Comment préparer la vérification RS&DE ?

La vérification effectuée par l’ARC est certes LE moment crucial dans tout le cycle de réclamation des crédits d’impôt à la RS&DE. On ne peut éviter une vérification, mais on peut certainement en minimiser les impacts négatifs. Dans des articles précédents de cette série, nous avons établi la nécessité de connaître les enjeux de la vérification et nous avons discuté qui sera présent pour cette rencontre importante. Dans cet article, nous discutons comment se préparer à la rencontre.

Se préparer comment ?

Préparer une rencontre de vérification demande beaucoup d’humilité. Il faut regarder notre dossier avec l’œil très critique du vérificateur.

1- Réviser le contenu de votre réclamation avec les responsables

D’abord, il est facile de mettre des lunettes roses et de se dire que nos projets sont tous éligibles parce que nous avons obtenu tous nos crédits depuis tant années. Mais cela ne veut rien dire.

Si votre réclamation est en vérification cette année c’est que certains y ont vu des faiblesses, ce qu’ils appellent des enjeux. La rencontre de vérification servira aux conseillers du Ministère à démontrer que leurs intuitions étaient bonnes, ou alors elle vous servira à démontrer le bien-fondé de votre réclamation.

Soyez objectif

Je sais, c’est difficile. C’est votre projet et vous croyez vraiment qu’il est éligible. Mais il faut évaluer froidement la valeur RS&DE de votre dossier. Il vous faut peut-être ici un peu d’aide de l’extérieur. Quelqu’un de neutre face à votre dossier et qui connaît ce processus de vérification.

Identifiez d’abord vos forces et vos faiblesses pour chaque projet dans votre dossier, en commençant par celui qui représente le plus de coûts réclamés.

Relisez les documents envoyés à l’ARC : votre formulaire T661 de cette année-là, celui de l’année précédente et tout autre précision  fournie à l’ARC par la suite. Quelle perception votre lecteur peut-il s’être bâtie en lisant cela (et rien d’autre) ? Le lecteur trouve-t-il facilement les réponses aux cinq questions utilisées pour déterminer l’éligibilité des travaux ?

Comment peut-on le convaincre que nous avons fait la distinction entre les activités de développement courant et celles de RS&DE ? Le lecteur s’attend à ce que le projet de RS&DE soit géré comme un projet de recherche systématique. Voit-il les incertitudes, les hypothèses, les expérimentations et les résultats de tests ?

2- Consultez les guides de l’ARC concernant l’examen

Relisez ensuite les guides de l’ARC. Depuis quelques années, l’ARC a rendu public deux documents importants pour préparer la vérification : le guide de l’examen technique et le manuel d’examen financier.

Même si ce sont des copies épurées de documents de procédures internes de l’ARC, ils sont très importants. On y trouve plein d’informations pertinentes. Nous recommandions ces deux lectures en priorité avant la préparation de la rencontre de vérification.

3- Réunissez et évaluez vos preuves documentaires.

Recherchez aussi toute preuve documentaire du projet expérimental. Retrouvez les rapports, les courriels, les photos, les compte-rendu de réunion, les tableaux d’analyse, les feuilles de temps, les tableaux de coûts par projet, les résultats d’analyse. Il faut les retrouver, les classer, en trouver d’autres. Depuis quelques années, il est devenu essentiel d’avoir de la documentation contemporaine.

Les conseillers de l’ARC s’attendent à accéder facilement à ces informations durant la rencontre. Vous devrez donc être prêt à répondre aux questions suivantes :

• Quel est votre processus de documentation ?
• Votre documentation est contemporaine au projet ou produite à posteriori ?
• Quelle documentation est disponible sur demande ?
• La documentation montre-t-elle les obstacles, les procédés, les expérimentations ?

4- Évaluez aussi votre dossier financier.

Avez-vous des documents de support comptable ? Voici des questions qui seront probablement posées à leur égard :

• Feuilles de temps (incluent-elles celles des dirigeants ?) ou vous le réclamez en proportion des efforts (à %) ?
• Structure des équipes. Combien de niveaux hiérarchiques sont réclamés ? (Un seul niveau de gestion est accepté)
• Réclamez-vous seulement des salaires ou des dividendes sont-ils inclus ?
• Comment distinguez-vous les efforts réclamés et ceux non réclamés ?
• Qu’est-ce qui est écrit sur les factures ? sur les contrats ?
• Peut-on voir tous les contrats signés avec vos sous-traitants ?
• Peut-on voir les contrats signés avec vos clients ?

5- Bâtissez votre argumentaire

Après une telle analyse, vos forces et faiblesses commencent à ressortir. Il faut maintenant commencer à construire notre argument. Comment va-t-on leur expliquer chaque projet et ses défis technologiques ? Sur quoi insister ? Comment contrer les faiblesses que nous avons identifié ? Comment nous appuyer sur les forces de notre dossier ?

Ici les questions du début sur les enjeux sont très utiles. Le conseiller ne comprend pas l’ampleur des coûts du projet 2 ? Sortons-lui un tableau des efforts détaillés par activité. Il ne voit pas d’incertitude technologique dans le projet 1 ? Retrouvons le rapport du consultant qui l’explique en détail, ou préparons une démonstration du prototype pour illustrer le problème, etc.

6- Construisez enfin une présentation préliminaire

Cette présentation du projet doit répondre aux 5 questions pour chaque projet. C’est cette présentation préliminaire qui sera présentée à vos employés à la première rencontre de préparation. Ils auront la responsabilité de la travailler et de l’adapter à leur façon de présenter.

En conclusion, une rencontre de vérification ne peut être prise à la légère. C’est un moment très important où l’argent réclamé est sur la table. Vous devez vous organiser pour vous défendre.

Dans un prochain article nous expliquerons ce qu’il faut démontrer au conseiller de l’ARC dans notre argumentaire principal.

Qu’en pensez-vous ? Avez-vous vécu des vérifications où vous n’aviez aucune idée de vos forces et de vos faiblesses jusqu’à ce que le « train soit sur vous » ? Comment vous êtes-vous préparés (ou pas) ? Quels furent les résultats ? Quelles leçons en avez-vous tiré ? Pourquoi ?

Vous avez aimé votre lecture ? Dites-le nous. Que devrait-on y ajouter ? Quels sujets vous intéressent ? Vous n’avez pas aimé cette lecture ? Dites nous-le. Qu’avez-vous moins apprécié dans ce texte ?