Comment rédiger votre description RS&DE: le démarrage

Pour réclamer des crédits RS&DE vous devez remplir le formulaire T661. L’ARC fournit plusieurs informations pour faciliter la préparation des dossiers de réclamation et préparer ce formulaire :

• Le guide T4088 explique comment remplir ce formulaire ligne par ligne.
• La politique sur l’admissibilité des travaux à la RS&DE propose une méthodologie pour déterminer s’il y a de la RS&DE et comment identifier quels travaux constituent de la RS&DE.
• Plusieurs autres documents sont disponibles sur le site de l’ARC.

1- Trop de détails tuent la clarté

Malgré la volonté de l’Agence, plus on lit ces documents et plus on devient confus. Pourquoi cette confusion ? Deux raisons s’imposent selon nous :

• Ces documents sont tous très académiques. Ils sont destinés aux scientifiques de l’ARC et aux expert préparateurs qui livrent ce type de dossiers à temps plein. Ces documents ont un côté légal, ils présentent plusieurs définitions importantes, apportent des précisions subtiles, mais s’en tiennent à décrire formellement ce qui est attendu, le QUOI.
• Le contribuable typique a les pieds ancrés dans la réalité. Il a une base scientifique, c’est un ingénieur, un technicien ou un informaticien. Mais la réalité des entreprises reste la même : une équipe de production et de développement subit des contraintes de livraison, techniques et commerciales. Le rédacteur a besoin d’être guidé, qu’on lui fournisse une recette expliquant COMMENT produire le texte.

Les exigences de l’ARC ont évolué vers plus de science et d’expérimentation systématique documentée. Les contraintes de développement de l’entreprise l’obligent à optimiser les processus, limitant l’étendue de l’analyse et de la documentation dès qu’une solution est trouvée.  Le fossé s’élargit entre les exigences et la réalité.

Voilà pourquoi nous présentons ici un guide pratique de rédaction de la description technique du formulaire T661.

2- L’importance de la description technique

Le formulaire T661 est prescrit, c’est-à-dire qu’il est absolument nécessaire pour réclamer le crédit RS&DE. La description du projet doit être présentée dans la parte 2 du formulaire, à la section B aux lignes 242, 244 et 246.  Le nombres de mots inscrits à ces trois lignes ne doivent pas dépasser 350, 700 et 350 respectivement. Vos réponses doivent donc être centrées sur les faits techniques et être formulées dans un langage et un style technique.

Ces textes seront lus par des conseillers en recherche et technologie (CRT) dans le cadre de l’évaluation préliminaire du risque associé à votre dossier. Si le risque est jugé suffisant, votre réclamation sera sélectionnée pour une demande d’information supplémentaire et, dans la plupart des cas, pour une rencontre de vérification.

On ne peut éviter une vérification de temps à autre, mais une bonne description peut certainement créer une bonne impression auprès du CRT et en minimiser ainsi les vérifications et autres impacts négatifs. C’est donc un document très important qui peut déclencher ou vous éviter une telle vérification.

3- Positionnement du projet

Dans un précédent article, nous avons identifié quatre erreurs fréquentes de positionnement que nous retrouvons dans les descriptions de projets RS&DE. Voyons maintenant comment positionner notre projet de façon à maximiser vos chances qu’il soit accepté.

3.1 C’est une vente

On a l’habitude de produire des textes où l’on vend à nos clients potentiels les avantages de notre technologie. On peut voir la description de projets comme une autre sorte de vente. Par contre, il y a des différences importantes :

• Au lieu de vendre les avantages (résultats) de notre technologie, nous allons vendre notre processus expérimental, le fait que nous avons procédé selon la méthode scientifique. Les résultats (succès ou échec de notre produit) ont peu d’importance.
• Au lieu de vendre à des clients potentiels, notre public cible est constitué de quelques CRT et leurs gestionnaires à l’ARC.
• Le succès de notre vente sera mesuré en projets acceptés et en crédits d’impôt obtenus et non en ventes nouvelles.

3.2 Vendre un procédé expérimental

Prenons l’analogie de l’automobile. Pour vendre une automobile, le vendeur insiste sur les caractéristiques du produit, sur ses qualités et sur les sentiments qu’il inspire :

• Est belle et jaune,
• Elle va vite
• Ses sièges en cuir sont confortables,

Ce qu’il faut présenter dans notre description RS&DE ce ne sont pas les caractéristiques de la voiture, mais plutôt ce que vous avez modifié dans cette voiture. Il faut donc :

• soulever le capot et expliquer vos objectifs technologiques et les limites des technologies en place en rapport avec l’objectif recherché.
• expliquer que pour atteindre notre objectif, le progrès recherché consiste à dépasser les limites de la technologie existante (et non de simplement la remplacer).
• illustrer le processus expérimental systématique suivi et chacune des hypothèses identifiées.

