser votre réclamation de RS&DE. Les meilleurs consultants RS & DE restent à vos côtés tout au long du processus, et en surtout dans le cas d’une vérification.

Vous ne pouvez pas choisir le premier consultant qui vous approche. Il est très important de prendre le temps de déterminer celui qui convient à vous et à votre entreprise. Voici donc 9 questions importantes à poser à vos candidats. Ces questions devraient aussi générer d’autres sous-questions pertinentes :

  1. Combien de réclamations de RS&DE avez-vous traité cette année ?

Cette question peut sembler évidente mais l’expérience et la connaissance des plus récents changements au programme ont un impact direct sur la façon de préparer votre réclamation.

Avec les sous-questions  « Quelle proportion de ces dossiers fut vérifiée pour le côté technique ? » et « Combien de vérifications avez-vous défendu avec succès dans la dernière année? » vous démontrez rechercher de l’expérience mais aussi quelqu’un qui sera prêt à travailler avec vous en cas de vérification.

  1. Quel est votre domaine d’expertise ?

Méfiez-vous des généralistes qui sont bons dans tout. Bons dans tout c’est excellent dans rien. L’approche de réclamation est différente selon le domaine de réclamation. Il est très important que votre consultant comprenne les pratiques courantes dans votre industrie. Il peut ainsi mieux identifier de quelle façon vos activités de R&D vont au-delà de cette pratique courante, que ce soit en génie, en développement de logiciels, ou en science de la vie.

Demandez-leur comment ils abordent le côté technique de la demande. Comprennent-ils votre technologie et seront-ils capables de bien identifier l’avancement ? S’ils n’ont pas une bonne compréhension de la complexité et de l’ampleur de votre innovation, ils ne pourront identifier les activités éligibles de vos projets.

« Il est fini le temps où donniez carte blanche au consultant. Prenez votre réclamation de crédits R&D en main »
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  1. Qui préparera la demande ?

Les seniors que vous rencontrez lors de la rencontre de vente du mandat seront-ils ceux qui réaliseront le dossier ou si on utilisera plutôt des employés juniors moins expérimentés ? Est-ce un employé de la firme de consultant ou un sous-traitant ? Les firmes comptables du « Big Four » et d’autres utilisent presque toutes des sous-traitants pour livrer leurs dossiers de RS&DE. S’ils utilisent des juniors ou des externes, questionnez le processus d’assurance-qualité interne pour vous assurer qu’un consultant senior examine le dossier en détails avant de sortir de leurs bureaux.

À chacun son métier et sa spécialité

Qui préparera le côté fiscal de votre réclamation ? Certains consultants sont en fait des ingénieurs ou informaticiens qui livrent à la fois l’aspect technique et comptable. Bien que le formulaire T661 (et autres) semble simple à compléter, il est rempli de subtilités que seuls des comptables ou des fiscalistes spécialisés peuvent connaître. Réviser le détail des formulaires nous a maintes fois permis d’identifier des erreurs et surtout des crédits sous-estimés.

Qui rédigera le rapport technique ? L’inverse est aussi vrai, certains comptables croient épargner à leurs clients en écrivant eux-mêmes les descriptions techniques. Malheureusement ceci augmente le risque du dossier. Réviser les descriptions nous a souvent permis d’identifier la faiblesse du dossier soumis ce qui augmente d’autant le risque d’être sélectionné pour une vérification.

« Faites- vous confiance à ce consultant ? Croyez-vous en ses capacités à maximiser votre réclamation R&D  ? »
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  1. Quelle est votre approche de préparation d’un dossier ? Demandez qu’on vous démontre comment cela se passera.

Chaque dossier devrait commencer par une bonne analyse de l’aspect technique et se conclure par l’aspect comptable. Demandez le temps et les efforts requis par leurs ressources pour comprendre et produire l’aspect technique de votre dossier. Demandez aussi les efforts demandés de vos ressources.

Clé en main ou révision ? Ce n’est pas la même valeur.

Qui fera le travail ? Certains consultants se font payer pour réviser vos descriptions. D’autres rédigent vos descriptions au complet, ne vous demandant qu’à les réviser. C’est là un service clé en main. Ce ne sont pas des services équivalents et les honoraires doivent en tenir compte !

  1. Que se passe-t-il en cas de vérification ?

Le consultant qui a préparé votre demande sera-t-il là pour défendre votre demande ? C’est garanti par quoi ? Vous ne voulez pas d’un nouveau qui « découvrira » le contenu de votre dossier à la veille de la rencontre de vérification.

