Erreurs fréquentes et coûteuses de rédaction RS&DE

Rédiger la description d’un projet en vue de le réclamer à titre de RS&DE est un exercice exigeant car ce document est la principale source d’information utilisée par le Conseiller en recherche et technologie (CRT) de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Avant de soumettre vos descriptions, faites relire vos descriptions par quelqu’un de neutre et fournissez-lui la liste suivante des erreurs les plus fréquentes. Mieux encore, faites appel à des experts en réclamation de crédits RS&DE tels que R&D Action. Une analyse rapide et peu couteuse peut vous économiser de très gros ennuis.

Y a-t-il un projet de RS&DE ?

Le vocabulaire

Souvent, pour bien faire et se conformer aux exigences, on utilise un vocabulaire non adapté à l’entreprise. Bien sûr ce sont des mots cités dans les politiques de l’ARC. Mais s’ils ne correspondent pas à votre réalité, le vocabulaire porte à confusion. Pris hors contexte certains termes définis dans le cadre du programme peuvent s’avérer suspects pour le lecteur. Par exemple si « incertitude technologique » ou « hypothèse » ne font pas partie de votre vocabulaire courant, attention de les utiliser à chaque phrase car ils ont une signification précise pour le CRT. De même pour des termes tels que prototype, usine pilote, etc.

Le projet

Le CRT s’intéresse un peu à votre contexte commercial et à vos projets d’entreprise, mais surtout à votre projet technologique.  Lorsqu’on met trop d’emphase sur le projet d’entreprise ou sur sujets non pertinents au projet de développement expérimental cela devient comme un bruit de fond qui masque le projet éligible à la RS&DE.

De même, si l’on confond le produit et la technologie en jeu (notre machin sera plus efficace, coûtera moins cher à produire, répondra aux demandes du client, etc.). Ce ne sont pas là les arguments recherchés par le CRT. Il faut plutôt insister sur les limites des technologies à notre disposition, sur les approches courantes de résoudre ces limites et sur comment notre approche se démarque de ces méthodes courantes.

À la section 242 du formulaire T661 il est demandé de définir les objectifs technologiques du projet de RS&DE. Une définition trop vague de ces objectifs peut porter à croire que le projet est défini de façon trop large. Par exemple « nous voulons obtenir une cadence plus élevée ». Précisez plutôt les cadences actuelles et recherchées, ou dans quelle proportion vous voulez augmenter.

Les descriptions remplies de détails superflus sont aussi suspectes. Il est préférable de décrire le projet et ses activités en termes précis et en étant centrés sur les éléments importants. Trop de détails inutiles peut indiquer une tentative de noyer le poisson, de cacher le manque de contenu éligible. Il faut distinguer l’essentiel du superflu.

Certaines descriptions regroupent plusieurs petits projets en un seul sans le dire clairement et sans préciser les activités pour chacun des projets. Cette approche risque d’attirer l’attention du CRT qui pourrait croire que c’est un projet « fourre-tout » qui n’a rien à voir avec du développement expérimental.

D’autre part, un descriptif identique pour un même projet pour deux exercices financiers, sans ségréger des activités par exercice est un très mauvais indicateur pour le CRT.

L’avancement

L’avancement technologique demandé à la section 246 du formulaire T661 est défini comme :

« la production de renseignements ou la découverte de connaissances qui font progresser notre compréhension des relations scientifiques ou de la technologie »

Trop souvent le texte ne mentionne que l’avancement du projet, par exemple « cette année nous avons construit un prototype », ou l’atteinte des objectifs commerciaux, par exemple « notre technologie unique se démarque sur le marché ».

L’avancement doit être précisé en relation avec la base technologique du projet et avec les incertitudes technologiques citées à la section 242 de la T661. Quel est le domaine technologique où l’on visait de réaliser un avancement ? Qu’avez-vous appris, compris, démontré par vos travaux expérimentaux?

L’incertitude

Trop souvent les descriptions présentent des spécifications du produit comme étant des incertitudes technologiques par exemple « on a besoin de savoir laquelle des spécifications a causé une incertitude technologique ».

Plusieurs formulent leurs incertitudes plutôt comme des inquiétudes « on ne sait pas si ça va fonctionner ». Les incertitudes technologiques bien formulées montrent la relation avec les incertitudes des solutions technologiques envisagées et ce qui a été fait pour les régler plutôt qu’avec le succès du projet d’affaire.

Le processus systématique

Décrire un processus de développement ne fait pas ressortir le processus expérimental et systématique. On présente souvent le déroulement du projet d’entreprise plutôt que celui des travaux de RS&DE.

Il faut montrer de façon chronologique (dates ou courtes périodes) les travaux qui ont été effectués pour résoudre chaque incertitude technologique. Il faut montrer que les travaux ont été effectués par voie d’expérimentation en utilisant une démarche systématique.

Une démarche systématique débute par une formulation d’objectifs technologiques, dont découlent des avancements recherchés. Des incertitudes sont alors soulevées afin d’atteindre ces avancements. On pose des hypothèses de solution à ces incertitudes technologiques. On met certaines de ces hypothèses à l’essai en utilisant des efforts de ressources qui notent les résultats et tirent des conclusions. Puis on revient au problème formulé et aux hypothèses. On en choisit une autre ou on utilise notre connaissance acquise lors des essais précédents et de leurs résultats pour formuler de nouvelles hypothèses de solution que l’on met à l’essai, etc. Ce processus se continue jusqu’à la conclusion, c’est-à-dire que l’on résolve l’incertitude technologique, ou que l’on constate que nous ne pouvons pas la résoudre. Les deux cas sont acceptables. A la suite des travaux quels sont les progrès réalisés en vue d’atteindre les objectifs technologiques ou scientifiques énumérés? Voilà la spirale de la démarche expérimentale systématique.

