Comprendre l’ARC: le processus et les conclusions

Après plus de vingt ans à produire des réclamations de crédits d’impôt à la RS&DE nous avons développé notre compréhension du processus d’analyse, du langage et des conclusions principales auxquelles les représentants de l’ARC peuvent arriver. Dans cet article nous partageons cette compréhension pour vous éclairer sur ce qui se produit entre le moment de votre soumission de dossier de RS&DE et celui où vous recevez leurs conclusions.

Ce sont des interprétations personnelles et vous ne pouvez en aucun cas utiliser le présent texte pour débattre avec l’ARC. Il est aussi possible que je sois dans l’erreur pour certains aspects très précis. Mais je demeure convaincu d’avoir raison pour la très grande majorité des observations qui suivent.

1-     Le processus d’analyse des réclamations

Sur réception de votre réclamation de crédits RS&DE, un premier tamisage est fait au centre de traitement de l’ARC.

La majorité des dossiers de réclamation de crédits d’impôt à la RS&DE sont « acceptés tel que soumis », c’est ce que nous souhaitons tous. Ceci veut dire qu’ils n’ont pas été identifiés comme des dossiers « à risque » à partir des critères financiers (ex. : % augmentation des montants réclamés, historique de réclamations conflictuelles, etc.).

D’autres dossiers sont choisis pour une analyse plus détaillée (ex. : dossiers sélectionnés au hasard, dossiers non vérifiés depuis plus de 3 ans, etc.)

Les dossiers ainsi identifiés et ceux présentant un potentiel « à risque » sont soumis à une analyse plus détaillée, à un examen au bureau local de l’ARC (desk audit).

2-     L’examen au bureau (desk audit)

L’examen au bureau a pour objectif d’identifier s’il y a des enjeux techniques ou financiers qui pourraient justifier une analyse plus approfondie ou même une vérification.

Les textes sont lus par des CRT seniors pour déceler des risques et les indices de faiblesses dans les dossiers tels que : domaine à faible potentiel de RS&DE, incertitudes peu incertaines, confusion entre le projet d’entreprise et le projet RS&DE, projet réclamé depuis plus de trois ans, travaux non clairement décrits, réclamation de production expérimentale (PE ou PC+PE), etc..

Ces dossiers sont aussi revus par des CF seniors qui appliquent d’autres indicateurs de risque tels que la réclamation de plusieurs employés à 100%, la réclamation importante d’employés déterminés, l’importance relativement élevée (en %) des dépenses réclamées vs les dépenses totales de l’entreprise, etc.

Au terme de ces analyses l’une des trois conclusions suivantes est envoyée au réclamant :

• « acceptés tels que soumis ».
• « demande de renseignements complémentaire »
• « demande de vérification sur place »

Si le réclamant ne répond pas dans les délais spécifiés (délai normal de deux semaines à un mois) ou si l’information reçue est insuffisante pour déterminer l’admissibilité, alors une conclusion de type « travaux non corroboré » est émise pour le projet, ceci veut dire qu’il n’y a pas suffisamment de preuves pour valider les activités qui pourraient être admissibles à la RS&DE. Si l’information est insuffisante dans les cas de « demande de renseignements supplémentaires », mais que le CRT croit qu’il est possible d’obtenir des meilleures preuves, le dossier peut être transformé en « demande de vérification sur place ».

3- Suite à la rencontre de vérification

La ou les rencontres de vérification ont lieu, normalement dans les locaux du réclamant.

Si les informations orales ou écrites soumises par le demandeur ne rencontrent pas la définition de la RS&DE, alors une conclusion de type « Aucun travaux admissibles » est tirée pour ce projet.

Si les preuves orales ou écrites soumises démontrent que certains travaux pourraient être admissibles mais qu’il n’y a pas suffisamment de preuves pour valider les activités de RS&DE, alors une conclusion « Travaux non corroboré » est tirée pour ce projet.

Si l’on obtient des preuves qui corroborent des activités de RS&DE, alors une de deux conclusions peuvent être tirées :

• « Certains travaux admissibles » car il existe des preuves de RS&DE pour certaines activités en plus des témoignages oraux, mais d’autres activités ne rencontrent toujours pas la définition de la RS&DE.
• « Tous les travaux admissibles », c’est la conclusion recherchée par tous.

Ces conclusions par projet apparaissent normalement dans le rapport technique émis par le CRT au terme de ses activités de vérification. Ce rapport est souvent présenté au contribuable en même temps que l’avis de cotisation. Il faut parfois l’exiger au responsable du dossier, normalement le CF. Ces conclusions doivent être justifiées, c’est-à-dire expliquées avec suffisamment de détails pour comprendre les enjeux qui n’ont pas été résolus par les rencontres et par la documentation soumise.

4-     Comprendre ce qui est écrit sur l’avis de cotisation

Il est important de bien lire le texte sur l’avis de cotisation concernant le crédit RS&DE (et sur la lettre ou le rapport technique accompagnant parfois cet avis). Il est facile de ne « lire » qu’une chose : c’est accepté sans faire attention aux détails. On encaisse nos crédits et c’est terminé. Mais cela ne fonctionne pas comme ça.

Lorsque la conclusion écrite dans l’avis de cotisation est « Accepté tel que soumis » ceci signifie que la réclamation a été acceptée sans avoir été révisée en détails. Mais l’on rencontre parfois deux textes complémentaires très significatifs :

• L’ARC ajoute souvent une phrase du type « peut faire l’objet d’une vérification ultérieure». L’ARC se réserve donc le droit de revenir sur cette décision. C’est souvent le cas dans les dossiers où les crédits fédéraux ne sont pas remboursables, mais cela peut arriver pour des crédits remboursables. Lorsque l’ARC donne cette indication, elle vient fréquemment plus tard vérifier deux ou trois années à la fois.
• Le CRT peut accepter un projet réclamé mais vous faire des recommandations en ce qui concerne les améliorations nécessaires à ses demandes futures de RS&DE. Il peut rappeler, par exemple, qu’un projet éligible « doit être accompagné d’une documentation datée et détaillée». Lorsque vous voyez ce type de recommandation, considérez ceci comme un sérieux avertissement. Le CRT a laissé passer cette fois-ci, mais à la prochaine demande d’information ou rencontre de vérification, il exigera de voir cette documentation de support, et, à défaut de la trouver, il sévira en rappelant que vous avez été avisé par écrit.

5-     Conclusion

L’ARC utilise plusieurs formules pour clore un dossier. Il demeure important de très bien lire et comprendre le langage de l’ARC dans ces courtes phrases inclues dans le rapport technique ou sur l’avis de cotisation. Sans cela vous risquez de faire face à des surprises de taille.

N’hésitez pas à demander des explications à votre consultant, à votre CF ou à votre CRT dès la réception de ces documents. Encore une fois, cet article est une interprétation personnelle mais éclairée de la terminologie rencontrée dans les échanges écrits avec l’ARC.

Et vous ? Avez-vous des exemples ou des interprétations à proposer pour compléter celles-ci ? Quelles ont été vos expériences à ce sujet ?

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