Les 10 commandements pour une vérification RS&DE réussie

J’ai donné plusieurs fois une conférence sur le thème « survivre à une vérification de RS&DE ». Plusieurs années plus tard, un des auditeurs me reconnaît dans un autre événement et il me dit : « Cette présentation me fut tellement utile ! Surtout la liste des 10 commandements pour une vérification réussie. »

Cette liste peut en effet être utile à plusieurs. On peut la résumer ainsi : « L’attitude pour obtenir les meilleurs résultats à votre vérification »

« Vérification de votre réclamation de crédits d’impôt à la RS&DE: Tout est une question d’attitude »

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La prochaine fois que vous serez convié à une vérification de votre réclamation de crédits d’impôt à la RS&DE, voici donc dix recommandations pour maximiser la prévisibilité de votre dossier. Tout est une question d’attitude … Amusez-vous

1. Produisez des descriptions incomplètes
2. Ayez une attitude à court terme
3. Assurez-vous que le personnel technique n’est pas disponible pour la vérification
4. Ne mettez pas en place de processus de documentation
5. Soyez insultant et condescendant envers le conseiller en recherche et technologie (CRT) de l’ARC
6. Passez rapidement au gestionnaire au-dessus de la tête du CRT
7. Faites-en un cas personnel
8. Rendez-lui la tâche aussi difficile que possible
9. Ignorez-le, prenez votre temps, ne respectez pas les délais entendus
10. Menacez-le

Et vous, avez-vous de bonnes suggestions à nous faire pour aider à l’acceptation de votre réclamation de crédits à la RS&DE, ou pour mieux jouir de votre prochaine vérification ?

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Que faire si on est vérifié ?

La vérification effectuée par l’ARC est certes LE moment crucial dans tout le cycle de réclamation des crédits d’impôt à la RS&DE. On ne peut éviter une vérification, mais on peut certainement en minimiser les impacts négatifs. Dans les premiers articles de cette série ici ici, ici, ici, ici, et ici, nous avons présenté comment se préparer pour cette rencontre. Dans cet article, nous revoyons le déroulement de la rencontre de vérification RS&DE.

La rencontre de vérification RS&DE

Réclamer c’est vendre

Une réclamation de crédits d’impôt RS&DE peut être acceptée telle que soumise. Mais quand ce n’est pas le cas et que notre réclamation est sélectionnée pour une vérification, nous devons alors passer à la seconde phase de la « vente » :  il faut fermer la vente. Et cela se passe comme une partie d’échec : vous devez prévoir plusieurs coups à l’avance et répondre aux questions du CRT.

« Réclamer la R&D c’est vendre. C’est comme une partie d’échec : prévoyez des coups à l’avance »

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Atmosphère et attitude

La rencontre avec le personnel de l’ARC doit être la plus détendue possible. Bien sûr il y a beaucoup d’argent sur la table, et personne n’a l’habitude de transiger avec des représentants de l’impôt. Mais il est essentiel de garder le contrôle maximum sur ce qui se passe dans la salle et cela commence par l’atmosphère dégagée par nous puisque nous ne contrôlons pas l’humeur initiale des vérificateurs.

La salle contient deux groupes :

• Les conseillers de l’ARC ont le pouvoir sur votre réclamation. Ils en ont déjà discuté à l’interne et établis leurs enjeux et leur décision ne dépend plus que de quelques réponses-clé.
• Vos représentants sont convaincus qu’ils ont de beaux projets de RS&DE, qu’ils « le méritent bien », et qu’ils ont besoin de cet argent.

Le ton et le climat de la rencontre reflètent un respect mutuel. L’attitude doit être positive, même si l’on perçoit des divergences. Pas d’arrogance. Nous laissons les conseillers de l’ARC s’exprimer, car notre priorité est de répondre à leurs questions, à leurs besoins et à leurs remarques. Soyons flexibles et prêts à négocier. Nous avons géré nos attentes car il est peu fréquent qu’une rencontre de vérification se termine par l’acceptation de 100% des coûts et des projets. Il est difficile d’effacer complètement tous les enjeux initiaux identifiés par les conseillers de l’ARC. Par contre, nous pouvons choisir nos batailles et parfois laisser un morceau permet d’en  conserver d’autres (plus gros).

Qui sera là ?

Le moins de personnes possibles à la fois. La règle du pouce est que l’on soit aussi nombreux que les représentants de l’ARC, jamais plus du double. Si on a besoin de plus, alors il faut établir une séquence d’entrée et de sortie des ressources avec un représentant en permanence dans la salle durant tout le processus. Il faut s’assurer que le personnel présent est nécessaire, qu’il est prêt et sait quoi dire et quoi répondre.

Vous avez utilisé des sous-traitants pour réaliser une partie du projet ? Leur rôle durant la rencontre doit se limiter à décrire ce qu’ils ont réalisé sous vos ordres : quand et comment. Il est essentiel de ne pas être débordés techniquement par votre sous-traitant. Vous réclamez des projets pour lesquels vous êtes maître d’œuvre. Si vos sous-traitants sont les seuls à pouvoir expliquer la technologie et ce qu’ils ont fait, l’ARC peut suspecter que vous n’êtes pas celui qui devrait réclamer les efforts pour relever ces défis technologiques. Donc, ces sous-traitants apportent-ils un contenu de valeur à cette rencontre ? Ont-ils travaillé à résoudre certaines incertitudes ?

Vous avez utilisé un préparateur de dossier RS&DE, ou ajouté un conseiller préparateur pour vous appuyer dans votre processus de vérification ? Son rôle durant la rencontre doit être secondaire. L’ARC désire discuter avec les employés de la compagnie, et le moins possible avec vos consultants. Ceci dit le préparateur compétent a sa place dans la rencontre comme garde-fou en cas de dérapage, mais pas comme maître de cérémonie et encore moins comme vedette de la rencontre.