Plusieurs descriptions ne remplissent pas les attentes du CRT :

• Aucun partage entre les activités de RS&DE et celles du projet de développement plus conventionnel d’un bien commercial;
• Difficulté à illustrer le déroulement des travaux (par exemple à fournir photos, échéanciers, etc.);
• Activités non présentées de façon chronologique;
• Aucune mention d’un programme d’essai systématique documenté;
• Aucun indice ne permet de situer le début ou la fin du projet de RS&DE;

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Comment définir la pratique courante ?

Pour être éligible à la RS&DE, une entreprise doit démontrer qu’elle recherche un progrès technologique ou scientifique dans son développement. Il faut exposer un processus expérimental qui mène à tenter de dépasser la pratique courante. Par conséquent, établir ce qui est la pratique courante, est une étape essentielle pour toute réclamation de RS&DE.[1]

Par contre, il faut remplir certaines conditions préalables :

• L’activité de R&D doit nécessiter une opération créative pour un individu normalement compétent dans ce domaine scientifique ou technologique.
• Cette opération doit avoir été lancée suite à l’absence de solutions existantes. Autrement dit être justifiée par une étude de l’état de l’art.
• La R&D ne peut pas être expliquée par un manque de savoir-faire technique interne.
• La solution ne doit pas apparaître comme triviale pour un expert du domaine.

Pour définir la base de connaissances il faut considérer son lien à la technologie ou au progrès recherché.

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Etablir l’état de l’art – Une affaire de spécialistes !

L’état de l’art, c’est l’état des technologies existantes. Il est constitué de toutes les connaissances accessibles au début des travaux et utilisables par un individu normalement compétent dans le domaine. Il peut être établi à partir de diverses sources, notamment des publications scientifiques et techniques, des brevets et des bases de données techniques.

processus itératif en trois étapes  Pour définir l’état de l’art est un:

1. Réaliser une bibliographie aussi complète que possible en relation avec l’objet d’étude. Il s’agit aussi d’établir une liste de mots clés, de collecter des éléments pertinents et de les sélectionner. Les mots clés sont regroupés en allant du général au spécifique, puis structurés. Cette organisation est très utile pour la collecte et le référencement des articles, et des publications spécialisées. Les références ainsi trouvées doivent être récentes. Par contre, s’il existe des articles de référence relativement anciens dans le domaine, il faut aussi les considérer.
2. Synthèse des informations pertinentes qui figurent dans les références. L’objectif est de retirer des publications ou des brevets consultés ce qui est important pour le travail à réaliser. Il faut aussi porter l’attention sur les éléments d’analyse et d’interprétation : il faut être plus attentif à ce qui fait réfléchir qu’à la simple présentation des données. C’est donc un raffinement du réseau de mots clés, de sa structure et son organisation. Pour chaque référence, il faut souligner le problème qu’elle traite, la solution qu’elle propose et les résultats obtenus. Ensuite, on rédige un résumé structuré des principales définitions, consensus et standards en l’orientant plus précisément sur la problématique de recherche à résoudre.
3. Rédiger l’état de l’art. Le chercheur doit synthétiser les principaux éléments du contenu, classifier des approches selon des critères à fixer, tirer des conclusions et des leçons. Il faut finalement, suggérer des hypothèses et des recommandations.

L’état de l’art permet de bien positionner les problématiques ainsi que les objectifs de R&D par rapport aux autres travaux existants dans le même domaine technologique et scientifique. C’est ce qui confirme l’originalité des idées de R&D et le dépassement de l’état de l’art. De plus, cela permet de bien vérifier que les incertitudes et murs technologiques n’ont pas été résolus dans des travaux de R&D précédents et si c’est le cas, comment ils l’ont été. Est-ce que les approches de résolution de la problématique de R&D répondent aux besoins des murs technologiques et scientifiques rencontrés par vous ?

C’est la tentative de dépassement de l’état de l’art qui démontre l’éligibilité au crédit RS&DE.

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Documenter l’état de l’art exige plus que seulement sélectionner les articles et les travaux de R&D les plus pertinents pour le domaine visé. Ceci nécessite aussi de comprendre ces travaux et de les analyser de façon à en tirer des avantages, inconvénients, murs scientifiques et technologiques. Il faut aussi s’en inspirer pour développer des nouvelles pistes de recherche et hypothèses.

Établir l’état de l’art permet ainsi d’assurer que l’entreprise a identifié et exploité les connaissances accessibles pour mener à bien son projet. C’est la tentative de dépassement de l’état de l’art qui démontre l’éligibilité au crédit RS&DE.

Comment identifier et enlever les murs technologiques?

Selon les circulaires d’information de l’Agence du revenu du Canada, les activités de développement expérimental ne sont éligibles à la RS&DE qu’après l’identification d’un mur scientifique ou technologique.

Il existe deux grandes familles de murs dans un programme de R&D : Les murs scientifiques et les murs technologiques.

• Le mur scientifique est un obstacle provenant de la nature même de la science du domaine. Par exemple une théorie non applicable pour répondre à un problème particulier. Ce type d’incertitude est généralement rencontré dans la recherche fondamentale, mais aussi dans des programmes de R&D appliquée. Le mur scientifique justifie le besoin de concevoir une nouvelle approche pour répondre aux besoins et aux problématiques de la recherche, ce qui est un dépassement de l’état de l’art.
• Un mur technologique est un obstacle lié à une technologie particulière. L’incapacité de la technologie à satisfaire les besoins de R&D constitue un mur technologique. Le projet sera qualifié de RS&DE si les travaux réalisés pour aboutir à cette technologie alternative visent à lever les murs techniques identifiés. Le développement d’une technologie alternative pour atteindre un niveau de performance comparable à celui d’une technologie existante peut aussi rentrer se qualifier comme RS&DE.