Vous ne souhaitez pas non plus découvrir quelques jours auparavant que vous serez seul à vous défendre. Certains consultant se spécialisent dans les dossiers « acceptés tel que déposé » mais ils disparaissent quand il s’agit de rencontrer l’ARC…

  1. Comment fonctionnent les honoraires ?

Ce service de préparation de dossier de RS&DE est assez complexe et spécialisé. Demandez comment et quand le consultant est payé : à la livraison ? à la réception de l’avis de cotisation ? à la réception des chèques de crédits ?

Plusieurs consultant sont payés à pourcentage (%) des résultats obtenus. Ils sont donc payés après l’obtention des crédits. C’est là une bonne source de motivation pour votre consultant. Le pourcentage est-il appliqué sur les crédits remboursables et sur les crédits non-remboursables ?

Certains grands cabinets chargent des frais administratifs en plus de ces honoraires. Ces frais sont inutiles. En fait, c’est une source de profit net pour eux. Vous voulez vraiment leur donner votre argent pour rien ?

D’autres consultants demandent un paiement initial (dépôt) ou lors du dépôt du dossier auprès des autorités fiscales. Ces honoraires sont-ils remboursables en cas d’échec de la réclamation ? Ces honoraires incluent-ils les efforts requis pour la défense en cas de vérification ? Lorsque les honoraires sont payés avant la réception des crédits, la présence et la motivation du consultant lors de la vérification peuvent être remis en question. Certains chargeront un supplément pour les nouveaux efforts requis pour le support à la vérification.

Combien d’années prévoyez-vous utiliser ce fournisseur ? Prévoyez-vous augmenter vos dépenses de R&D dans les prochaines années ? La durée du contrat et l’ampleur des crédits anticipés peuvent impacter sur les tarifs, le consultant est souvent prêt à concéder quelques honoraires annuels en échange d’un contrat plus long ou d’une réclamation plus importante.

  1. Quels sont les services inclus de support à la documentation ?

De plus en plus, l’ARC insiste sur l’existence d’une documentation complète et contemporaine au déroulement du projet. Il faut donc un appui structuré et continu tout au long de l’année pour la préparation de vos preuves documentaires.

Plusieurs consultants ne sont en fait que des rédacteurs de rapports. Demandez-lui s’il inclut un service de support à la production de preuves. Ou alors si ce service est disponible moyennant un supplément ? La seule révision de votre documentation en fin d’année seulement ne suffit plus à garantir que votre documentation satisfera l’ARC.

  1. Pouvez-vous fournir des références de clients ?

Tous les consultants peuvent fournir des références de clients satisfaits. Demandez des références, incluant certains qui ont subi une vérification. Appelez ces contacts, ne leur demandez-leurs pas seulement si les crédits ont été obtenus (les consultant vont évidemment vous envoyer chez leurs clients qui ont obtenu leurs crédits..,.), mais aussi :

  • Si les consultants se sont comportés de façon professionnelle,
  • S’ils savaient ce qu’ils faisaient,
  • Si ces clients se sont sentis bien traités,
  • Quel fut le calibre du support à la vérification (s’il y en a eu) ?
  1. Quelle est la réputation de ce consultant auprès de l’ARC ?

Le consultant vous répondra probablement qu’il a une bonne réputation (!). Vous devez tout de même lui demander de démontrer ses compétences pour désamorcer un désaccord avec l’ARC.

Depuis quelques années, les conflits avec l’ARC sont plus fréquents au sujet de la RS&DE. Un bon consultant doit :

  • Entretenir une bonne relation avec l’ARC et en particulier les CRT et les CF.
  • Manœuvrer votre dossier jusqu’au gestionnaire et au directeur adjoint de votre bureau de services fiscaux local (BSF), au besoin.
  • Connaître les processus administratifs et fiscaux disponibles pour obtenir un réexamen du dossier ou faire appel d’une décision.

Si vous avez déjà eu un contact avec l’ARC pour vos réclamations antérieures, sachez que les responsables techniques sont relativement stables, les responsables financiers changent plus souvent :

  • Demandez à ce consultant ce qu’il connaît de votre CRT.
  • Rappelez le responsable de votre dossier à l’ARC et demandez-lui ce qu’il pense du consultant que vous vous apprêtez à embaucher,

Bref, nous présentons ici des questions initiales à poser à vos candidats consultants en RS&DE. N’hésitez pas à ajouter des questions supplémentaires pour mieux vous rassurer.

Et vous, comment avez-vous choisi votre conseiller ? Quelles questions auriez-vous dû lui poser (dans les cas où la relation a moins bien fonctionné) ?

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