L’ordre du jour

En général, l’ordre du jour est plutôt standard :

1. Présentation des personnes dans la salle,
2. Si l’ARC amène un consultant, présentation de la lettre mandatant ce consultant,
3. Visite des lieux (si nécessaire),
4. Présentation de l’ordre du jour et de la durée prévue,
5. L’ARC présente le programme RS&DE (optionnel)
6. L’ARC explique ses objectifs pour cette rencontre et ses enjeux (ça n’est pas toujours le cas cependant),
7. Présentez rapidement la compagnie dans ses grandes lignes (mission, marchés, produits)
8. Expliquez l’importance du programme de RS&DE pour l’évolution et la croissance de la firme,
9. Décrivez chacun des projets,
10. Discussion sur les coûts réclamés (si ce n’est déjà fait pour chacun des projets),
11. Prochaines étapes et délais attendus,

Votre présentation.

Dites-le dans vos mots. Votre présentation doit être technique, concise, visuelle, rigoureuse et complète. Elle ne porte que sur le processus expérimental de résolution d’incertitudes techniques. Elle doit répondre en priorité aux enjeux, aux questions soulevées par les conseillers de l’ARC.

La structure de présentation de chaque projet est toujours la même :

• L’objectif technologique (ou scientifique) du projet,
• L’état de la technologie ou de la science au départ,
• Les enjeux techniques ou scientifiques, les incertitudes rencontrées,
• Le processus d’investigation systématique et les hypothèses soulevées pour tenter de résoudre les incertitudes,
• Les avancements obtenus ou non, ce qu’on a appris dans ce processus,
• Le statut en fin de projet ou en fin d’exercice financier.

La rencontre est terminée

Alors, on fait quoi ?

• À partir de maintenant leur jugement est presque établi et il sera difficile de les faire changer.
• Vous pouvez demander leur conclusion, ils ne la communiquent que rarement lors de la rencontre. Mais cela vaut le coup. Peut-être se prononceront ils sur certains projets.
• Demandez quels enjeux n’ont pas encore été résolus et si des informations complémentaires peuvent être fournies dans un court délai (ne fournissez jamais de nouvelles informations sur le champ sans les avoir d’abord relues et vérifiées).
• Informez-vous des délais anticipés pour les prochaines étapes :
  • Si nous envoyons les informations complémentaires d’ici deux semaines,
  • Alors quand aurons-nous votre position ?
  • Quand aurons-nous copie du rapport technique ?
  • Quand le projet de cotisation nous sera-t-il fourni ?
• Si vous sentez que ça fonctionne, qu’ils acceptent votre réclamation, alors :
  • Parlez de l’année suivante, des projets qui se poursuivent ou des nouveaux défis anticipés.
  • Vous voulez vous assurer que l’an prochain ils ne seront pas surpris et qu’ils ne sentiront pas le besoin de revenir avant plusieurs années.
• Si, au contraire, vous sentez que ça ne fonctionne pas alors :
  • Questionnez : Quoi ? Pourquoi ? Qu’est-ce qui changerait votre opinion ?
  • Une seconde rencontre serait-elle nécessaire ? Pour parler de quoi ?
  • D’autres documents, d’autres détails ?

Par la suite

Les compléments d’information : Produisez rapidement l’information détaillée et précise demandée. Respectez les délais entendus, c’est peut-être votre dernière chance d’éviter une coupure.

Assurez-vous de négocier avant d’être cotisé, et idéalement avant même l’émission du projet de cotisation. Après cela il devient très difficile de changer leur opinion et on se prépare plutôt à aller en opposition si les sommes en jeux en valent la peine.

Conclusion :

Ceci conclut cette série sur la vérification de votre réclamation RS&DE. Nous espérons avoir piqué votre curiosité et surtout réduit l’angoisse de l’inconnu.

Au besoin, n’hésitez pas à nous appeler pour plus de détails ou une consultation.

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Qu’en pensez-vous ? Avez-vous vécu des rencontres de vérifications ? Comment vous êtes-vous préparés (ou pas) ? Comment cela s’est-il passé ? Quels furent les résultats ? Quelles leçons en avez-vous tiré ? Pourquoi ?

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RS&DE : que dire si on est vérifié ?

La vérification effectuée par l’ARC est certes LE moment crucial dans tout le cycle de réclamation des crédits d’impôt à la RS&DE. On ne peut éviter une vérification, mais on peut certainement en minimiser les impacts négatifs. Dans les premiers articles de cette série, nous avons établi la nécessité de connaître les enjeux de la vérification, nous avons discuté qui sera présent et comment se préparer à la rencontre. Nous étudions maintenant ce qu’il faut dire, ce qu’il faut démontrer dans notre argument pour convaincre les conseillers de l’ARC.

« Pour vous accorder vos crédits d’impôt R&D Revenu Canada exige que vous expliquiez votre démarche expérimentale et montriez que les coûts réclamés sont raisonnables »

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Expliquer quoi ?

Il est essentiel de présenter le projet comme un processus expérimental systématique et de justifier les efforts réclamés comme étant raisonnables pour réaliser ce processus.

1- Expliquer le processus expérimental systématique

Le mot d’ordre c’est processus expérimental, processus expérimental et processus expérimental. Répétez après moi processus…

La méthode idéale de présentation d’un projet est d‘expliquer notre processus de développement expérimental systématique. Le discours doit être technologique (ou scientifique) mais pas commercial (parler des besoins ou des attentes des clients).