Il faut donc examiner la base des connaissances scientifique ou technologique existantes du projet. En effet, si une solution existe sur le marché ou fait partie des résultats accessibles, alors on ne dépasse pas la pratique courante et ces travaux ne peuvent être considérés comme des activités de RS&DE même si cette solution n’était pas maîtrisée par l’entreprise au début du projet.

Il faut ensuite établir et quantifier des objectifs de dépassement de cette pratique courante.

Conclusion pour qualifier des travaux à la RS&DE

Peu importe si l’on atteint ou pas ces objectifs de dépassement. Ce qui importe pour qualifier les travaux expérimentaux de RS&DE (scientifique ou technologique) c’est :

• COMMENT les travaux sont-ils exécutés de façon systématique ?
• et surtout POURQUOI nous réalisons ces travaux. On doit viser un avancement,

« ce qui implique une tentative de résoudre un ou des incertitudes. L’avancement est le résultat visé par la RS&DE, tandis que l’incertitude est la motivation pour initier des travaux de RS&DE. Par conséquent, une tentative pour réaliser un avancement est une tentative pour résoudre une incertitude. »

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[1] Note : Dans ce texte nous utilisons les termes « pratique courante », « base de connaissance » et « état de l’art » comme des synonymes interchangeables.

8 questions clé – Améliorez vos descriptions R&D

La description de projet RS&DE est un court texte de 1500 mots (environ 3 pages) inséré dans le formulaire T661 qui décrit votre projet réclamé et qui doit donner au lecteur de l’Agence du Revenu du Canada (ARC) des réponses claires à ses questions.

Ce texte est extrêmement important car c’est à sa lecture que ces conseillers de l’ARC décideront s’ils ont besoin d’information supplémentaire, voire de déclencher une vérification technique. Et vous ne voulez pas d’une vérification technique. Croyez moi.

« Racontez votre processus comme si vous dirigiez un bateau en pleine une tempête mais qui poursuit sa route avec courage »

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Vendre des avantages commerciaux ou des défis technologiques

Trop souvent le contribuable croit avoir bien répondu mais il n’a pas dit les bonnes choses, il a oublié les informations les plus importantes. à quoi vos descriptions ressemblent-elles ? Au cas 1 ou 2 ?

Cas 1 : Description de vente – Présentations des avantages de nos technologies, ou des fonctionnalités qui la distinguent des compétiteurs. C’est comme cela que nous avons pris l’habitude de communiquer à nos clients.

Cas 2 : Description scientifique ou technologique – L’ARC recherche une « investigation ou recherche systématique d’ordre scientifique ou technologique, effectuée par voie d’expérimentation ou d’analyse, c’est-à-dire les travaux entrepris dans l’intérêt du progrès technologique en vue de la création de nouveaux matériaux, dispositifs, produits ou procédés ou de l’amélioration, même légère, de ceux qui existent ».

Soyez critique

Même si vous utilisez un consultant en R&D, il FAUT jeter un dernier coup d’œil critique à votre texte AVANT d’envoyer votre réclamation de crédits RS&DE. Si vous écrivez comme le cas 1 vous maximisez vous chances d’une visite de vérification technique. Si ce n’est pas cette année, ce sera pour bientôt. Croyez-moi. On ne peut être chanceux à chaque année.

8 Questions

Voici 8 questions et remarques hyper pertinentes à vous poser en analysant vos descriptions techniques. Votre texte doit satisfaire chacune d’entre elles : Avez-vous :

1. Défini précisément le progrès visé et la technologie associée.
2. Établi votre base de connaissance, l’information, la connaissance, les références et la technologie  vous étaient disponibles au début du projet.
3. Insisté sur un développement expérimental en étudiant, modifiant des techniques connues dans les travaux documentés. Le processus ESSAIS-ERREURS N’EST PAS ADMISSIBLE à la RS&DE
4. Ramené systématiquement les définitions de la politique qui lient incertitude / objectif et base de connaissances.
5. Dit comment, c’est-à-dire selon quelle démarche, et non avec quels moyens.
6. Lié l’incertitude à la technologie et non au domaine où est appliquée la technologie.
7. Rattaché le progrès à la technologie et non au domaine où est appliquée la technologie.
8. Lié la base de connaissance au progrès et à la technologie et non au domaine où est appliquée la technologie.

Décrivez un bateau dans la tempête

En résumé, le lecteur doit sentir les défis techniques, les moments où vous vous êtes gratté la tête parce qu’il n’y avait pas de solution technologique courante. Il doit comprendre votre processus expérimental. À titre d’inspiration, racontez votre processus comme si vous dirigiez un bateau en pleine une tempête mais qui poursuit sa route avec courage.

Conclusion

En conclusion, ce sont des questions parfois difficiles à répondre. Mais cet exercice est essentiel pour minimiser le risque d’une vérification technique que vous ne voulez vraiment pas subir.

Nous sommes honorés de votre visite sur notre blogue. R&D Action vous en remercie.

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Servez-vous.

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Rédiger les Avancements Technologiques

La rédaction de la description de votre projet dans la partie II du formulaire T661 est extrêmement importante pour obtenir vos crédits à la RS&DE. Elle ne peut être prise à la légère.

Ce formulaire est le seul document qui peut donner une opinion initiale favorable au CRT au sujet de votre projet. S’il n’y croit pas, vous allez subir une rencontre de vérification. De plus, le conseiller aura au départ une opinion défavorable de l’admissibilité de votre projet.

Dans un article précédent, nous avons donné quelques trucs de rédaction des incertitudes technologiques (ligne 242). Regardons maintenant comment formuler les avancements technologiques à la ligne 246 .

« Pour se qualifier au crédit d’impôt RS&DE, l’avancement est défini comme la découverte de connaissances qui font progresser notre compréhension des relations scientifiques ou de la technologie »

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« L’avancement c’est la découverte de connaissances qui font progresser notre compréhension des relations scientifiques ou de la technologie »

L’avancement est défini par l’ARC comme la production de renseignements ou la découverte de connaissances qui font progresser notre compréhension des relations scientifiques ou de la technologie.

