Comment prouver la RS&DE ? (1/2)

La documentation contemporaine des projets de RS&DE est le plus récent mot d’ordre des CRT. Il faut prouver par des preuves documentaires que notre recherche a eu lieu sinon il n’y a pas de RS&DE admissible. Les témoignages verbaux ne suffisent plus. Mais comment fait-on cela ?

Dans des articles récents nous avons présenté quelques façons de documenter vos projets de RS&DE. Nous avons présenté un processus peu coûteux, nous avons illustré comment s’organiser pour documenter et comment documenter l’écart à la pratique courante.

Nous présentons ici une autre façon de regrouper vos preuves des activités de RS&DE. Ces dernières années, l’ARC a défini cinq questions pour déterminer l’admissibilité à la RS&DE. Il faut maintenant être prêt, en vérification, à répondre à chacune de ces questions et à démontrer nos arguments. Alors nous proposons ici de regrouper vos preuves en fonction de ces cinq questions.

Nous présentons aujourd’hui les preuves à apporter pour des deux premières questions. Nous conclurons avec les preuves des trois dernières questions dans un prochain blogue

Avant de débuter

Quelques mises en garde s’imposent avant de débuter :

• Contrairement aux affirmations de l’ARC, la documentation de processus expérimentaux n’est pas « naturelle » dans une entreprise commerciale.
• Documenter vos projets de RS&DE est une nouvelle discipline à implanter sur une base hebdomadaire ou mensuelle dans votre entreprise.
• Nommer un responsable technique de la documentation pour chaque projet réclamé devient un incontournable.
• Le papier n’est pas la seule documentation acceptable. Un fichier Word, Excel, Visio, Txt, un courriel, une photo ou un Wiki fera l’affaire, l’important c’est qu’il soit daté,
• Soyez créatif. Nous présentons ici un aide-mémoire, une source d’inspiration à partir de laquelle vous bâtirez votre banque de preuves, ne vous limitez pas à cette liste.
• Il faut dater tous vos documents.
• Enfin, il y a de nombreux recoupements entre les preuves présentées ici par question puisqu’on parle toujours du même projet vu sous l’angle des incertitudes et des expérimentations, qui permettent d’atteindre des avancements, etc.

Alors allons-y pour des exemples de preuves documentaires pour les deux premières questions :

1-     Preuves d’incertitudes :

Une incertitude existe « si la probabilité d’atteindre un objectif ou un résultat ou la façon d’y parvenir ne peuvent être déterminées d’après l’expérience ou les connaissances généralement disponibles. ».

Nous avons déjà discuté de comment documenter la pratique courante et le dépassement de la base de connaissance. Voici d’autres exemples de documentation des incertitudes :

Exemples

Les incertitudes sont rarement décrites formellement par le personnel affecté aux projets. Il faut donc créer l’habitude d’y faire référence durant le déroulement du projet.

• Dès le début du projet, préparer une liste (dans le certificat de naissance du projet, dont nous parlerons bientôt), des :
  • Principaux risques que l’objectif technologique ne soit pas atteint à l’intérieur des contraintes technologiques,
  • Problèmes anticipés et des solutions standards pour chacune,
  • Constater les besoins initiaux de mise à l’essai de technologies, d’élaborer un ou des prototypes,
  • Limites techniques et des alternatives connues, afin de les comparer plus tard avec la réalité du projet.
• Produire et mettre à jour des listes datée des :
  • Tentatives (par d’autres ou par vous) de résoudre le problème soulevé,
  • Alternatives conceptuelles envisagées pour résoudre l’incertitude,
  • Essais ou analyses sérieuses afin d’évaluer les alternatives,
  • Contraintes, des particularités ou des problèmes propres à votre environnement (taille, architecture, ressources, adaptabilité, etc.) qui vous empêchent d’utiliser les solutions existantes,
  • Spécifications contraignantes (performance, coûts, stabilité, fonctionnalité, compatibilité…).
• Identifier et documenter des contraintes conflictuelles (ex. : performance vs fiabilité)
• Documenter le fait que l’environnement est imprévisible c’est donc illustrer les interactions, les réactions ou les comportements de plusieurs composantes que l’on n’a pu déterminer à l’avance dans un système donné. Ceci peut mener à démontrer une incertitude systémique,
• Préciser le statut du projet et de la technologie en début et en fin d’année
  • Quelles incertitudes furent résolues durant l’année
  • Quelles incertitudes restent à résoudre
• Documenter les raisons de l’abandon de prototypes.

2-     Preuves des hypothèses

Une hypothèse est « destinée à résoudre l’incertitude scientifique ou technologique. Une hypothèse est une idée, conforme aux faits connus, qui sert de point de départ à une étude approfondie visant à prouver ou à réfuter cette idée. »

Il faut donc ici noter les idées, les options et alternatives que nous avons envisagées pour résoudre les différentes incertitudes. N’oubliez pas :

• De dater ces documents
• De préciser à quelle incertitude chaque hypothèse tente de répondre.
• D’identifier qui a effectué les travaux
• Les meilleurs endroits où consigner les hypothèses sont le certificat de naissance, les rapports périodiques et le journal de bord dont nous allons parler dans une autre page de ce blogue.

Exemples

Voici des exemples de documentation des hypothèses :

• Décrire l’approche initiale envisagée pour résoudre chacune des incertitudes
• Présenter les hypothèses alternatives envisagées (pas nécessairement testées, ni l’approche finale)
• Quels essais ou analyses sérieuses ont été entreprises pour évaluer les alternatives ?
• Rapport de test ou d’essai : Quels résultats et quelles conclusions en avons-nous tiré ?
• À quel moment (suite à quels résultats) l’hypothèse fut-elle rejetée ? ou démontrée ?
• Décrire ce qui a justifié le besoin initial d’élaborer un ou des prototypes ?
• Pourquoi a-t-on abandonné le prototype ?

Conclusion

En conclusion, la documentation contemporaine des projets de RS&DE est maintenant une condition d’acceptation selon les CRT. Il faut donc s’organiser pour produire, enrichir et conserver ces traces de vos projets pendant l’année afin de réduire les risques d’une décision malheureuse par les CRT.

Nous sommes honorés de constater votre temps consacré à la lecture de notre page. L’index de notre blog (à droite de cette page) contient plusieurs autres solutions qui vous sont aussi destinées. Vous avez aimé votre lecture ? Dites-le nous. Que devrait-on y ajouter ? Quels sujets vous intéressent ? Vous n’avez pas aimé cette lecture ? Dites-le nous. Qu’avez-vous moins apprécié dans ce texte.