Documenter maintenant votre RS&DE
Pour réclamer des crédits d’impôt pour un projet de RS&DE, l’Agence du Revenu du Canada (ARC) exige maintenant une documentation contemporaine des activités réclamées. On fait cela comment documenter la RS&DE?
Documenter COMMENT ?
Il faut une nouvelle discipline d’entreprise, un nouveau système pour documenter régulièrement car personne ne se souviendra en détail de ce qui s’est passé il y a 12 ou 18 mois. Lorsque vous partez un nouveau projet de développement pensez tout de suite à le documenter. Comment allez-vous mesurer les travaux réalisés? Vous trouverez ensuite des façons d’intégrer ces mesures dans vos façons de faire. Par exemple :
- Marquez ces activités dans votre logiciel de gestion de projets ou de feuilles de temps
- Sauvegardez les informations dans un répertoire distinct pour la RS&DE
- Sauvegardez les courriels important en format PDF
- Créer une fiche rouge marquée R&D sur votre bureau où vous jetez vos notes manuscrites datées, les copies papier tirées des sites web, des blogs et autres sites visités pour comprendre et évaluer la technologie, les outils, les solutions alternatives, etc.
- Créez des certificats de naissance et produisez des documents de suivi de l’avancement de vos projets pouvant être réclamés en RS&DE
- Débutez un journal de bord pour consigner l’évolution de chaque projet
- Suivez les dépenses
- Utilisez des outils simples de communication et de documentation collaboratifs, tel un Wiki, ou des enregistrements vocaux pour bâtir votre « collage » virtuel, sur le réseau ou même sur le Web, et pour :
- Centraliser les informations justificatives
- Débuter la rédaction préliminaire de vos projets techniques.
- Motiver certains de vos ressources plus portées par le format électronique, souvent plus efficace.
Documenter QUOI ?
Révisez les informations rassemblées deux ou trois fois au moins durant l’année, pour vous assurer que les informations sont complètes, datées et reliées aux principaux événements du projet.
Concepts
Documentez les discussions initiales sur les concepts et des documents initiaux expliquant les besoins – pourquoi vous ressentiez le besoin d’expérimenter les améliorations techniques au départ. Des photos, des vidéos, des prototypes ou des codes RATÉS peuvent valoir leur pesant d’or pour démontrer les changements et les améliorations notables au design expérimental. Si vous pouvez démontrer les besoins de haut niveau, vous allez typiquement trouver que la plupart des entreprises génèrent beaucoup de documentation détaillée – le truc c’est de retracer la preuve des « résultats inutiles d’échec détaillé » avant qu’ils ne soient jetés.
Enjeux
De même les enjeux de haut niveau sont souvent les plus difficiles à documenter – l’enjeu est souvent situé entre une tentative d’apprentissage ou une mise au point de type « essai et erreur ». Parlez à vos concepteurs et analystes, faites-leur décrire leur approche conceptuelle et les dates correspondantes où elles étaient toujours considérées.
Typiquement, lorsqu’il manque quelque chose envoyez un courriel en demandant une confirmation sommaire (ex. une liste à puces plutôt qu’un texte) des alternatives conceptuelles considérées dans les premières phases du développement. De même, vous pouvez enregistrer une entrevue où l’on vous décrira le détail des situations ou des concepts complexes. Les spécifications techniques quantifiés des cibles spécifiques qui étaient connues ou pas sont importantes pour définir et démontrer les problèmes technologiques.
L’apprentissage apparaît dans la complexité des détails racontés par les personnes qui ont fait le travail – les gestionnaires sont souvent trop loin des problèmes et ils sur-simplifient parfois les difficultés, par exemple pour faciliter la discussion. Ceci peut rendre la réclamation très difficile à défendre. Allez à la source, parlez à ceux qui font le travail détaillé trouvez quelles étaient leurs options et ce qu’ils recherchaient. Construisez-vous une vision globale et rapprochée à la fois. Les citations trop générales manquent de crédibilité. Obtenez des conclusions spécifiques, quantifiées ou qualifiée.
Réflexions
Documenter votre processus de réflexion (thought process) avant l’expérimentation.
Ceci est critique car si le problème ne peut pas être défini avant l’expérimentation, alors le coût pourrait être refusé. Votre besoin d’expérimenter peut-être dû à un manque de temps ou de ressources. L’approche expérimentale est peut-être la meilleure méthode pour la situation quoique pas la seule. Cependant, assurez-vous de tirer de bonnes conclusions après l’expérimentation. Par exemple, si vous ne recommenceriez pas ce design de l’expérimentation, c’est peut-être un apprentissage très significatif. Mettre l’emphase sur l’évolution du design de l’expérimentation peut être exceptionnellement puissant.
Objectifs
Liens avec vos objectifs.
De même, si vous ne pouvez montrer de changement dans l’approche ou dans la direction, il se peut que vous ne soyez qu’en train de faire une mise au point d’une technique connue. Alors assurez-vous de conserver les liens à l’objectif initial dans la documentation. La « mise au point » est peut-être une étape nécessaire plutôt que le véritable « apprentissage » à venir dans le futur. Ainsi, présenter l’évolution de la conception de l’expérimentation est souvent une perspective critique et essentielle pour certaines situations en démarrage.
Et vous comment documentez-vous vos projets de RS&DE ? Avez-vous des trucs à partager ? Comment vous assurez-vous que les bonnes informations sont conservées tout au long de l’année ?
Comment documentez-vous pendant le déroulement de vos projets de RS&DE ? Avez-vous des trucs ? des façons de faire ou des idées à partager à ce sujet ? Comment l’ARC a-t-elle réagi à vos mécanismes de documentation ?
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