• Objectifs : Il faut présenter chaque projet comme si on n’en regarde que le côté technologique ou scientifique. Ceci débute par les objectifs commerciaux (très rapidement car c’est non éligible), puis les objectifs technologiques.
• Statut au début : Nous expliquons où nous étions rendus au début de l’exercice (si ce projet est une suite de l’an dernier).
• Avancement et incertitude : l’avancement est le résultat visé par la RS&DE, tandis que l’incertitude est la motivation pour initier des travaux de RS&DE. Par conséquent, une tentative pour réaliser un avancement est une tentative pour résoudre une incertitude. Pour définir une incertitude, il est souvent plus simple de partir de la pratique courante qui est fondée sur la technologie existante et la base d’expertise disponible dans l’entreprise et sur le marché. L’incertitude devient alors un dépassement visé à cette pratique courante.
• Incertitudes et processus : Nous expliquons les enjeux (incertitudes) technologiques issus des objectifs et, pour chacun de ces enjeux, nous identifions une hypothèse initiale pour le résoudre. Selon l’ARC, une hypothèse est une idée, conforme aux faits connus au début, qui sert de point de départ à une étude approfondie visant à prouver ou à réfuter cette idée. Nous expliquons ensuite le processus : les travaux réalisés, les expérimentations et les essais, les erreurs et conclusions tirées de ces résultats. Si l’incertitude n’est pas résolue, alors nous émettons une nouvelle hypothèse et ainsi de suite jusqu’à la résolution de l’incertitude. L’avancement technologique sera atteint (ou pas) en conséquence de cette résolution d’incertitude.
• Statut en fin : Nous expliquons où nous en sommes rendus en fin d’exercice (si ce projet se poursuit l’année suivante).

Nous venons de décrire un processus systématique idéal. Il n’est pas toujours possible de décrire un processus aussi parfait. Mais il faut se coller à cette structure le plus possible si l’on veut convaincre le conseiller de l’ARC que nous avons géré un processus de RS&DE.

2- Démontrer des coûts raisonnables

Ici, la démonstration a pour but de faire ressortir que l’on a distingué les activités de ce processus expérimental (RS&DE) de celles des développements courants (R&D) requis pour nos clients et pour nos technologies. Il faut aussi avoir des traces des choix distinctifs. Ceci se traduit dans quelques questions-clé parmi lesquelles :

• Les heures réclamées des employés ont elles aussi été identifiées et reliées aux activités nécessaires à la résolution des incertitudes du processus expérimental ?
• Avez-vous montré la différence entre les coûts totaux du projet et les coûts réclamés en RS&DE ?
• Les heures du personnel dirigeant sont-elles directement liées aux activités de développement expérimental ?
• Tout le personnel réclamé a-t-il un rôle technique ?
• Comment expliquer les ressources ou les projets réclamés à 100% en RS&DE ? (ceci veut dire que ces ressources n’ont fait que des activités de développement expérimental du premier janvier au 31 décembre)
• Les contrats de vos sous-traitants précisent-ils qu’ils :
  • font des activités de RS&DE pour votre compte, et que
  • vous conservez tous les droits sur cette technologie ?
• Les contrats de vos clients ont-ils pour objet la livraison d’un bien ou d’un service plutôt que la fourniture d’heures ou d’activités de recherche ?

Ceci n’est qu’un aperçu des questions pour lesquelles l’examinateur financier de l’ARC voudra des réponses. Notre ligne directrice doit être de démontrer que les dépenses réclamées sont raisonnables.

Dans un prochain article nous illustrons le déroulement de la rencontre de vérification.

Qu’en pensez-vous ? Avez-vous vécu des vérifications où vous n’aviez aucune idée de ce qu’il faut dire ? Comment vous êtes-vous préparés (ou pas) ? Quels furent les résultats ? Quelles leçons en avez-vous tiré ? Pourquoi ?

Comment préparer la vérification RS&DE ?

La vérification effectuée par l’ARC est certes LE moment crucial dans tout le cycle de réclamation des crédits d’impôt à la RS&DE. On ne peut éviter une vérification, mais on peut certainement en minimiser les impacts négatifs. Dans des articles précédents de cette série, nous avons établi la nécessité de connaître les enjeux de la vérification et nous avons discuté qui sera présent pour cette rencontre importante. Dans cet article, nous discutons comment se préparer à la rencontre.

Se préparer comment ?

Préparer une rencontre de vérification demande beaucoup d’humilité. Il faut regarder notre dossier avec l’œil très critique du vérificateur.

« Le jour de la vérification de vos crédits R&D, l’argent réclamé est sur la table. Vous devez vous organiser pour vous défendre »

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1- Réviser le contenu de votre réclamation avec les responsables

D’abord, il est facile de mettre des lunettes roses et de se dire que nos projets sont tous éligibles parce que nous avons obtenu tous nos crédits depuis tant années. Mais cela ne veut rien dire.

Si votre réclamation est en vérification cette année c’est que certains y ont vu des faiblesses, ce qu’ils appellent des enjeux. La rencontre de vérification servira aux conseillers du Ministère à démontrer que leurs intuitions étaient bonnes, ou alors elle vous servira à démontrer le bien-fondé de votre réclamation.

Soyez objectif

Je sais, c’est difficile. C’est votre projet et vous croyez vraiment qu’il est éligible. Mais il faut évaluer froidement la valeur RS&DE de votre dossier. Il vous faut peut-être ici un peu d’aide de l’extérieur. Quelqu’un de neutre face à votre dossier et qui connaît ce processus de vérification.

Identifiez d’abord vos forces et vos faiblesses pour chaque projet dans votre dossier, en commençant par celui qui représente le plus de coûts réclamés.

Relisez les documents envoyés à l’ARC : votre formulaire T661 de cette année-là, celui de l’année précédente et tout autre précision  fournie à l’ARC par la suite. Quelle perception votre lecteur peut-il s’être bâtie en lisant cela (et rien d’autre) ? Le lecteur trouve-t-il facilement les réponses aux cinq questions utilisées pour déterminer l’éligibilité des travaux ?