Voici donc des questions pour vous aider à définir et à décrire les avancements recherchés :

1-     Reliez l’avancement aux incertitudes et au processus expérimental décrit :

Le titre de la question 246 est : « Quels avancements scientifiques ou technologiques avez-vous réalisés ou tentés à la suite des travaux décrits à la ligne 244 ? ». Il doit doc y avoir un lien entre ces sections.

1. Quel progrès est recherché dans la technologie ?
   • Quels ont été les problèmes ou les défis que vous ne pouviez pas résoudre en utilisant l’expérience couramment disponibles et qui ont rendu nécessaire de rechercher un avancement dans la technologie sous-jacente pour atteindre l’objectif mentionné en 242 ?
   • Quelles furent les nouvelles connaissances scientifiques recherchées dans votre travail ?
2. Décrivez l’avancement réalisé et reliez-le à la limitation (ou à l’incertitude) surmontée correspondante et identifiée à la ligne 242.
3. Une des conséquences d’un avancement est que les nouvelles connaissances peuvent être généralisables. Illustrez donc, si possible, l’aspect générique de votre avancement technologique, c’est-à-dire qu’il est utile dans d’autres situations ou circonstances au‑delà du projet au cours duquel l’avancement a été réalisé.
4. En règle générale, les travaux entrepris pour résoudre une incertitude technologique par le biais d’un processus d’investigation ou de recherche systématique (décrit à la ligne 244) se traduiront par un avancement technologique.
   • De même lors du développement de produits ou de processus, si une nouvelle capacité a été incorporée dans un produit ou dans un processus pour améliorer ses performances, il est possible d’atteindre un progrès technologique.
   • Enfin, le produit ou le procédé peut être nouveau, ou il peut être une amélioration d’un produit existant. Par contre, cette nouvelle capacité doit être réalisée par une investigation ou une recherche systématique.

2-     Évitez le côté fonctionnel ou d’affaire

5. Expliquez pourquoi la nouvelle capacité représente une avancée technologique en termes de la technologie sous-jacente et non en termes de :
   • Fonctionnalité nouvelle, ou
   • L’innovation dans l’application, ou
   • L’avantage stratégique pour votre entreprise.
6. Distinguez entre :
   • Les avantages découlant de la réussite du projet (objectifs financiers ou de marketing liées à l’innovation : l’originalité, l’ajout de fonctionnalités, amélioration fonctionnelle), et
   • Les progrès technologiques obtenus à partir de la réalisation du projet (nouvelles connaissances technologiques, compréhension du phénomène technologique inexpliquée).

La principale différence c’est que les avantages sont liés à la réussite du projet, alors que les progrès technologiques ne le sont pas. En fait, de nouvelles connaissances scientifiques peuvent être acquises même si un projet est un échec.

3-     Définissez l’avancement par rapport à la base de connaissances

7. Il est très important de nommer précisément la technologie pour laquelle un avancement est recherché ou obtenu. Une définition trop générale des avancements (ex. : le logiciel, ou le génie civil…) amène le vérificateur à considérer vos avancements comme de la pratique courante.
8. Les avancements doivent permettre de faire progresser la base de connaissances scientifiques ou technologiques de votre entreprise à un niveau supérieur en augmentant la compréhension des relations scientifiques ou de la technologie. Donc :
   • Précisez la différence entre la capacité définie par la base technologique existante au début du projet et le nouveau niveau atteint après les travaux de RS & DE.
   • Décrivez les avancements que vous avez réalisés par rapport à votre base de technologies existante et qui vous ont permis d’atteindre vos objectifs.

4-     Les échecs peuvent être source d’avancements

9. En cas d’échec,
   • Indiquer clairement la raison de l’échec en fonction des limitations de la technologie
   • Le fait de ne pas réaliser vos objectifs ou buts ne signifie pas nécessairement qu’il n’y a pas d’avancement. Vous avez appris quelque chose. Quantifiez donc le succès scientifique, plutôt que les mesures d’affaire,
   • Le fait d’avoir compris pourquoi une solution possible ne réussira pas ou ne permettra pas d’atteindre les objectifs souhaités peut constituer un avancement de la science ou de la technologie.
   • En d’autres mots, le rejet d’une hypothèse peut être considéré comme un avancement puisqu’il élimine une solution possible.
10. Faites état du statut actuel du travail (poursuivi, abandonné ou terminé) en début et en fin d’exercice
11. Si possible:
    • Identifiez les leçons apprises et les connaissances acquises
    • Identifiez les technologies dérivées supplémentaires (ceci est rare mais possible)

5-     Ne sont PAS des avancements :

1. La nouveauté, l’innovation, le fait d’être unique, l’amélioration des caractéristiques ou l’augmentation de la fonctionnalité ne sont pas, en soi, des avancements technologiques. L’important c’est plutôt si elles résultent d’un avancement technologique.
2. La résolution de problèmes techniques ou le dépannage à l’aide des connaissances ou de l’expérience généralement disponibles ne répondent pas aux exigences du programme.
3. Créer de nouveaux matériaux, dispositifs, produits ou procédés, ou améliorer ceux qui existent, peut être réalisé sans mener à un avancement technologique.

Nous sommes honorés de vous accueillir sur notre blogue. L’index de notre blogue (à droite de cette page) contient plusieurs autres explications et solutions qui vous sont aussi destinées.

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Comment rédiger les incertitudes pour la RS&DE

Rédiger la description technique d’un projet de RS&DE est une activité qu’il ne faut pas prendre à la légère. Il est vrai que les descriptions inclues dans le formulaire T661 ne sont pas toujours lues par les CRT. Mais lorsqu’elles sont lues, ces descriptions font la différence entre convaincre les CRT de l’admissibilité de votre projet et … la rencontre de vérification.

