Comment documenter la RS&DE : une méthode simple et économique

Comment peut-on satisfaire les exigences accrues de documentation de l’ARC ? Qu’est-ce qui se fait en pratique dans l’industrie pour documenter les projets de RS&DE ?

Une réponse simple consiste à citer le guide T 4088 pour compléter le formulaire T661 :

« Il est important de conserver des preuves à l’appui de votre demande (par exemple : renseignements, registres, documentation) afin de justifier que les travaux de recherche scientifique et de développement expérimental (RS&DE) ont été effectués et que les dépenses déductibles ont été engagées. (…) En fait, la documentation contemporaine datée, signée et spécifique aux travaux effectués est la meilleure preuve que vous puissiez fournir à l’appui des travaux demandés. »

C’est bien beau en théorie, mais en pratique, comment produire et maintenir des preuves contemporaines et mieux satisfaire aux exigences de l’ARC ?

Mesurez-vous le niveau croissant de risque auquel vous soumettez votre réclamation si vous n’avez pas encore mis en place un système de documentation continue de vos activités de RS&DE ?

Historique

La position de l’ARC au sujet de la documentation a beaucoup évolué au cours de la dernière décennie. C’était une question secondaire à l’époque mais maintenant la mise en place d’un dossier de preuve contemporain est pratiquement devenu un critère supplémentaire. Depuis quelques années, c’est devenu la cinquième question permettant de déterminer s’il y a de la RS&DE. Le raisonnement derrière tout cela c’est que la production d’enregistrement est devenue une caractéristique déterminante de la RS&DE. Donc s’il y a une documentation insuffisante alors non seulement le travail n’est pas pris en charge, mais ça ne doit pas être de la RS&DE.

Dans le contexte des restrictions budgétaires des dernières années, la mentalité de récupération a prospéré à l’ARC. La documentation a été vue comme un moyen potentiellement rapide de mettre de côté les revendications lorsque la charge de travail a alourdi le programme. La preuve documentaire est pour l’ARC un excellent moyen d’obtenir des taux intéressants de récupération (ou de rejet) des crédits d’impôt. Tout ce qu’il faut c’est de passer d’une position « qui apparaît raisonnable » à celle de « prouvez-le! ».

Documentation contemporaine

Ainsi, l’exigence d’une documentation contemporaine implique que l’information reconstruite plus tard (ex. : les rapports produits en fin d’année) a moins de valeur aux yeux de l’ARC. L’ARC est à la recherche de la documentation qui a été « produite naturellement au cours d’un projet et qui devrait être suffisante pour appuyer une demande de RS & DE ».

Certains réclamant croient que cela signifie que toute paperasse relative au projet devrait satisfaire l’ARC. Ça ne fonctionne pas comme cela.

La véritable signification de cette exigence c’est que la génération des pièces justificatives est une caractéristique d’un projet de RS & DE. Répétons ici le raisonnement de l’ARC : Si les documents produits dans le cours normal d’un projet ne sont pas suffisants pour appuyer une demande, le projet est non seulement non pris en charge comme de la RS&DE, mais ce n’en est pas.

Donc, il faut démontrer à l’ARC que tout au long de l’année vous identifiez rapidement vos projets éligibles, et que vous les gérez comme des projets de RS&DE distincts de vos autres projets de développement.

Un système de documentation simple et à faible coût

Il est illusoire de s’imaginer que les petits et les moyens réclamant vont mettre en place des cahiers de laboratoire détaillés dédiés à la recherche, et qu’ils vont se doter des équipements et des spécialistes de la documentation scientifique qu’une telle approche semble exiger.

C’est pourquoi nous présentons ici une approche simple à mettre en place et efficace. L’essentiel de ce système repose sur deux piliers : C’est

• Un système de documentation continue
• Appuyé sur vos ressources-clé des projets.

Il s’agit donc de créer un système pour capturer les activités éligibles durant l’année, et pour :

• Être utilisé régulièrement par les employés parce qu’il n’est pas lourd et encombrant,
• Faciliter la préparation des formulaires de fin d’année (T661), et
• Satisfaire aux exigences de l’ARC.

Voici la solution :

1- Formez votre personnel de développement à reconnaître les activités éligibles en :

• Assistant aux séminaires publics de l’ARC.
• Formant tout le personnel de gestion de projets et des équipes de R&D.
• Rafraîchissant les mémoires et informant des nouveautés.

2- Mettez en place un système formel de marquage des projets dès que l’équipe de développement rencontre ses premiers problèmes majeurs.

• Les équipes de développement peuvent utiliser des filtres ou des marqueurs distinctifs pour identifier les activités de RS & DE et en archiver les résultats.