Comment peut-on le convaincre que nous avons fait la distinction entre les activités de développement courant et celles de RS&DE ? Le lecteur s’attend à ce que le projet de RS&DE soit géré comme un projet de recherche systématique. Voit-il les incertitudes, les hypothèses, les expérimentations et les résultats de tests ?

2- Consultez les guides de l’ARC concernant l’examen

Relisez ensuite les guides de l’ARC. Depuis quelques années, l’ARC a rendu public deux documents importants pour préparer la vérification : le guide de l’examen technique et le manuel d’examen financier.

Même si ce sont des copies épurées de documents de procédures internes de l’ARC, ils sont très importants. On y trouve plein d’informations pertinentes. Nous recommandions ces deux lectures en priorité avant la préparation de la rencontre de vérification.

3- Réunissez et évaluez vos preuves documentaires.

Recherchez aussi toute preuve documentaire du projet expérimental. Retrouvez les rapports, les courriels, les photos, les compte-rendu de réunion, les tableaux d’analyse, les feuilles de temps, les tableaux de coûts par projet, les résultats d’analyse. Il faut les retrouver, les classer, en trouver d’autres. Depuis quelques années, il est devenu essentiel d’avoir de la documentation contemporaine.

Les conseillers de l’ARC s’attendent à accéder facilement à ces informations durant la rencontre. Vous devrez donc être prêt à répondre aux questions suivantes :

• Quel est votre processus de documentation ?
• Votre documentation est contemporaine au projet ou produite à posteriori ?
• Quelle documentation est disponible sur demande ?
• La documentation montre-t-elle les obstacles, les procédés, les expérimentations ?

4- Évaluez aussi votre dossier financier.

Avez-vous des documents de support comptable ? Voici des questions qui seront probablement posées à leur égard :

• Feuilles de temps (incluent-elles celles des dirigeants ?) ou vous le réclamez en proportion des efforts (à %) ?
• Structure des équipes. Combien de niveaux hiérarchiques sont réclamés ? (Un seul niveau de gestion est accepté)
• Réclamez-vous seulement des salaires ou des dividendes sont-ils inclus ?
• Comment distinguez-vous les efforts réclamés et ceux non réclamés ?
• Qu’est-ce qui est écrit sur les factures ? sur les contrats ?
• Peut-on voir tous les contrats signés avec vos sous-traitants ?
• Peut-on voir les contrats signés avec vos clients ?

5- Bâtissez votre argumentaire

Après une telle analyse, vos forces et faiblesses commencent à ressortir. Il faut maintenant commencer à construire notre argument. Comment va-t-on leur expliquer chaque projet et ses défis technologiques ? Sur quoi insister ? Comment contrer les faiblesses que nous avons identifié ? Comment nous appuyer sur les forces de notre dossier ?

Ici les questions du début sur les enjeux sont très utiles. Le conseiller ne comprend pas l’ampleur des coûts du projet 2 ? Sortons-lui un tableau des efforts détaillés par activité. Il ne voit pas d’incertitude technologique dans le projet 1 ? Retrouvons le rapport du consultant qui l’explique en détail, ou préparons une démonstration du prototype pour illustrer le problème, etc.

6- Construisez enfin une présentation préliminaire

Cette présentation du projet doit répondre aux 5 questions pour chaque projet. C’est cette présentation préliminaire qui sera présentée à vos employés à la première rencontre de préparation. Ils auront la responsabilité de la travailler et de l’adapter à leur façon de présenter.

En conclusion, une rencontre de vérification ne peut être prise à la légère. C’est un moment très important où l’argent réclamé est sur la table. Vous devez vous organiser pour vous défendre.

Dans un prochain article nous expliquerons ce qu’il faut démontrer au conseiller de l’ARC dans notre argumentaire principal.

Qu’en pensez-vous ? Avez-vous vécu des vérifications où vous n’aviez aucune idée de vos forces et de vos faiblesses jusqu’à ce que le « train soit sur vous » ? Comment vous êtes-vous préparés (ou pas) ? Quels furent les résultats ? Quelles leçons en avez-vous tiré ? Pourquoi ?

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Que faire si on est vérifié ?

La vérification effectuée par l’ARC est certes LE moment crucial dans tout le cycle de réclamation des crédits d’impôt à la RS&DE. On ne peut éviter une vérification, mais on peut certainement en minimiser les impacts négatifs. Dans les premiers articles de cette série, nous avons établi qu’avant toute chose, l’annonce d’une vérification de votre réclamation de RS&DE doit débuter en posant les bonnes questions pour comprendre les enjeux  Il faut ensuite sélectionner qui sera là.

Passons à la troisième étape : Comment préparer votre équipe à la rencontre de vérification.

Comment préparer votre équipe ?

« Personne ne rencontre les vérificateurs de Revenu Canada sans avoir été préparé, sans savoir son rôle et ce qui se passera avec le crédit d’impôt R&D »

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Se préparer pourquoi ?

Vos gens savent-ils quoi dire ? Comment le dire ? Comprenons-nous bien. Il ne s’agira pas de cacher de l’information ou de frauder l’impôt. Il est cependant essentiel de bien utiliser le temps qui nous est disponible pour convaincre l’ARC sans perdre du temps dans des sujets non pertinents. Il faut donc organiser efficacement notre rencontre.