Dans des blogues précédents, nous avons présenté certaines des erreurs de positionnement des projets les plus courantes, nous avons fait des commentaires généraux sur le positionnement et sur la rédaction des descriptions de projets RS&DE. Passons maintenant au cœur de ce qui formera le formulaire T661 : la ligne 242 où vous détaillez les incertitudes technologiques qui constituent l’essentiel de votre argument, pourquoi vous croyez que votre projet est de la RS&DE.

C’est un sujet tellement vaste que nous allons y revenir encore et encore dans de futurs articles. Aujourd’hui nous parlons de la gestion de l’espace disponible. Nous n’avons que 350 mots pour convaincre le lecteur dans cette section clé. Il faut donc être précis et complet.

Rappelons que l’ARC fournit son guide T4088 pour expliquer quoi mettre dans formulaire T661. C’est une bonne présentation du QUOI. Voici maintenant notre présentation du COMMENT produire ce contenu.

Incertitudes

« Pour rédiger les incertitudes de RS&DE il faut établir quatre éléments clé : le contexte , les objectifs, la base de connaissance et les incertitudes »

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« Quelles incertitudes scientifiques ou technologiques avez-vous tenté de surmonter ? ». Pour déterminer qu’il y a de la RS&DE, il faut d’abord montrer qu’il y a des incertitudes qui ne pouvaient pas être éliminées par la pratique courante. Il faut donc se limiter à présenter le côté scientifique ou technologique du projet. On ne parle pas ici des contraintes des clients, ni celles provenant des produits ou de l’environnement commercial. On fait un bon usage de l’espace restreint qui nous est disponible si on établit ces quatre éléments importants : le contexte , les objectifs, la base de connaissance et les incertitudes.

1- Contexte (une phrase max par item suivant)

1. Commencez par une (très) brève introduction du contexte de l’entreprise, du projet et des objectifs,
2. Indiquez clairement la portée technologique de votre projet. Que voulez-vous faire de plus avec la technologie ?
3. Formulez une description de haut niveau du projet technologique,
4. Si le projet est une continuation de l’année précédente, indiquer le niveau de la technologie atteint à la fin de l’exercice précédent et ce vers quoi vous allez vous orienter cette année.

2- Objectifs technologiques

1. Les objectifs technologiques peuvent être exprimés en termes de :
   • Nouvelles capacités technologiques intégrées dans le produit ou le procédé en cours d’élaboration,
   • Progrès recherché dans l’application de la technologie, par exemple l’utilisation dans de nouveaux domaines, dans des conditions différentes, etc.
2. Précisez comment chaque objectif se rapporte à la technologie (et non à l’aspect commercial).
3. Les objectifs technologiques cités doivent être précis et mesurables.
   • Identifiez les principaux indicateurs ou mesures que vous allez utiliser pour déterminer si vous atteignez les objectifs technologiques.
   • Indiquez, pour chacun de ces indicateurs, la mesure initiale et la cible.

3- Base de connaissance / pratique courante

« Voilà votre opportunité de bien positionner l’angle pertinent pour saisir votre vision technologique dans votre réclamation de crédit R&D »

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Un des arguments les plus courants utilisé par les CRT consiste à rejeter le projet réclamé en déclarant qu’il s’agit de pratique courante. Ceci est votre chance, vous avez ici quelques lignes pour définir ce qui, à votre avis, constitue la pratique courante. Rappelez-vous, tout est une question de point de vue et de perception. C’est donc à vous, ici, de bien positionner l’angle pertinent pour saisir votre vision.

1. Expliquez ce que votre entreprise pouvait faire avec la technologie avant que les travaux de RS & DE ne démarrent ou ce dont la technologie était capable au début du projet.
2. Quelles étaient les limites technologiques de vos produits ou procédés à surmonter avant de démarrer votre projet ?
   • Pour un projet de développement expérimental (90% des réclamations de RS&DE), ceci signifie tenter de dépasser ou d’augmenter la base de connaissance ou de la technologie. Identifiez donc le ou les obstacles technologiques rencontrés au départ.
   • Si votre projet était plutôt une recherche scientifique, donnez une perspective en termes de connaissances scientifiques que vous cherchiez avant de commencer votre travail.
3. Les travaux de développement expérimental doivent être entrepris dans le but de rechercher un progrès technologique. Votre définition de la base de connaissance doit donc mettre en lumière les progrès recherchés :
   • Exemple : Nous voulons augmenter la performance de la composante X de 20% dans le contexte Y, et augmenter la fiabilité des résultats à 99%.
   • Une définition trop large de la base de connaissance est inutile (ex. : nous voulons faire progresser le génie mécanique en usine).
4. Vous pouvez utiliser les informations que vous avez fourni l’année précédente si votre projet est une suite et si les objectifs ne sont pas atteints ou sont inchangés.

4- Formulez les incertitudes

1. Chaque incertitude doit être reliée à la capacité ou non d’atteindre un objectif technologique défini plus haut.
2. Quels problèmes avez-vous essayé de résoudre et pour lesquels l’approche de résolution de l’incertitude est inconnue et ne peut pas être déterminée sur la base de votre technologie ou sur d’après votre base de connaissances.
3. Indiquez clairement toutes les incertitudes technologiques, les obstacles et les difficultés rencontrées, et pour chacune d’entre elles :
   • La limitation technologique sous-jacente (pourquoi l’incertitude existe),
   • La technologie limitée et que l’on cherche à la faire progresser,
   • La pratique courante et pourquoi elle ne parvient pas à résoudre cette limitation.
4. Les problèmes ont-ils été causés par des contraintes de conception qui ont dû être surmontées ? Quelles contraintes ?
5. Inclure suffisamment de détails pour montrer que ces problèmes n’étaient pas routiniers.
6. Souvent l’obstacle n’a pas été clairement défini avant l’expérimentation. Il est souvent préférable de ne spécifier l’incertitude technologique qu’au fil du processus expérimental effectué plutôt qu’au début du travail.