3- Motivez le personnel à enregistrer les activités potentiellement éligibles

• Rappelez-leur l’importance du programme pour l’entreprise – réduction des impôts, augmentation des liquidités, emplois maintenus, etc.
• Transférez une partie des résultats des réclamations de crédits d’impôt RS&DE au budget des projets R&D afin qu’ils s’équipent ou qu’ils initient de nouvelles recherches intéressantes
• Mettez en place un programme de bonus individuel incitatif pour souligner leur contribution au succès des réclamations.

4- Demandez aux équipes de développement des « certificats de naissance » au début d’un projet

• Le certificat de naissance est un aperçu condensé qui identifie, tôt dans le processus :
  • Les principales contraintes et défis technologiques ;
  • Les incertitudes technologiques potentielles ;
  • Les progrès technologiques potentiels recherchés ;
  • Les approches ou hypothèses potentielles – prouvées et non prouvées.
• Le certificat est utilisé comme point de départ pour le formulaire T661.
• Archivez les certificats de naissance ou incluez-les dans vos rapports de gestion normale.

5- Contrôlez le système et la conformité de son application

• Nommez un leader technique pour travailler avec le contrôleur
• Identifiez les projets offrant un bon potentiel de réclamation et rédigez pour chacun un plan des travaux à réaliser
• Organisez des rencontres régulières de suivi de projets et conservez-en copie des minutes et des actions en découlant
• Révisez régulièrement les dossiers de documentation

6- Produisez des rapports périodiques de progrès des travaux suite aux certificats de naissance :

• Prenez en note :
  • Les problèmes rencontrés,
  • Les hypothèses soulevées,
  • Le progrès des résultats,
  • La résolution des problèmes
  • Les événements majeurs.
• Recueillez et archivez ces rapports sur une base régulière (hebdomadaire, bi mensuel, etc.).
• Incluez diverses formes de rapports telles que :
  • Rapport de résultats de tests pour les activités de RS&DE
  • Revues de conception
  • Rapports concernant des événements majeurs,
  • Rapports réguliers sur des situations particulières,
  • Brouillons de formulaire T661, etc.

7- Conservez une copie complète de chaque prototype clé incluant ses données d’exécution, son environnement de production et de test.

8- Développez un système pour ségréguer les activités éligibles de celles de routine :

• Établissez un département distinct pour l’équipe de R&D
• Distinguez les enjeux de technologie de ceux de développement de nouveaux produits
• Mettez en place une codification des projets avec sous-codes pour identifier les activités de RS&DE
• Enregistrez les activités expérimentales et reliez-lez au plan du projet dans votre système de gestion de projet
• Assurez-vous de bien enregistrer le temps par employé par activité, surtout pour les activités éligibles.

9- Suivez les dépenses :

• Plans et rapports sur l’allocation réelle des ressources ;
• Feuilles de temps détaillées par activité de RS&DE ;
• Résumés périodiques des superviseurs.
• Maintenez à jour, pour chaque employés et sous-traitants :
  • Nom et coordonnées
  • Le nombre d’heures ou la proportion de leur temps utilisé sur les activités éligibles, par projet
  • Le lien avec le système de paie et le G/L
  • Les qualifications de chacun pour ce projet :
    • Leur rôle (technique)
    • Formation/expérience
    • Années d’expérience
    • Date d’arrivée / départ du projet
    • Commentaires, contribution spéciale, etc.
  • Identifiez et documentez les activités indirectes et de soutien nécessaires au progrès des activités de RS&DE :
    • Préparation des équipements et du matériel
    • Expérimentation et analyse des résultats
    • Enregistrement des mesures, calculs et graphiques
    • Identification d’activités éligibles de support
    • Coordination directe des activités de RS&DE
  • Documentez le coût des matériaux consommés et/ou transformés
    • Révisez la définition de matériaux consommés et de matériaux transformés (méthode traditionnelle)
    • Notez les matériaux vendus ou convertis pour un usage commercial
  • Conservez copie signée des contrats de sous-traitance et des contrats clients concernés par vos projets de RS&DE

10- Conservez toute autre information pouvant servir de back-up, le cas échéant

Conclusion

Ainsi donc, la mise en place d’un tel système génère plusieurs avantages importants :

• Un meilleur suivi de la R & D
• Un dépistage hâtif des réclamations
• Une meilleure compréhension de la R & D par tous
• Une réduction du risque d’échapper des projets éligibles
• Une meilleure probabilité de satisfaire aux exigences de l’ARC
• Une augmentation de la valeur des réclamations de RS & DE

Et vous, quelles sont vos expériences et vos trouvailles en matière de documentation des activités de RS&DE ? Avez-vous besoin d’aide pour la mise en place d’un tel système économique de documentation pour vos réclamations ?