4- Comment rédiger : commentaires généraux

Commençons par quelques commentaires généraux sur la façon de rédiger la description technique d’un projet.

• Détaillez votre contenu. Commencez en couchant tous les détails du projet sur papier. Vous verrez alors l’ensemble de votre processus et cela facilitera votre travail de description et celui du lecteur.
• Découpez le projet RS&DE. Une fois les détails bien établis, éditez stratégiquement le contenu pour resserrer la description autour des aspects plus pertinents au projet de RS&DE. Éliminez les détails inutiles pour votre argument de RS&DE.
• Concentrez-vous sur les étapes clé et les incertitudes ou activités difficiles afin de pouvoir inclure des mesures quantifiables, des statistiques des conclusions et autres preuves.
• Communication logique et concise. La progression des idées doit découler doucement entre les sections, permettant au lecteur de passer au travers du document rapidement sans chercher d’autre information.
• Langage technique. La description du projet doit être dans le langage technique et le style de ceux qui font le travail réel ou qui comprennent et sont familiers avec le travail.
• Pas de « buzzwords » inutiles. Restreindre d’introduire tout jargon, mots à la mode ou d’autres expressions pseudo techniques ou des abréviations. Les détails techniques doivent être restrictifs et spécifiques si nécessaire pour la simplicité du document. Évitez au lecteur d’être pris dans trop de détails, car cela peut le conduire à des idées fausses sur le travail accompli et les progrès recherchés.
• Recherche systématique. L’explication doit se concentrer sur les faits techniques illustrant la nature expérimentale ou analytique des travaux. Il faut montrer une enquête ou une recherche systématique par expérimentation ou analyse. Il faut aussi montrer que le but du travail était de réaliser un progrès dans un domaine de la science ou de la technologie.
• Conservez les détails. Étant données les limites d’espace pour écrire, il est intelligent de préparer en même temps une documentation (un cartable ou un document de travail), contenant des explications plus détaillées prêtes à l’avance pour une éventuelle vérification.
• Continuité entre les projets. Les projets se terminent rarement en fin d’exercice financier.
  1. Pour les projets qui se continuent présentez les projets dans la même séquence que l’année précédente. Ceci facilite les références pour le CRT. De plus, rappelons-nous, le but c’est qu’ils le lisent le plus rapidement possible, réduisant ainsi le temps passé sur votre dossier et la probabilité d’avoir d’autres questions.
  2. Pour les projets terminés, établissez clairement pourquoi les projets continus des années antérieures n’ont pas été poursuivis ou réclamés durant l’année courante.
• Gardez les choses simples. Il n’est pas nécessaire de détailler individuellement tous les petits projets. On peut combiner des projets, en autant qu’ils aient des technologies similaires (par exemple dans des domaines d’application différents).
• Titres technologiques, pas le nom de clients. Les projets technologiques portent des noms différents des projets d’affaire. La même technologie est parfois utilisée dans différents projets clients. Dans ce cas, le concept intégrateur d’AXE technologique peut être compris par l’ARC.
• Pas de projets de R&D « éternels ». Attention aux projets qui durent plus de trois ans. L’ARC cherche à couper les projets qu’ils croient sans fin. Réévaluez les projets courants pour voir s’il y a de nouveaux angles technologiques à présenter. Si non, arrêtez de réclamer le projet et partez en de nouveaux sous des noms mieux appropriés en relation avec de nouveaux objectifs et incertitudes.
• Activités de support. Évitez de détailler des activités de support à vos recherches. Les descriptions de projets sont courtes. Elles ont pour effet de faire le focus comme des lentilles sur différents aspects du projet. En somme, si vous listez TOUTES les activités de support, vous donnez au lecteur l’impression que votre réclamation est surtout composée d’activités de support et qu’il y a donc du surplus à couper.
• Reviseur externe. Se faire réviser par quelqu’un de non familier avec le matériel est toujours une bonne idée, cela fera ressortir des trous dans les raisonnements et les explications. Parfois le créateur de la technologie a le nez trop près du matériel et certaines des étapes sont négligées ou les liens entre les étapes ne sont pas bien expliqués.
• Impliquez-vous. Consacrez le temps et l’effort nécessaires pour bien préparer ces documents. Aidez l’ARC à dire « oui » à votre R&D. Ça vaut la peine.

En conclusion, voilà les commentaires généraux sur la rédaction de vos descriptions de projets RS&DE. Dans de prochains articles, nous vous expliquerons comment rédiger les sections 242,244 et 246 du formulaire T661.

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