Erreurs fréquentes et coûteuses de rédaction RS&DE

Rédiger la description d’un projet en vue de le réclamer à titre de RS&DE est un exercice exigeant car ce document est la principale source d’information utilisée par le Conseiller en recherche et technologie (CRT) de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Avant de soumettre vos descriptions, faites relire vos descriptions par quelqu’un de neutre et fournissez-lui la liste suivante des erreurs les plus fréquentes. Mieux encore, faites appel à des experts en réclamation de crédits RS&DE tels que R&D Action. Une analyse rapide et peu couteuse peut vous économiser de très gros ennuis.

Y a-t-il un projet de RS&DE ?

Le vocabulaire

Souvent, pour bien faire et se conformer aux exigences, on utilise un vocabulaire non adapté à l’entreprise. Bien sûr ce sont des mots cités dans les politiques de l’ARC. Mais s’ils ne correspondent pas à votre réalité, le vocabulaire porte à confusion. Pris hors contexte certains termes définis dans le cadre du programme peuvent s’avérer suspects pour le lecteur. Par exemple si « incertitude technologique » ou « hypothèse » ne font pas partie de votre vocabulaire courant, attention de les utiliser à chaque phrase car ils ont une signification précise pour le CRT. De même pour des termes tels que prototype, usine pilote, etc.

Le projet

Le CRT s’intéresse un peu à votre contexte commercial et à vos projets d’entreprise, mais surtout à votre projet technologique.  Lorsqu’on met trop d’emphase sur le projet d’entreprise ou sur sujets non pertinents au projet de développement expérimental cela devient comme un bruit de fond qui masque le projet éligible à la RS&DE.

De même, si l’on confond le produit et la technologie en jeu (notre machin sera plus efficace, coûtera moins cher à produire, répondra aux demandes du client, etc.). Ce ne sont pas là les arguments recherchés par le CRT. Il faut plutôt insister sur les limites des technologies à notre disposition, sur les approches courantes de résoudre ces limites et sur comment notre approche se démarque de ces méthodes courantes.

À la section 242 du formulaire T661 il est demandé de définir les objectifs technologiques du projet de RS&DE. Une définition trop vague de ces objectifs peut porter à croire que le projet est défini de façon trop large. Par exemple « nous voulons obtenir une cadence plus élevée ». Précisez plutôt les cadences actuelles et recherchées, ou dans quelle proportion vous voulez augmenter.

Les descriptions remplies de détails superflus sont aussi suspectes. Il est préférable de décrire le projet et ses activités en termes précis et en étant centrés sur les éléments importants. Trop de détails inutiles peut indiquer une tentative de noyer le poisson, de cacher le manque de contenu éligible. Il faut distinguer l’essentiel du superflu.

Certaines descriptions regroupent plusieurs petits projets en un seul sans le dire clairement et sans préciser les activités pour chacun des projets. Cette approche risque d’attirer l’attention du CRT qui pourrait croire que c’est un projet « fourre-tout » qui n’a rien à voir avec du développement expérimental.

D’autre part, un descriptif identique pour un même projet pour deux exercices financiers, sans ségréger des activités par exercice est un très mauvais indicateur pour le CRT.

L’avancement

L’avancement technologique demandé à la section 246 du formulaire T661 est défini comme :

« la production de renseignements ou la découverte de connaissances qui font progresser notre compréhension des relations scientifiques ou de la technologie »

Trop souvent le texte ne mentionne que l’avancement du projet, par exemple « cette année nous avons construit un prototype », ou l’atteinte des objectifs commerciaux, par exemple « notre technologie unique se démarque sur le marché ».

L’avancement doit être précisé en relation avec la base technologique du projet et avec les incertitudes technologiques citées à la section 242 de la T661. Quel est le domaine technologique où l’on visait de réaliser un avancement ? Qu’avez-vous appris, compris, démontré par vos travaux expérimentaux?

L’incertitude

Trop souvent les descriptions présentent des spécifications du produit comme étant des incertitudes technologiques par exemple « on a besoin de savoir laquelle des spécifications a causé une incertitude technologique ».

Plusieurs formulent leurs incertitudes plutôt comme des inquiétudes « on ne sait pas si ça va fonctionner ». Les incertitudes technologiques bien formulées montrent la relation avec les incertitudes des solutions technologiques envisagées et ce qui a été fait pour les régler plutôt qu’avec le succès du projet d’affaire.

Le processus systématique

Décrire un processus de développement ne fait pas ressortir le processus expérimental et systématique. On présente souvent le déroulement du projet d’entreprise plutôt que celui des travaux de RS&DE.

Il faut montrer de façon chronologique (dates ou courtes périodes) les travaux qui ont été effectués pour résoudre chaque incertitude technologique. Il faut montrer que les travaux ont été effectués par voie d’expérimentation en utilisant une démarche systématique.

Une démarche systématique débute par une formulation d’objectifs technologiques, dont découlent des avancements recherchés. Des incertitudes sont alors soulevées afin d’atteindre ces avancements. On pose des hypothèses de solution à ces incertitudes technologiques. On met certaines de ces hypothèses à l’essai en utilisant des efforts de ressources qui notent les résultats et tirent des conclusions. Puis on revient au problème formulé et aux hypothèses. On en choisit une autre ou on utilise notre connaissance acquise lors des essais précédents et de leurs résultats pour formuler de nouvelles hypothèses de solution que l’on met à l’essai, etc. Ce processus se continue jusqu’à la conclusion, c’est-à-dire que l’on résolve l’incertitude technologique, ou que l’on constate que nous ne pouvons pas la résoudre. Les deux cas sont acceptables. A la suite des travaux quels sont les progrès réalisés en vue d’atteindre les objectifs technologiques ou scientifiques énumérés? Voilà la spirale de la démarche expérimentale systématique.

Plusieurs descriptions ne remplissent pas les attentes du CRT :

• Aucun partage entre les activités de RS&DE et celles du projet de développement plus conventionnel d’un bien commercial;
• Difficulté à illustrer le déroulement des travaux (par exemple à fournir photos, échéanciers, etc.);
• Activités non présentées de façon chronologique;
• Aucune mention d’un programme d’essai systématique documenté;
• Aucun indice ne permet de situer le début ou la fin du projet de RS&DE;

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