Que faire si on est vérifié ?

La vérification effectuée par l’ARC est certes LE moment crucial dans tout le cycle de réclamation des crédits d’impôt à la RS&DE. On ne peut éviter une vérification, mais on peut certainement en minimiser les impacts négatifs. Dans les premiers articles de cette série, nous avons établi qu’avant toute chose, l’annonce d’une vérification de votre réclamation de RS&DE doit débuter en posant les bonnes questions pour comprendre les enjeux  Il faut ensuite sélectionner qui sera là.

Passons à la troisième étape : Comment préparer votre équipe à la rencontre de vérification.

Comment préparer votre équipe ?

Se préparer pourquoi ?

Vos gens savent-ils quoi dire ? Comment le dire ? Comprenons-nous bien. Il ne s’agira pas de cacher de l’information ou de frauder l’impôt. Il est cependant essentiel de bien utiliser le temps qui nous est disponible pour convaincre l’ARC sans perdre du temps dans des sujets non pertinents. Il faut donc organiser efficacement notre rencontre.

• Ce n’est pas une rencontre comme les autres. Personne n’est habitué à ce genre de rencontre. Il ne s’agit pas de vendre un produit, ni de comprendre des besoins. Il s’agit de convaincre un auditeur du bien-fondé de notre réclamation, du fait que notre projet satisfait aux critères d’éligibilité. Les quoi ? Voilà précisément pourquoi il faut préparer tous ceux qui seront là durant la rencontre.
• Il s’agit de « rencontrer l’impôt ». Pour plusieurs employés, cette perspective est horrifiante. Ils n’ont jamais eu à rencontrer un cotiseur. Déjà pour plusieurs employés c’est difficile de rencontrer des clients. Mais là, c’est encore pire. C’est officiel. Pourquoi sont-ils-là ? Seront-ils poursuivis ou iront-ils en prison si ça tourne mal ? Ils ne savent pas ce qui s’en vient. L’inconnu fait peur. C’est pourquoi il faut démystifier, leur montrer ce qui se passera, leur présenter les conseillers de l’ARC, leur montrer l’ordre du jour et réduire leur anxiété face à cette situation inconnue pour eux.
• On ne connaît pas leur réaction en temps réel. Il faut les encadrer, les faire pratiquer à livrer le contenu pertinent. C’est la meilleure façon de s’assurer que le personnel donnera rapidement et directement les arguments importants durant cette rencontre. Sous la pression, certains se ferment, deviennent très nerveux et ils perdent le fil de leur argument. D’autres, au contraire, vont déballer plein d’informations inutiles et donneront vite l’impression d’une tentative de « noyer le poisson ». Bien les encadrer limite ce genre de risques.
• Chacun des individus présents à la rencontre doit savoir dans quoi il est embarqué, quel est son rôle, qu’est-ce qu’il doit dire ou pas et comment le dire. Sinon, cet individu représente un électron libre, une source potentielle de problème, ou de mauvaise citation pouvant affecter la décision du vérificateur.

Se préparer comment ?

Une bonne préparation du personnel s’étend sur au moins deux rencontres afin de se familiariser avec le déroulement. TOUS les présentateurs doivent se préparer et pratiquer leur présentation au moins deux fois.

• Dans la première préparation, tous sont informés de ce qui s’en vient, de leur rôle et des devoirs qu’ils auront à faire avant la seconde rencontre. Nous leur présentons les visiteurs de l’ARC, leur vision et l’ordre du jour. Nous leur demandons aussi de faire une présentation très préliminaire de leurs projets. Nous proposons un gabarit de présentation (ex. : une présentation Powerpoint contenant des extraits de la description, etc.) et un sommaire des coûts réclamés pour leur projet. Nous exposons les forces et faiblesses de leurs projets, afin d’obtenir leur point de vue. Souvent une faiblesse exposée ainsi peut être résolue en discutant avec le responsable technique.
• Entre la première et la seconde rencontre, les présentateurs doivent relire les descriptions soumises dans le formulaire T661, ils doivent retrouver toute documentation pertinente pour illustrer leur propos. Ils doivent enfin réorganiser la présentation et pour la livrer « dans leurs mots ».
• La seconde rencontre est plus efficace. Les présentateurs sont prêts. Il faut alors les écouter avec une oreille critique. Les guider pour éviter de se mettent les pieds dans les plats. Il faut les amener vers les meilleurs arguments, les meilleures tournures de phrase, les meilleurs exemples.

Cette préparation se fait dans une logique jeux de rôles. Les présentateurs doivent s’exprimer dans leurs mots, comme s’ils étaient à la rencontre. Quelqu’un (votre consultant) joue le rôle du conseiller de l’ARC. Ceci est nécessaire pour donner aux présentateurs la saveur, l’orientation requise et pour éviter les pièges tendus.

Démonstration ou prototype : Cette démo apporte-t-elle au débat ? Amène-t-elle des arguments importants ? Est-elle assez visuelle pour garder l’intérêt de l’auditeur ? Le temps supplémentaire de préparation et de présentation se justifie rarement par de vrais bénéfices. S’il n’y a pas d’avantage, on ne présente pas.

Conclusion

Il FAUT SE PRÉPARER adéquatement à la rencontre de vérification avec l’ARC. L’argent réclamé est alors sur la table et, si l’ARC est là, il y a de fortes chances qu’ils viennent contester l’une ou l,autre des activités réclamées par vous.

Dans le prochain article nous discutons quoi préparer avec votre équipe pour la rencontre de vérification.

Qu’en pensez-vous ? Avez-vous vécu des vérifications où vous n’aviez aucune idée de ce qui s’en venait jusqu’à ce que le « train soit sur vous » ? Comment vous êtes-vous préparés (ou pas) ? Quels furent les résultats ? Quelles leçons en avez-vous tiré ? Pourquoi ?

Vous avez aimé votre lecture ? Dites-le nous. Que devrait-on y ajouter ? Quels sujets vous intéressent ? Vous n’avez pas aimé cette lecture ? Dites le-nous. Qu’avez-vous moins apprécié dans ce texte ?