Comment prouver la RS&DE ? (2/2)

La documentation contemporaine des projets de RS&DE est le nouveau credo des CRT. Il faut des preuves documentaires que notre recherche a eu lieu sinon il n’y a pas de RS&DE admissible. Les témoignages verbaux ne suffisent plus Mais comment fait-on cela ?

Le jour où vous serez vérifié en RS&DE, vous devrez répondre à chacune des cinq questions définies ces dernières années par l’ARC pour déterminer l’admissibilité à la RS&DE. Dans un article récent nous avons proposé de regrouper vos preuves en fonction de ces cinq questions.

Nous présentons aujourd’hui les preuves des trois dernières questions.

3-     Preuve d’une investigation systématique

Une investigation systématique est une approche structurée qui implique de passer de l’identification des incertitudes scientifiques ou technologiques, à l’émission d’hypothèses, aux mises à l’essai par expérimentation ou analyse et à la formulation de conclusions logiques.

Dans un contexte d’affaire, ceci implique que :

• Les objectifs de la RS&DE sont clairement établis et écrits assez tôt dans le projet,
• Les méthodes et expérimentations tentées pour résoudre les incertitudes sont précisées,
• Les travaux sont être supervisés par du personnel avec une compétence technique appropriée.

Exemples

Pour démontrer un processus systématique, il est nécessaire de :

• Montrer l’expérimentation systématique et appuyer l’ampleur des coûts :
  • Combien d’expérimentations et d’alternatives ont été étudiées pour tenter de résoudre chaque incertitude,
  • Démontrer la méthode de travail :
    • Analyses (lesquelles, pourquoi, combien d’alternatives analysées ou simulées (théoriques), etc.),
    • Processus d’essais (quel environnement d’essai, quelle évolution d’un essai à l’autre, combien de courses d’essais du processus, quelles conclusions, etc.),
    • Conservez les preuves et résultats des essais non concluants,
    • Prototypes (combien de prototypes (physiques ou simulés), pourquoi chacun et quelle est la cause de leur rejet),
    • Prenez des photos des prototypes physiques avant de les détruire.
  • Résultats des analyses de performance (dans le temps et suite à l’évolution du processus),
  • Conclusions : comparer les résultats aux attentes et expliquer les variations,
  • Pour lesquelles des incertitudes croyez-vous pouvoir tirer une conclusion (donc identifier un avancement technologique) ?
• Lister en ordre chronologique les événements clé, activités, test et résultats pertinents à la résolution des incertitudes,
• Conserver les résultats obtenus et les conclusions qui en ont été tirées à l’époque,
• Produisez et conservez des compte-rendu de réunions de suivi technique incluant la date et les participants,
• Documenter toute nouvelle direction prise suite aux tests (itérations),
• Conserver des versions de plans de projet, de budgets, de plan d’utilisation des ressources, de plans de tests, et des explications qui les accompagnent,
• Noter les activités de support. L’utilisation de technologies bien étables et reconnues comme « de routine » est non éligible sauf si l’activité est réalisée en support à un projet de développement expérimental. Ça peut alors devenir éligible. Ne négligez donc pas les essais qui vous sembleraient inéligibles au départ,
• Conserver tout autre document technique pertinent.

4-     Preuves de l’avancement

L’avancement est défini ainsi par l’ARC la politique sur l’admissibilité des travaux : « la production de renseignements ou la découverte de connaissances qui font progresser notre compréhension des relations scientifiques ou de la technologie. (…) L’avancement technologique fait passer la base de connaissances scientifiques ou technologiques d’une société à un niveau supérieur par l’augmentation de la compréhension de la technologie. »

Exemples

Nous avons déjà illustré la documentation de la pratique courante et de l’écart technologique. Il faut :

• Définir la base de connaissances initiale,
• Préciser l’écart recherché par rapport à la technologie existante,
• Conserver les avis négatifs sur la faisabilité de notre approche technologique par des experts externes ou des fournisseurs de technologie,
• Documenter le « rejet d’une hypothèse car cela constitue un avancement puisque nous éliminons une solution possible »,
• Référer à une revue scientifique ou de l’industrie définissant l’état des capacités de la technologie à certains moments,
• Enregistrer les résultats (même négatifs),
• Noter les connaissances que l’on serait fier de présenter à nos confrères. Quel serait leur opinion au sujet du progrès atteint/recherché des connaissances ?
• Documenter périodiquement votre vision sur des sujets tels que :
  • La nouvelle connaissance ou technologie est-elle généralisable ? Où ?
  • Cette connaissance peut-elle être appliquée ailleurs que dans cette situation spécifique ?
  • Pour quelle raison technologique l’avancement n’a pas été recherché ou obtenu auparavant ?
  • Qu’est-ce que vous feriez différemment si le projet débutait aujourd’hui ?
  • Comparer vos résultats/technologies à des produits antérieurs ou concurrents

5-     Registre des hypothèses et des résultats

« Un registre des hypothèses, des essais et des résultats devrait être conservé au cours des travaux.  (…) les travaux [doivent être] consignés de façon à indiquer clairement la raison d’être de leurs principaux éléments et préciser comment ils s’inscrivent dans l’ensemble du projet. (…) Une investigation ou recherche systématique ne peut généralement pas être conduite sans consigner les travaux au fur et à mesure qu’ils progressent. Elle ne vise pas à suggérer un format particulier de documentation pour supporter la RS&DE. »

L’Annexe 2 du T4088 – Guide pour le formulaire T661 contient certains exemples de preuves suggérées par l’ARC. Mais il ne donne pas d’exemple de registre des hypothèses. Voici quelques suggestions pratiques :

Exemples

Pour chaque projet de RS&DE, une documentation doit être produite pendant que sont réalisées les activités afin d’assurer la consistance et l’intégrité du contenu. Le tableau suivant devrait être révisé et mis à jour deux à quatre fois par année :

• Identifier le projet (nom, numéros dans les systèmes de gestion et de feuilles de temps, etc.),
• Identifier le responsable,
• Produire un tableau du contenu technologique précisant, pour chaque incertitude et pour chaque hypothèse :
  • Mois de début/fin des activités,
  • Incertitude technologique et pratique courante associée,
  • Hypothèses formulées pour résoudre les incertitudes,
  • Résultats obtenus pour chaque hypothèse,
  • Avancements technologiques visés et obtenus, connaissance générée par ces travaux,
  • Ressources et efforts (heures) utilisés, incluant les consultants.

Conclusion

Ceci complète nos exemples de documentation pour supporter vos réclamations de crédits à la RS&DE. Les nouveaux CRT exigent maintenant une telle documentation contemporaine des projets de RS&DE. C’est devenu une condition d’acceptation. Il faut donc s’organiser pour produire, enrichir et conserver ces traces de vos projets pendant l’année afin de réduire les risques d’une décision malheureuse par ces CRT.

Et vous comment documentez-vous vos projets de RS&DE ? Avez-vous des trucs ou des embûches à partager ? Lesquelles de vos pratiques de documentation ont convaincu le CRT ?

Nous sommes honorés de constater le temps consacré à la lecture de notre page. L’index de notre blog (à droite de cette page) contient plusieurs autres solutions qui vous sont aussi destinées.

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