RS&DE – Comment documenter l’incertitude et l’écart à la technologie ?

La documentation des projets et des activités réclamées à titre de RS&DE prend de plus en plus d’importance dans le processus de réclamation de ces crédits. Nous examinons ici pourquoi il est difficile de documenter l’incertitude technologique, surtout dans le contexte de développement expérimental (DE). Nous proposons une méthode simple pour documenter la pratique courante et « l’écart à la technologie » qui fera mieux ressortir cette incertitude.

1-     Pourquoi il est difficile de documenter l’incertitude technologique

Ces dernières années, l’ARC a insisté sur l’importance de la documentation au point de presque en faire un nouveau critère d’éligibilité. Ces jours-ci beaucoup de demandes écrites d’information complémentaire par l’ARC incluent une demande d’exemples de la documentation du projet. On en est rendu au point où la question de la documentation est l’un des principaux obstacles à l’obtention de crédits à la RS & DE.

1.1 Pas de directive claire

À première vue, cette exigence peut sembler difficile à mettre par écrit. Et pourtant cette question pourrait être résolue à l’avantage de tout le monde si l’ARC émettait tout simplement une sorte de « standard » qui montrerait aux vérificateurs et aux contribuables ce qui est nécessaire pour appuyer une demande de RS & DE.

Bien sûr, il y a l’annexe 2 du « Guide pour compléter le formulaire T661 – T4088 ». Mais ce ne sont que des exemples. L’ARC n’y précise pas ce qui est requis, nécessaire et suffisant.

1.2 L’effet de ne pas définir clairement les exigences

L’ARC n’a pas fourni de directives écrites plus précises sur ses exigences de documentation. Ceci fait en sorte que les CRT peuvent toujours indiquer un « manque de documentation » ou « dossier insuffisant pour détailler le travail réclamé » comme motif pour refuser une demande. Comme il n’y a pas de norme écrite ou de test clair pour définir ce qui est nécessaire, il est presque impossible pour un contribuable de contester une telle décision.

Justifier une évaluation négative de RS & DE par l’expression « documentation insuffisante » est très facile et rentable pour l’ARC. C’est certainement beaucoup plus efficace que d’exiger du CRT une explication rationnelle et documentée du pourquoi il juge qu’il n’y a pas d’incertitude technologique ou de progrès technologique.

2-     Le cas du développement expérimental (DE)

Documenter en entreprise est bien plus problématique encore, parce que la plupart des entreprises réclamant de la RS&DE réclament en fait du développement expérimental (DE). L’objectif initial de ces projets est normalement de créer un « produit ou un procédé nouveau ou amélioré » mais pas de créer de la connaissance. Ce problème est compliqué par le fait qu’il existe deux types de documents requis :

2.1 Des enregistrements comptables et de temps :

Cette exigence est assez facile à satisfaire et la plupart des entreprises peuvent mettre en place un procédé simple pour s’y conformer.

• Vous devez prouver qui travaille quand sur ce projet, vous le faites avec des :
  • feuilles de temps,
  • contrats et des factures de sous-traitants,
  • rapports fréquents, et
  • d’autres documents de l’époque.
• Vous vous assurez que les heures travaillées sont suivies par projet, par activité et par employé. Il faut aussi une explication claire de la fin du projet appuyé par des faits.
• Vous utilisez une chronologie formelle et / ou un diagramme de Gantt.

2.2 Des documents techniques

Ces documents doivent corroborer que les activités réclamées comme RS & DE ont été réellement réalisées et dans la période de la réclamation.

La documentation du développement d’un nouveau produit est normalement axée sur le progrès du projet et sur la satisfaction des exigences et spécifications des clients. Mais ce n’est pas le langage ni ce que recherche le CRT de l’ARC.

Il est donc essentiel de produire une documentation spécifique au projet de RS&DE. Elle sera concentrée sur trois exigences de base de l’ARC rarement documentées dans un projet de développement d’un produit :

• La pratique courante pour cette technologie dans cette industrie a été définie et mesurée par rapport à au moins une référence,
• Il faut démontrer que l’on va au-delà d’ingénierie de routine et de la pratique courante. Pour ce faire, il s’agit de définir et de démontrer l’écart entre
  • ce que l’on souhaite réaliser, et
  • ce qui ne peut PAS être fait en utilisant la technologie existante et les connaissances de la pratique courante,
• Il faut aussi caractériser le processus expérimental utilisé :
  • les solutions explorées,
  • les hypothèses générées,
  • l’expérimentation,
  • l’analyse,
  • les résultats et conclusions tirées, et
  • qui a travaillé sur ces activités

3- Documenter la pratique courante et « l’écart technologique »

L’ARC n’exige pas seulement de démontrer le travail effectué. Il faut de plus en plus prouver en premier lieu que ce travail représente un « progrès » par rapport à « l’état de l’art » (aussi appelé pratique courante) de la technologie. Si cette étape est ratée, le contribuable peut avoir une excellente preuve de ses recherches, mais il ne satisfait toujours pas la cinquième question pour identifier s’il y a de la RS&DE.

Une fois que cet « état de l’art » est défini, il est plus facile de décider quels documents représentent le « processus expérimental » ou des activités qui sont ou ne sont pas de la RS&DE et pourquoi. Cette étape dépasse les exigences absolues pour réclamer des crédits d’impôt RS&DE. Mais c’est une méthode efficace pour mieux défendre les réclamations. Et ça ouvre la voie à une protection supplémentaire de la propriété intellectuelle lors de la commercialisation.

Après avoir établi, défini et réuni les faits pertinents à « l’état de l’art », il faut préciser ce qui était possible avec cette technologie et le comparer à ce qui était nécessaire pour réaliser notre projet. Voilà la clé pour définir l’incertitude rencontrée dans un projet de RS & DE. Nous appelons cela « l’écart technologique ».

4- Conclusion

En conclusion, l’analyse de l’écart technologique et les documents retraçant les étapes essentielles du processus expérimental devraient normalement satisfaire le CRT de l’ARC. Notons de plus que la date à laquelle cet écart a été reconnu comme une barrière centrale est souvent utilisée pour établir le début du projet de RS & DE. Il faut donc écrire et dater les documents où nous définissons cet écart à la technologie.

Et vous, qu’en pensez-vous ? Comment définissez-vous l’incertitude technologique pendant le déroulement de vos projets de RS&DE ? Avez-vous des trucs ? des façons de faire ou des idées à partager à ce sujet ? Comment l’ARC a-t-elle réagi à vos mécanismes de documentation ?

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