• Ce n’est pas une rencontre comme les autres. Personne n’est habitué à ce genre de rencontre. Il ne s’agit pas de vendre un produit, ni de comprendre des besoins. Il s’agit de convaincre un auditeur du bien-fondé de notre réclamation, du fait que notre projet satisfait aux critères d’éligibilité. Les quoi ? Voilà précisément pourquoi il faut préparer tous ceux qui seront là durant la rencontre.
• Il s’agit de « rencontrer l’impôt ». Pour plusieurs employés, cette perspective est horrifiante. Ils n’ont jamais eu à rencontrer un cotiseur. Déjà pour plusieurs employés c’est difficile de rencontrer des clients. Mais là, c’est encore pire. C’est officiel. Pourquoi sont-ils-là ? Seront-ils poursuivis ou iront-ils en prison si ça tourne mal ? Ils ne savent pas ce qui s’en vient. L’inconnu fait peur. C’est pourquoi il faut démystifier, leur montrer ce qui se passera, leur présenter les conseillers de l’ARC, leur montrer l’ordre du jour et réduire leur anxiété face à cette situation inconnue pour eux.
• On ne connaît pas leur réaction en temps réel. Il faut les encadrer, les faire pratiquer à livrer le contenu pertinent. C’est la meilleure façon de s’assurer que le personnel donnera rapidement et directement les arguments importants durant cette rencontre. Sous la pression, certains se ferment, deviennent très nerveux et ils perdent le fil de leur argument. D’autres, au contraire, vont déballer plein d’informations inutiles et donneront vite l’impression d’une tentative de « noyer le poisson ». Bien les encadrer limite ce genre de risques.
• Chacun des individus présents à la rencontre doit savoir dans quoi il est embarqué, quel est son rôle, qu’est-ce qu’il doit dire ou pas et comment le dire. Sinon, cet individu représente un électron libre, une source potentielle de problème, ou de mauvaise citation pouvant affecter la décision du vérificateur.

Se préparer comment ?

« TOUS les présentateurs doivent se préparer et pratiquer leur présentation au moins deux fois avant la rencontre de vérification de votre réclamation de crédits R&D »

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Une bonne préparation du personnel s’étend sur au moins deux rencontres afin de se familiariser avec le déroulement. TOUS les présentateurs doivent se préparer et pratiquer leur présentation au moins deux fois.

• Dans la première préparation, tous sont informés de ce qui s’en vient, de leur rôle et des devoirs qu’ils auront à faire avant la seconde rencontre. Nous leur présentons les visiteurs de l’ARC, leur vision et l’ordre du jour. Nous leur demandons aussi de faire une présentation très préliminaire de leurs projets. Nous proposons un gabarit de présentation (ex. : une présentation Powerpoint contenant des extraits de la description, etc.) et un sommaire des coûts réclamés pour leur projet. Nous exposons les forces et faiblesses de leurs projets, afin d’obtenir leur point de vue. Souvent une faiblesse exposée ainsi peut être résolue en discutant avec le responsable technique.
• Entre la première et la seconde rencontre, les présentateurs doivent relire les descriptions soumises dans le formulaire T661, ils doivent retrouver toute documentation pertinente pour illustrer leur propos. Ils doivent enfin réorganiser la présentation et pour la livrer « dans leurs mots ».
• La seconde rencontre est plus efficace. Les présentateurs sont prêts. Il faut alors les écouter avec une oreille critique. Les guider pour éviter de se mettent les pieds dans les plats. Il faut les amener vers les meilleurs arguments, les meilleures tournures de phrase, les meilleurs exemples.

Cette préparation se fait dans une logique jeux de rôles. Les présentateurs doivent s’exprimer dans leurs mots, comme s’ils étaient à la rencontre. Quelqu’un (votre consultant) joue le rôle du conseiller de l’ARC. Ceci est nécessaire pour donner aux présentateurs la saveur, l’orientation requise et pour éviter les pièges tendus.

Démonstration ou prototype : Cette démo apporte-t-elle au débat ? Amène-t-elle des arguments importants ? Est-elle assez visuelle pour garder l’intérêt de l’auditeur ? Le temps supplémentaire de préparation et de présentation se justifie rarement par de vrais bénéfices. S’il n’y a pas d’avantage, on ne présente pas.

Conclusion

Il FAUT SE PRÉPARER adéquatement à la rencontre de vérification avec l’ARC. L’argent réclamé est alors sur la table et, si l’ARC est là, il y a de fortes chances qu’ils viennent contester l’une ou l,autre des activités réclamées par vous.

Dans le prochain article nous discutons quoi préparer avec votre équipe pour la rencontre de vérification.

Qu’en pensez-vous ? Avez-vous vécu des vérifications où vous n’aviez aucune idée de ce qui s’en venait jusqu’à ce que le « train soit sur vous » ? Comment vous êtes-vous préparés (ou pas) ? Quels furent les résultats ? Quelles leçons en avez-vous tiré ? Pourquoi ?

Vous avez aimé votre lecture ? Dites-le nous. Que devrait-on y ajouter ? Quels sujets vous intéressent ? Vous n’avez pas aimé cette lecture ? Dites le-nous. Qu’avez-vous moins apprécié dans ce texte ?

Que faire si on est vérifié ?

La vérification effectuée par l’ARC est certes LE moment crucial dans tout le cycle de réclamation des crédits d’impôt à la
RS & DE. On ne peut éviter une vérification, mais on peut certainement en minimiser les impacts négatifs. Dans le premier article de cette série, nous avons établi qu’à l’annonce d’une vérification de votre réclamation de RS & DE vous devez questionner les conseillers de l’ARC : Pourquoi notre dossier fut-il sélectionné ? Quels sont les enjeux ?

« Préparer une vérification de crédits R&D la veille : c’est beaucoup trop tard ».

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Passons à la seconde étape : Qui inviter à la préparation à la vérification.

Pourquoi et qui préparer ?

Il s’écoule au moins une à deux semaines entre l’annonce et la rencontre de vérification. Utilisez cette période pour réunir et préparer votre équipe pour cette rencontre. Trop souvent des clients ont repoussé la préparation jusqu’à la veille de la rencontre. La veille c’est trop tard. Il n’y a plus grand-chose à préparer.

Pourquoi se préparer ?