Et vous, avez-vous des commentaires ou des suggestions à partager sur comment rédiger les incertitudes de RS&DE afin de convaincre les CRT de l’ARC ? Vous avez aimé votre lecture ? Dites-le nous. Que devrait-on y ajouter ? Quels sujets vous intéressent ? Vous n’avez pas aimé cette lecture ? Dites-le nous. Qu’avez-vous moins apprécié dans ce texte ? Vous avez d’autres questions au sujet de la RS&DE ? Contactez-nous ou abonnez-vous gratuitement.

Comment rédiger votre description RS&DE: le démarrage

Pour réclamer des crédits RS&DE vous devez remplir le formulaire T661. L’ARC fournit plusieurs informations pour faciliter la préparation des dossiers de réclamation et préparer ce formulaire :

• Le guide T4088 explique comment remplir ce formulaire ligne par ligne.
• La politique sur l’admissibilité des travaux à la RS&DE propose une méthodologie pour déterminer s’il y a de la RS&DE et comment identifier quels travaux constituent de la RS&DE.
• Plusieurs autres documents sont disponibles sur le site de l’ARC.

1- Trop de détails tuent la clarté

Malgré la volonté de l’Agence, plus on lit ces documents et plus on devient confus. Pourquoi cette confusion ? Deux raisons s’imposent selon nous :

• Ces documents sont tous très académiques. Ils sont destinés aux scientifiques de l’ARC et aux expert préparateurs qui livrent ce type de dossiers à temps plein. Ces documents ont un côté légal, ils présentent plusieurs définitions importantes, apportent des précisions subtiles, mais s’en tiennent à décrire formellement ce qui est attendu, le QUOI.
• Le contribuable typique a les pieds ancrés dans la réalité. Il a une base scientifique, c’est un ingénieur, un technicien ou un informaticien. Mais la réalité des entreprises reste la même : une équipe de production et de développement subit des contraintes de livraison, techniques et commerciales. Le rédacteur a besoin d’être guidé, qu’on lui fournisse une recette expliquant COMMENT produire le texte.

Les exigences de l’ARC ont évolué vers plus de science et d’expérimentation systématique documentée. Les contraintes de développement de l’entreprise l’obligent à optimiser les processus, limitant l’étendue de l’analyse et de la documentation dès qu’une solution est trouvée.  Le fossé s’élargit entre les exigences et la réalité.

Voilà pourquoi nous présentons ici un guide pratique de rédaction de la description technique du formulaire T661.

« Dans la description technique cu crédit R&D il faut vendre le processus systématique de résolution des problèmes technologiques »

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2- L’importance de la description technique

Le formulaire T661 est prescrit, c’est-à-dire qu’il est absolument nécessaire pour réclamer le crédit RS&DE. La description du projet doit être présentée dans la parte 2 du formulaire, à la section B aux lignes 242, 244 et 246.  Le nombres de mots inscrits à ces trois lignes ne doivent pas dépasser 350, 700 et 350 respectivement. Vos réponses doivent donc être centrées sur les faits techniques et être formulées dans un langage et un style technique.

Ces textes seront lus par des conseillers en recherche et technologie (CRT) dans le cadre de l’évaluation préliminaire du risque associé à votre dossier. Si le risque est jugé suffisant, votre réclamation sera sélectionnée pour une demande d’information supplémentaire et, dans la plupart des cas, pour une rencontre de vérification.

On ne peut éviter une vérification de temps à autre, mais une bonne description peut certainement créer une bonne impression auprès du CRT et en minimiser ainsi les vérifications et autres impacts négatifs. C’est donc un document très important qui peut déclencher ou vous éviter une telle vérification.

3- Positionnement du projet

Dans un précédent article, nous avons identifié quatre erreurs fréquentes de positionnement que nous retrouvons dans les descriptions de projets RS&DE. Voyons maintenant comment positionner notre projet de façon à maximiser vos chances qu’il soit accepté.

3.1 C’est une vente

On a l’habitude de produire des textes où l’on vend à nos clients potentiels les avantages de notre technologie. On peut voir la description de projets comme une autre sorte de vente. Par contre, il y a des différences importantes :

• Au lieu de vendre les avantages (résultats) de notre technologie, nous allons vendre notre processus expérimental, le fait que nous avons procédé selon la méthode scientifique. Les résultats (succès ou échec de notre produit) ont peu d’importance.
• Au lieu de vendre à des clients potentiels, notre public cible est constitué de quelques CRT et leurs gestionnaires à l’ARC.
• Le succès de notre vente sera mesuré en projets acceptés et en crédits d’impôt obtenus et non en ventes nouvelles.

3.2 Vendre un procédé expérimental

Prenons l’analogie de l’automobile. Pour vendre une automobile, le vendeur insiste sur les caractéristiques du produit, sur ses qualités et sur les sentiments qu’il inspire :

• Est belle et jaune,
• Elle va vite
• Ses sièges en cuir sont confortables,

Ce qu’il faut présenter dans notre description RS&DE ce ne sont pas les caractéristiques de la voiture, mais plutôt ce que vous avez modifié dans cette voiture. Il faut donc :

• soulever le capot et expliquer vos objectifs technologiques et les limites des technologies en place en rapport avec l’objectif recherché.
• expliquer que pour atteindre notre objectif, le progrès recherché consiste à dépasser les limites de la technologie existante (et non de simplement la remplacer).
• illustrer le processus expérimental systématique suivi et chacune des hypothèses identifiées.

4- Comment rédiger : commentaires généraux

Commençons par quelques commentaires généraux sur la façon de rédiger la description technique d’un projet.

