Écrire vos descriptions RS&DE : 4 erreurs à éviter

Écrire vos descriptions de projet RS&DE ne peut être fait n’importe comment. Voyons ensemble comment rédiger une description de projet de RS&DE. Attardons-nous d’abord à des erreurs courantes de positionnement des descriptions.

Avoir les bons documents

Si vous allez présenter vos produits ou vos services à de futurs clients, vous préparez vos meilleurs arguments et les adaptez à leurs besoins. Vous apportez vos dépliants promotionnels, mais pas vos états financiers, ni vos factures.

C‘est très important de faire de nouvelles ventes. Le financement de vos projets R&D est tout aussi important pour une société innovante comme la vôtre. C’est même souvent essentiel à la poursuite de vos activités de développement. Pour plusieurs les crédits à la RS&DE font la différence entre une année profitable ou pas. Est-ce le cas pour votre entreprise ?

Chaque service professionnel a ses exiges propres en termes de documents justificatifs :

• L’entrepreneur exige des plans et des permis pour construire votre maison.
• Le comptable veut des contrats et des factures pour préparer vos états financiers.
• Le pharmacien réclame une prescription du médecin avant de vous livrer des médicaments.

Pourquoi alors tant d’entreprises tentent-elles de financer leur technologie en présentant à l’ARC des documents de vente ? Partiriez-vous à l’étranger sans votre passeport ?

Le bon angle pour votre rapport

Au cours des vingt dernières années j’ai relu des milliers de descriptions techniques pour réclamer des crédits d’impôt à la RS&DE. Une large part de ces descriptions ne correspondent pas aux exigences de l’ARC. Pourquoi, en 2016, voit-on toujours des descriptions de produits et pas de la technologie ?

Comme tous les réclamants, je crois qu’il y a trop de vérifications par l’ARC. Mais, en réalité, on dirait que l’ARC fait encore trop peu de vérifications techniques. Il y a trop de réclamants qui n’ont pas encore eu leur leçon!

Le rapport décrivant le projet de RS&DE dans le formulaire T661 sera lu par un expert de la technologie (informatique, télécom, mécanique, chimique, etc.). Il doit répondre à certains standards. Même si vos réclamations antérieures ont été acceptées, il ne faut pas prendre ce rapport à la légère.

Les erreurs les plus fréquentes :

Ce n’est pas un rapport de vente, ni de marketing. Ce n’est pas un simple rapport technique. Ce n’est pas un ramassis de mots techniques à la mode (Buzzwords). Voyons des erreurs les plus fréquentes rencontrées :

1- Description marketing

Trop souvent les descriptions ressemblent plutôt à une fiche de vente d’une voiture: On insiste sur les caractéristiques du produit, sur ses qualités et sur les sentiments qu’il inspire :

• Voici la voiture idéale,

  

• Est belle et jaune,
• Elle va vite (0-100Km/h en 6 secondes…)
• Sa douceur de conduite est remarquable,
• Ses sièges en cuir sont confortables,
• Elle a des phares à diode.

Par exemple, sur le formulaire T661 cela ressemble à ceci :

• Nous avons développé une technologie unique sur le marché,
• Elle permet de retracer un produit dans la base de données en 0,5 secondes
• Avec un taux d’erreur de moins de ,01%,
• Nous avons utilisé MySQL parce qu’il contient une fonction XYZ qui sera utile dans notre livraison,
• Nous avons sélectionné le langage ABC qui permet de produire des pages Web dynamiques.

Vous reconnaissez certaines de vos descriptions de projets RS&DE ?

Qu’est-ce qui cloche ici ? On se contente de décrire les caractéristiques de la solution. C’est comme décrire la belle auto jaune. Ce n’est PAS ce que recherche le CRT de l’ARC. Il veut savoir pourquoi c’est de la R&D selon vous. Ouvrez le capot et montrez vos travaux !

2- Spécification technique ou de produit

D’autres rédacteurs comprennent qu’il faut être technique. Ils produisent en quelque sorte des spécifications techniques du produit à livrer.

« Nous voulons livrer une technologie qui :

• Sera deux fois plus rapide que la version existante,
• Sera dotée d’un éditeur intégré de la base de données,
• Respectera les standards XXX d’interface usager, etc.

Qu’est-ce qui cloche ici ? On se limite à décrire ce que la technologie devra livrer, sans préciser les défis ou incertitudes anticipées ou rencontrées. Le CRT de l’ARC veut savoir où est la R&D selon vous.

3- Projet d’entreprise :

Plusieurs descriptions montrent les démarches d’une entreprise dans le but d’améliorer ses affaires, comme par exemple, développer de nouveaux produits ou une nouvelle gamme de produits, modifier ou mettre à niveau des équipements, des procédés ou des installations, démarrer des projets d’ingénierie.

Sur le formulaire T661, cela peut ressembler à ceci :

• Nous sommes les seuls (ou les premiers) à offrir ces fonctionnalités, cette vitesse et cette précision de recherche pour des bases de données de plus de 10 millions d’enregistrements …
• Ceci nous donnera un avantage concurrentiel incomparable sur le marché

Qu’est-ce qui cloche ici ? On décrit le projet d’affaire, le projet d’entreprise ou de développement commercial, mais sans distinguer où se situe le développement expérimental. Le CRT de l’ARC recherche les défis d’ingénierie, les contraintes de la technologie qui rendent les développements incertains et difficiles.

4- R&D ou RS&DE ?

Certains rédacteurs décrivent très bien les activités de recherche et de développement réalisées. Par exemple : pour élargir la gamme de produits,

• Nous devons augmenter la capacité de la mémoire cache,
• Optimiser et accélérer le traitement de deux fois plus de données qu’auparavant de façon à réduire le temps-réponse de 40%.

C’est là une description technique de votre projet R&D qui suggère des problèmes et incertitudes. Mais le CRT de l’ARC veut plus que cela. Il veut des précisions sur les limites des technologies existantes afin de voir où vous essayez de dépasser ces limites. Il veut que vous exprimiez ce que vous avez appris, les nouvelles connaissances acquises ou recherchées dans votre processus expérimental systématique. Ce n’est qu’à ce moment qu’il reconnaîtra l’existence probable d’un processus de RS&DE.

Il faut démontrer que vous comprenez et avez distingué dans votre projet la portion RS&DE par rapport à vos projets de développent plus courants (R&D). Si votre processus systématique de RS&DE est documenté adéquatement, alors le CRT de l’ARC acceptera les activités qui font partie de ce projet de RS&DE, s’ils sont proportionnels aux besoins et s’ils appuient directement la tentative de réaliser un avancement scientifique ou technologique.

Nous venons d’illustrer quatre erreurs de positionnement très courantes. Il est important de bien comprendre pourquoi elles sont inadéquates avant de définir une meilleure façon de faire.

Nous poursuivrons dans de prochains articles sur la rédaction de descriptions pour la RS&DE nous présenterons des trucs et techniques pour rapprocher vos textes des exigences nouvelles de l’ARC.

Et vous, quelles idées cette démonstration vous inspire-t-elle ? Avez-vous vu ou rencontré ces situations ? Comment les avez-vous résolues ?