Il y a plein de bonnes raisons pour bien préparer la rencontre de vérification de votre réclamation RS & DE. Cette préparation est essentielle, car:

• C’est beaucoup d’argent pour vous

Vous avez des réclamations à votre mesure. Par exemple 50,000$ après impôt pour une PME c’est souvent la différence entre une perte et un profit en fin d’année. De plus, les projets questionnés sont souvent ceux qui représentent le plus d’argent. Si le projet est refusé cette année, il sera plus difficile encore à réclamer l’an prochain.

• C’est loin derrière

La vérification porte sur des activités qui ont eu lieu l’an dernier, parfois il y a deux ans ou plus … Certains employés ont quitté et la mémoire de ceux qui restent est très loin d’être précise pour raconter en détail ce qui s’est passé alors. Ça va vous prendre une bonne dose de mémoire collective et de « presse cerveau » pour reconstituer toute l’histoire. Et encore !

• C’est votre chance de convaincre l’ARC

Si votre réclamation est vérifiée c’est qu’il y a quelque chose qui cloche aux yeux de l’ARC. Le texte ne les a pas convaincus. Vous avez donc ici une seconde chance de les convaincre du bien-fondé de votre réclamation.

« Pour la rencontre de vérification de crédit R&D on n’amène et on ne forme que le personnel pertinent à notre argument »

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Préparer qui ?

On n’amène que le personnel pertinent à notre argument. Dans un projet en informatique par exemple, il est inutile d’amener les quatre programmeurs qui ont contribué. Le responsable de l’équipe, s’il est assez technique, devrait être en mesure de témoigner des principaux enjeux technologiques rencontrés.

• Normalement une personne suffit à présenter le côté technique d’un projet, une autre peut expliquer le côté comptable pour l’ensemble des projets.
• Le président ou le responsable de la R & D devrait être présent, préparé et disponible pour l’ensemble de cette rencontre.
• Vous avez utilisé des sous-traitants techniques et ils sont importants pour expliquer les défis rencontrés durant le processus ? Alors il faut les inviter à la préparation.

Attention, les sous-traitants sont une arme à double tranchant dans une rencontre de vérification. Ils doivent expliquer leur petite partie du projet. Et vous devez maintenir votre position de maître d’œuvre de la technologie et du projet. Idéalement, la présentation de vos sous-traitants devrait être du type : « on a demandé qu’ils fassent ceci dans tel contexte » et non : « on leur a demandé de résoudre le problème technique ». Donc, s’ils viennent expliquer qu’ils ont résolu la seule incertitude du projet, cela ne renforce pas votre position de leader technologique dans ce projet … et on est mieux de s’en passer.

• Vous jugez que les employés actuels ne sauront expliquer les problèmes et incertitudes vécus durant le développement de la technologie ? Il faut alors envisager de faire appel aux anciens employés qui étaient au cœur du projet.

Ça ne coûtera qu’une ou deux journées de leur temps et il est normalement possible d’obtenir la collaboration de leur nouvel employeur. C’est possible, bien sûr, si on est toujours en bons termes avec cet ex-employé…

• Attention à l’équilibre des forces en présence. Si l’ARC envoie deux personnes, il pourrait être indisposant de vous présenter à six ou sept en même temps.

Si toutes ces personnes sont nécessaires pour présenter votre argument, alors prévoyez un ordre d’apparition et de départ. De cette façon, par exemple, vous ne serez jamais plus du double qu’eux. Et tous les présents auront un rôle utile à ce moment.

• Vous avez utilisé les services d’un préparateur R & D ? Voilà le moment clé pour mesurer leur véritable utilité professionnelle.

Que savent-ils vraiment sur ce qui s’en vient ? Combien de vérifications ont-ils vécu ? Dans quel rôle ? Connaissent-ils les conseillers de l’ARC qui seront devant nous ? Que peuvent-ils en dire ? Quelle est leur propre réputation auprès de l’ARC ? Quelle approche de préparation ont-ils à offrir ? Combien de représentants le consultant amènera-t-il à la rencontre ?

• Vous n’avez pas de préparateur ou vous doutez de leur compétence pour vous appuyer dans cette étape ? Nous sommes là, bien sûr, même si vous avez utilisé un autre préparateur. L’important c’est d’avoir le meilleur appui disponible au moment crucial de défendre votre dossier. C’est votre argent, je le répète.

Un bon consultant R & D est essentiel pour la préparation de la rencontre et des négociations qui pourraient en découler. Mais il doit être discret pendant la rencontre, agissant un peu comme un garde-fou le long d’une route de montagne : utile au besoin seulement. Les conseillers de l’ARC préfèrent nettement parler avec vos employés… plutôt qu’à votre consultant R & D. La seule exception c’est si le consultant connaît TRÈS BIEN le conseiller. Encore là, le consultant peut servir à réduire la tension, à diriger la discussion vers les arguments pertinents, mais il ne deviendra jamais la vedette de la rencontre.

Dans le prochain article nous discutons comment préparer notre équipe pour la rencontre de vérification.

Qu’en pensez-vous ? Avez-vous vécu des vérifications où vous n’aviez aucune idée de ce qui s’en venait jusqu’à ce que le « train soit sur vous » ? Comment vous êtes-vous préparés (ou pas) ? Quels furent les résultats ? Quelles leçons en avez-vous tiré ? Pourquoi ?

RS & DE : que faire si on est vérifié ?

La vérification effectuée par l’ARC est certes LE moment crucial dans tout le cycle de réclamation des crédits d’impôt à la RS & DE. On ne peut éviter une vérification, mais on peut certainement en minimiser les impacts négatifs. Dans le premier d’une série de six articles au sujet de la vérification d’un dossier de RS & DE, nous débutons avec l’annonce de la visite.

Les questions AVANT la rencontre

Ça y est ! Vous avez reçu l’appel (ou la lettre) fatidique ! Votre réclamation RS & DE a été sélectionnée pour une vérification !

Que ce soit 50,000$ ou 500,000$, cet argent est important pour vous. De plus, ils révisent souvent deux ou même trois années à la fois. Ça fait beaucoup d’argent sur la table !!!