• Détaillez votre contenu. Commencez en couchant tous les détails du projet sur papier. Vous verrez alors l’ensemble de votre processus et cela facilitera votre travail de description et celui du lecteur.
• Découpez le projet RS&DE. Une fois les détails bien établis, éditez stratégiquement le contenu pour resserrer la description autour des aspects plus pertinents au projet de RS&DE. Éliminez les détails inutiles pour votre argument de RS&DE.
• Concentrez-vous sur les étapes clé et les incertitudes ou activités difficiles afin de pouvoir inclure des mesures quantifiables, des statistiques des conclusions et autres preuves.
• Communication logique et concise. La progression des idées doit découler doucement entre les sections, permettant au lecteur de passer au travers du document rapidement sans chercher d’autre information.
• Langage technique. La description du projet doit être dans le langage technique et le style de ceux qui font le travail réel ou qui comprennent et sont familiers avec le travail.
• Pas de « buzzwords » inutiles. Restreindre d’introduire tout jargon, mots à la mode ou d’autres expressions pseudo techniques ou des abréviations. Les détails techniques doivent être restrictifs et spécifiques si nécessaire pour la simplicité du document. Évitez au lecteur d’être pris dans trop de détails, car cela peut le conduire à des idées fausses sur le travail accompli et les progrès recherchés.
• Recherche systématique. L’explication doit se concentrer sur les faits techniques illustrant la nature expérimentale ou analytique des travaux. Il faut montrer une enquête ou une recherche systématique par expérimentation ou analyse. Il faut aussi montrer que le but du travail était de réaliser un progrès dans un domaine de la science ou de la technologie.
• Conservez les détails. Étant données les limites d’espace pour écrire, il est intelligent de préparer en même temps une documentation (un cartable ou un document de travail), contenant des explications plus détaillées prêtes à l’avance pour une éventuelle vérification.
• Continuité entre les projets. Les projets se terminent rarement en fin d’exercice financier.
  1. Pour les projets qui se continuent présentez les projets dans la même séquence que l’année précédente. Ceci facilite les références pour le CRT. De plus, rappelons-nous, le but c’est qu’ils le lisent le plus rapidement possible, réduisant ainsi le temps passé sur votre dossier et la probabilité d’avoir d’autres questions.
  2. Pour les projets terminés, établissez clairement pourquoi les projets continus des années antérieures n’ont pas été poursuivis ou réclamés durant l’année courante.
• Gardez les choses simples. Il n’est pas nécessaire de détailler individuellement tous les petits projets. On peut combiner des projets, en autant qu’ils aient des technologies similaires (par exemple dans des domaines d’application différents).
• Titres technologiques, pas le nom de clients. Les projets technologiques portent des noms différents des projets d’affaire. La même technologie est parfois utilisée dans différents projets clients. Dans ce cas, le concept intégrateur d’AXE technologique peut être compris par l’ARC.
• Pas de projets de R&D « éternels ». Attention aux projets qui durent plus de trois ans. L’ARC cherche à couper les projets qu’ils croient sans fin. Réévaluez les projets courants pour voir s’il y a de nouveaux angles technologiques à présenter. Si non, arrêtez de réclamer le projet et partez en de nouveaux sous des noms mieux appropriés en relation avec de nouveaux objectifs et incertitudes.
• Activités de support. Évitez de détailler des activités de support à vos recherches. Les descriptions de projets sont courtes. Elles ont pour effet de faire le focus comme des lentilles sur différents aspects du projet. En somme, si vous listez TOUTES les activités de support, vous donnez au lecteur l’impression que votre réclamation est surtout composée d’activités de support et qu’il y a donc du surplus à couper.
• Reviseur externe. Se faire réviser par quelqu’un de non familier avec le matériel est toujours une bonne idée, cela fera ressortir des trous dans les raisonnements et les explications. Parfois le créateur de la technologie a le nez trop près du matériel et certaines des étapes sont négligées ou les liens entre les étapes ne sont pas bien expliqués.
• Impliquez-vous. Consacrez le temps et l’effort nécessaires pour bien préparer ces documents. Aidez l’ARC à dire « oui » à votre R&D. Ça vaut la peine.

En conclusion, voilà les commentaires généraux sur la rédaction de vos descriptions de projets RS&DE. Dans de prochains articles, nous vous expliquerons comment rédiger les sections 242,244 et 246 du formulaire T661.

Et vous, avez-vous des commentaires, suggestions et expériences à partager à ce sujet ?

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Écrire vos descriptions RS&DE : 4 erreurs à éviter

Écrire vos descriptions de projet RS&DE ne peut être fait n’importe comment. Voyons ensemble comment rédiger une description de projet de RS&DE. Attardons-nous d’abord à des erreurs courantes de positionnement des descriptions.

Avoir les bons documents

Si vous allez présenter vos produits ou vos services à de futurs clients, vous préparez vos meilleurs arguments et les adaptez à leurs besoins. Vous apportez vos dépliants promotionnels, mais pas vos états financiers, ni vos factures.

« On dirait que l’ARC ne fait assez de vérifications techniques des réclamations de crédits R&D, trop de réclamants n’ont pas eu leur leçon! »

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C‘est très important de faire de nouvelles ventes. Le financement de vos projets R&D est tout aussi important pour une société innovante comme la vôtre. C’est même souvent essentiel à la poursuite de vos activités de développement. Pour plusieurs les crédits à la RS&DE font la différence entre une année profitable ou pas. Est-ce le cas pour votre entreprise ?

Chaque service professionnel a ses exiges propres en termes de documents justificatifs :

• L’entrepreneur exige des plans et des permis pour construire votre maison.
• Le comptable veut des contrats et des factures pour préparer vos états financiers.
• Le pharmacien réclame une prescription du médecin avant de vous livrer des médicaments.

Pourquoi alors tant d’entreprises tentent-elles de financer leur technologie en présentant à l’ARC des documents de vente ? Partiriez-vous à l’étranger sans votre passeport ?

Le bon angle pour votre rapport

Au cours des vingt dernières années j’ai relu des milliers de descriptions techniques pour réclamer des crédits d’impôt à la RS&DE. Une large part de ces descriptions ne correspondent pas aux exigences de l’ARC. Pourquoi, en 2016, voit-on toujours des descriptions de produits et pas de la technologie ?

Comme tous les réclamants, je crois qu’il y a trop de vérifications par l’ARC. Mais, en réalité, on dirait que l’ARC fait encore trop peu de vérifications techniques. Il y a trop de réclamants qui n’ont pas encore eu leur leçon!

Le rapport décrivant le projet de RS&DE dans le formulaire T661 sera lu par un expert de la technologie (informatique, télécom, mécanique, chimique, etc.). Il doit répondre à certains standards. Même si vos réclamations antérieures ont été acceptées, il ne faut pas prendre ce rapport à la légère.

Les erreurs les plus fréquentes :

Ce n’est pas un rapport de vente, ni de marketing. Ce n’est pas un simple rapport technique. Ce n’est pas un ramassis de mots techniques à la mode (Buzzwords). Voyons des erreurs les plus fréquentes rencontrées :

1- Description marketing

Trop souvent les descriptions ressemblent plutôt à une fiche de vente d’une voiture: On insiste sur les caractéristiques du produit, sur ses qualités et sur les sentiments qu’il inspire :

• Voici la voiture idéale,

  

• Est belle et jaune,
• Elle va vite (0-100Km/h en 6 secondes…)
• Sa douceur de conduite est remarquable,
• Ses sièges en cuir sont confortables,
• Elle a des phares à diode.

Par exemple, sur le formulaire T661 cela ressemble à ceci :

• Nous avons développé une technologie unique sur le marché,
• Elle permet de retracer un produit dans la base de données en 0,5 secondes
• Avec un taux d’erreur de moins de ,01%,
• Nous avons utilisé MySQL parce qu’il contient une fonction XYZ qui sera utile dans notre livraison,
• Nous avons sélectionné le langage ABC qui permet de produire des pages Web dynamiques.

Vous reconnaissez certaines de vos descriptions de projets RS&DE ?

Qu’est-ce qui cloche ici ? On se contente de décrire les caractéristiques de la solution. C’est comme décrire la belle auto jaune. Ce n’est PAS ce que recherche le CRT de l’ARC. Il veut savoir pourquoi c’est de la R&D selon vous. Ouvrez le capot et montrez vos travaux !

2- Spécification technique ou de produit

D’autres rédacteurs comprennent qu’il faut être technique. Ils produisent en quelque sorte des spécifications techniques du produit à livrer.

« Nous voulons livrer une technologie qui :

• Sera deux fois plus rapide que la version existante,
• Sera dotée d’un éditeur intégré de la base de données,
• Respectera les standards XXX d’interface usager, etc.

Qu’est-ce qui cloche ici ? On se limite à décrire ce que la technologie devra livrer, sans préciser les défis ou incertitudes anticipées ou rencontrées. Le CRT de l’ARC veut savoir où est la R&D selon vous.

3- Projet d’entreprise :

Plusieurs descriptions montrent les démarches d’une entreprise dans le but d’améliorer ses affaires, comme par exemple, développer de nouveaux produits ou une nouvelle gamme de produits, modifier ou mettre à niveau des équipements, des procédés ou des installations, démarrer des projets d’ingénierie.

Sur le formulaire T661, cela peut ressembler à ceci :

• Nous sommes les seuls (ou les premiers) à offrir ces fonctionnalités, cette vitesse et cette précision de recherche pour des bases de données de plus de 10 millions d’enregistrements …
• Ceci nous donnera un avantage concurrentiel incomparable sur le marché

Qu’est-ce qui cloche ici ? On décrit le projet d’affaire, le projet d’entreprise ou de développement commercial, mais sans distinguer où se situe le développement expérimental. Le CRT de l’ARC recherche les défis d’ingénierie, les contraintes de la technologie qui rendent les développements incertains et difficiles.

4- R&D ou RS&DE ?

Certains rédacteurs décrivent très bien les activités de recherche et de développement réalisées. Par exemple : pour élargir la gamme de produits,

• Nous devons augmenter la capacité de la mémoire cache,
• Optimiser et accélérer le traitement de deux fois plus de données qu’auparavant de façon à réduire le temps-réponse de 40%.

C’est là une description technique de votre projet R&D qui suggère des problèmes et incertitudes. Mais le CRT de l’ARC veut plus que cela. Il veut des précisions sur les limites des technologies existantes afin de voir où vous essayez de dépasser ces limites. Il veut que vous exprimiez ce que vous avez appris, les nouvelles connaissances acquises ou recherchées dans votre processus expérimental systématique. Ce n’est qu’à ce moment qu’il reconnaîtra l’existence probable d’un processus de RS&DE.

Il faut démontrer que vous comprenez et avez distingué dans votre projet la portion RS&DE par rapport à vos projets de développent plus courants (R&D). Si votre processus systématique de RS&DE est documenté adéquatement, alors le CRT de l’ARC acceptera les activités qui font partie de ce projet de RS&DE, s’ils sont proportionnels aux besoins et s’ils appuient directement la tentative de réaliser un avancement scientifique ou technologique.

Nous venons d’illustrer quatre erreurs de positionnement très courantes. Il est important de bien comprendre pourquoi elles sont inadéquates avant de définir une meilleure façon de faire.

Nous poursuivrons dans de prochains articles sur la rédaction de descriptions pour la RS&DE nous présenterons des trucs et techniques pour rapprocher vos textes des exigences nouvelles de l’ARC.

Et vous, quelles idées cette démonstration vous inspire-t-elle ? Avez-vous vu ou rencontré ces situations ? Comment les avez-vous résolues ?