Que faire ? Vous avez trois choix :

• Paniquer,
• Ne rien faire,
• Vous préparer à cette vérification

Ce sont là deux mauvais choix et un bon. Êtes-vous prêt à y faire face ?

« Informez-vous, c’est de VOTRE argent et de votre dossier qu’il s’agit. Vous ne serez jamais trop bien préparé pour la rencontre de vérification du crédit RS&DE.»

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Comprendre ce qui s’en vient

Avant tout, il faut poser les bonnes questions pour préparer des réponses adéquates. La plupart de ces questions trouvent leur réponse dans la lettre ou l’appel annonçant la vérification. Si les réponses n’y sont pas, vous avez le droit, comme contribuable, d’avoir des réponses satisfaisantes à toutes ces questions. Rappelez le signataire et posez ces questions AVANT la rencontre.

De quel type de rencontre s’agit-il ?

• Est-ce une rencontre de type SCAND (Service consultatif aux nouveaux demandeurs) où le dossier est pré-approuvé, mais qui permet de rencontrer le personnel de l’ARC qui s’occupera de votre dossier ?
• Est-ce une rencontre dite de courtoisie, de révision ou de vérification ? Le nom peut varier mais le but reste le même : examiner plus en profondeur un ou des aspects ou alors la totalité de votre réclamation.

Qui sera là ?

• Le conseiller financier (CF) seulement ou le conseiller en recherche et technologie (CRT) ou les deux ?
• Ce sont les mêmes conseillers qu’à votre dernière rencontre de vérification ? Depuis combien de temps s’occupent-ils de notre dossier ?
• Si le conseiller financier vient seul, est-ce à dire que le dossier technique est accepté ? ou le CRT viendra-t-il plus tard ?
• Qui veulent-ils rencontrer ? Le responsable technique du (des)projet(s), le responsable des coûts ? Un employé particulier ? Pourquoi eux ?
• Connaissent-ils vos consultants-préparateurs en R & D ? Certains consultants sont mieux perçus par l’ARC que d’autres. Leur présence à la rencontre sera-t-elle favorable ou pas pour votre dossier ? Oui, oui, vous pouvez leur demander.

Quel est l’objet de la rencontre – quels sont les enjeux ?

• Vous avez droit, comme contribuable, de connaître à l’avance les enjeux, les raisons principales de cette rencontre. Qu’est-ce qui sera à l’étude ? Quelles sont les préoccupations à éclaircir ? Encore une fois, Ne vous contentez pas de généralités du genre « un peu toute la réclamation » ou « les incertitudes ». De quelle incertitude s’agit-il ? Pourquoi celle-là ne vous semble pas éligible ? Quels sont les enjeux ? Les coûts ? Pourquoi ? Leur ampleur ? La quantité de ressources réclamées ? la documentation ? etc…
• Connaître l’objet de leurs préoccupations vous permettra de mieux vous préparer et de leur donner les bonnes réponses à leurs questions. Le processus n’en sera que plus clair et rapide. Est-ce un projet en particulier qui fait obstacle ? ou le lien entre les coûts et les activités réclamées ? Quel est, selon vous, l’enjeu avec ce projet ?
• Si un sous-ensemble des projets est sélectionné, est-ce à dire que tous les autres sont acceptés ? ou est-ce un test avant de vérifier les autres ?

Ont-ils besoin d’information supplémentaire AVANT la rencontre ?

Normalement vous devez être prêt à fournir des informations de base (tableau des coûts par projet, prototypes, structure des équipes, etc.) pendant la rencontre. Typiquement, ils s’attendent à voir tous les documents que vous avez coché aux lignes 270 à 282 du formulaire T661. Vous pouvez démontrer votre collaboration en demandant s’ils souhaitent certains types d’information supplémentaire AVANT la rencontre.

La demande d’information supplémentaire est souvent un indice de ce qui est recherché. Mais il faut connaître les enjeux identifiés par les vérificateurs pour préciser notre position sur ces sujets.

• Ils demandent un tableau des efforts détaillé par activité par ressource ? C’est possiblement un enjeu d’ampleur des efforts réclamés. Ils recherchent peut-être une logique pour réduire les coûts.
• Ils demandent des documents d’architecture, d’analyse ou des plans ? Ce sont des enjeux du côté des incertitudes technologiques. Comment pouvez-vous démontrer que les défis recherchés dépassaient la pratique courante ? C’Était quoi la pratique courante ? La façon « normale » de procéder ? Qu’avez-vous fait de plus et pourquoi ?

Combien de temps est prévu pour la rencontre ?

Il faut compter jusqu’à une demie journée d’étude par projet révisé. Une rencontre plus longue peut indiquer que les conseillers de l’ARC veulent aller plus en profondeur, qu’ils sont sceptiques face à l’un ou l’autre des projets. Demandez-leurs à quoi ils s’attendent de cette rencontre : plus de détails techniques, des démonstrations, des prototypes, etc. ?? La mise en place d’une démonstration ou d’un prototype peux demander une certaine préparation mais cela apporte rarement des résultats. Vous avez droit de savoir si c’est ce à quoi ils s’attendent, si ce sera en mesure de mieux les convaincre. Quel est leur agenda de la rencontre ?

Des réponses claires à toutes ces questions et à d’autres sont nécessaires pour votre préparation à la rencontre de vérification.

Informez-vous, c’est de VOTRE argent et de votre dossier qu’il s’agit. Vous ne serez jamais trop bien préparé.

Dans le prochain article nous verrons pourquoi il est essentiel de se préparer à la rencontre de vérification.

Qu’en pensez-vous ? Avez-vous vécu des situations où vous n’aviez aucune idée de ce qui s’en venait jusqu’à ce que le « train soit sur vous » ? Comment avez-vous réagi en recevant l’appel à être vérifié ? Pourquoi ?

10 questions : évaluer le risque de vérification RS & DE

« Êtes-vous certain d’obtenir votre prochain crédit d’impôt RS&DE au complet ? On peut limiter la probabilité d’être vérifié.»

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Faire face à la réalité

Êtes-vous certain d’obtenir votre prochain crédit d’impôt pour la recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE) ? D’où vient cette certitude ?

C’est un fait : Il y a eu plus de vérifications de dossiers RS & DE et de demandes d’informations supplémentaires par l’Agence du revenu du Canada (ARC) depuis quelques années. Pourtant la loi et les principales circulaires de l’ARC m’ont pas changé. Alors pourquoi ?

Pourquoi ?

Plusieurs facteurs expliquent cette augmentation :

• Il y a plus de conseillers en recherche technologie (CRT) à l’ARC,
• L’interprétation des circulaires d’information est plus restrictive,
• Le processus d’analyse des dossiers est plus rigoureux.

De plus,

• Chaque année en moyenne 20 % à 30 % des dossiers sont vérifiés,
• La plupart des nouveaux réclamants sont rencontrés dès la première année,
• Depuis quelques années, l’ARC a pourchassé les contribuables et les conseillers en R&D qui présentaient des profils de réclamation RS & DE exagérés.

Cela ne m’arrivera pas à moi …

Plusieurs se croient à l’abri. Ils se réconfortent avec des « pensées magiques » telles que :

• Nous ne sommes pas vérifiés depuis plusieurs années,
• Nous obtenons toutes nos réclamations sans problèmes, on a la « recette »,
• Après la vérification, il y a deux ans, ils nous ont tout accordé,
• C’est un petit crédit de moins de 100,000 $, on passe donc « sous le radar ».

Désolé de vous contredire mais ce n’est pas comme cela que ça fonctionne.

10 facteurs de risque de vérification RS & DE

Plusieurs facteurs peuvent augmenter significativement votre risque d’être vérifié pour la RS & DE. Nous présentons ici dix des plus fréquents indices :

1. Vous réclamez le même projet de RS & DE depuis plus de deux ans ?

Après deux ou trois ans les objectifs et les incertitudes technologiques devraient être résolues. Pourquoi ce projet est-il toujours réclamé en RS & DE ?

2. Vous n’avez pas été vérifié depuis plus de trois ans ?

En moyenne, on doit s’attendre à être sélectionné pour une révision à tous les trois à cinq ans, et plus fréquemment encore s’il y a eu des problèmes lors de la dernière vérification. À partir de la quatrième année votre probabilité d’être vérifié augmente significativement à chaque année. Un jour prochain ce sera à votre tour, même si vos descriptions sont extraordinaires !

3. La dernière vérification n’était que financière, en fait, votre dernière vérification de l’aspect technique date de … vous ne savez plus quand en fait.

Voir la réponse précédente. Il ne faut pas se laisser berner par le fait qu’on a eu un visiteur ou qu’on a répondu à des questions financières. Le conseiller en recherche et technologie (CRT) a un agenda chargé et il peut très bien décider de reporter sa vérification technique d’un an ou deux … il pourra alors étudier les réclamations de plus d’une année à la fois.

4. « On a été cotisé alors c’est accepté. »

Regardez bien l’avis de cotisation qui fut envoyé par le fédéral : est-ce que l’on y dit que votre réclamation RS & DE est acceptée ou qu’elle est accordée sans révision, et sujette à une révision ultérieure ? L’ARC se réserve le droit de revenir un ou deux ans en arrière, et plus encore si elle suspecte une fraude.

5. Lors de la dernière vérification, le rapport du CRT contenait des recommandations. Les avez-vous suivies ?

À la conclusion d’une vérification technique, le CRT émet un rapport d’analyse de l’aspect scientifique de votre réclamation et il y souligne ses préoccupations et certains points à améliorer. Vous a-t-il avisé de certaines non-conformités ? À votre prochaine vérification, vous risquer d’être pénalisé sans aucun recours si vous n’avez pas corrigé ces situations, …

6. Vos dépenses réclamées ont augmenté de plus de 25% en un an ? ou plus de 50% en deux ans ?

Plusieurs facteurs financiers peuvent déclencher une vérification. L’augmentation rapide des coûts réclamés est la plus fréquente d’entre elles.

7. Lors de votre dernière vérification votre CRT de l’ARC était-il très âgé ?

Plusieurs CRT ont pris leur retraite ces dernières années. Si c’est le cas de votre conseiller, le nouveau peut avoir une nouvelle perspective sur votre dossier.

8. Les principaux actionnaires de votre compagnie sont réclamés à plus de 30 % de leur temps en RS & DE ?
9. Plusieurs de vos ressources sont réclamées en RS & DE à 100% de leur temps ?

Ces deux dernières questions sont des indices d’une faible ségrégation des coûts – ou d’une « optimisation » non supportée. Ce genre d’indice mérite souvent une visite de validation de vos façons de distinguer vos coûts de RS & DE de ceux du développement courant.

10. Qui a rédigé vos descriptions techniques ? Était-il un nouveau dans votre dossier ?

Un changement de rédacteur ou de préparateur présente souvent le dossier sous une nouvelle lumière. Le lecteur qui s’était développé une compréhension peut être amené à se questionner en voyant la nouvelle présentation.

Même si votre dossier RS & DE est choisi pour une vérification, vous pouvez tout de même obtenir tous vos crédits. Mais il faut alors traverser une étape supplémentaire et un processus dont vous pouvez bien vous passer.

On ne peut éviter une vérification de la RS & DE. On peut cependant limiter la probabilité d’une vérification.

Qu’en pensez-vous ? Êtes-vous sûr d’obtenir tous vos crédits sans vérification ? Quelles raisons vous a-t-on donné la dernière fois que vous avez été vérifié ?