{"id":1537,"date":"2016-08-24T02:03:38","date_gmt":"2016-08-24T07:03:38","guid":{"rendered":"http:\/\/rdactionconsultant.com\/?p=1537"},"modified":"2025-11-27T18:29:34","modified_gmt":"2025-11-27T18:29:34","slug":"comment-documenter-la-rs-de","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/rdactionconsultant.com\/fr\/blogue\/comment-documenter-la-rs-de\/","title":{"rendered":"Comment documenter la RS&DE"},"content":{"rendered":"
\nComment peut-on satisfaire les exigences accrues de documentation de l\u2019ARC ? Qu\u2019est-ce qui se fait en pratique dans l\u2019industrie pour documenter les projets de RS&DE ?<\/p>\n

Une r\u00e9ponse simple consiste \u00e0 citer le guide T 4088 pour compl\u00e9ter le formulaire T661<\/a>\u00a0<\/strong>:<\/p>\n

\u00ab Il est important de conserver des preuves \u00e0 l’appui de votre demande (par exemple : renseignements, registres, documentation) afin de justifier que les travaux de recherche scientifique et de d\u00e9veloppement exp\u00e9rimental (RS&DE) ont \u00e9t\u00e9 effectu\u00e9s et que les d\u00e9penses d\u00e9ductibles ont \u00e9t\u00e9 engag\u00e9es. (\u2026) En fait, la documentation contemporaine dat\u00e9e, sign\u00e9e et sp\u00e9cifique aux travaux effectu\u00e9s est la meilleure preuve que vous puissiez fournir \u00e0 l’appui des travaux demand\u00e9s. \u00bb<\/p>\n

C\u2019est bien beau en th\u00e9orie, mais en pratique, comment produire et maintenir des preuves contemporaines et mieux satisfaire aux exigences de l\u2019ARC ?<\/p>\n

Mesurez-vous le niveau croissant de risque auquel vous soumettez votre r\u00e9clamation si vous n\u2019avez pas encore mis en place un syst\u00e8me de documentation continue de vos activit\u00e9s de RS&DE ?<\/p>\n

\u00ab – Un syst\u00e8me de documentation continue des activit\u00e9s de RS&DE\u00a0 – Appuy\u00e9 sur vos ressources-cl\u00e9 des projets \u00bb<\/div>\n

Historique<\/h2>\n

La position de l’ARC au sujet de la documentation a beaucoup \u00e9volu\u00e9 au cours de la derni\u00e8re d\u00e9cennie. C\u2019\u00e9tait une question secondaire \u00e0 l\u2019\u00e9poque mais maintenant la mise en place d’un dossier de preuve contemporain est pratiquement devenu un crit\u00e8re suppl\u00e9mentaire. Depuis quelques ann\u00e9es, c\u2019est devenu la cinqui\u00e8me question permettant de d\u00e9terminer s\u2019il y a de la RS&DE<\/a><\/strong>. Le raisonnement derri\u00e8re tout cela c\u2019est que la production d’enregistrement est devenue une caract\u00e9ristique d\u00e9terminante de la RS&DE. Donc s’il y a une documentation insuffisante alors non seulement le travail n\u2019est pas pris en charge, mais \u00e7a ne doit pas \u00eatre de la RS&DE.<\/p>\n

Dans le contexte des restrictions budg\u00e9taires des derni\u00e8res ann\u00e9es, la mentalit\u00e9 de r\u00e9cup\u00e9ration a prosp\u00e9r\u00e9 \u00e0 l\u2019ARC. La documentation a \u00e9t\u00e9 vue comme un moyen potentiellement rapide de mettre de c\u00f4t\u00e9 les revendications lorsque la charge de travail a alourdi le programme. La preuve documentaire est pour l\u2019ARC un excellent moyen d\u2019obtenir des taux int\u00e9ressants de r\u00e9cup\u00e9ration (ou de rejet) des cr\u00e9dits d\u2019imp\u00f4t. Tout ce qu\u2019il faut c\u2019est de passer d\u2019une position \u00ab\u00a0qui appara\u00eet raisonnable\u00a0\u00bb \u00e0 celle de \u00ab\u00a0prouvez-le!\u00a0\u00bb.<\/p>\n

Documentation contemporaine<\/h2>\n

Ainsi, l\u2019exigence d\u2019une documentation contemporaine implique que l\u2019information reconstruite plus tard (ex.\u00a0: les rapports produits en fin d\u2019ann\u00e9e) a moins de valeur aux yeux de l\u2019ARC. L\u2019ARC est \u00e0 la recherche de la documentation qui a \u00e9t\u00e9 \u00ab produite naturellement au cours d’un projet et qui devrait \u00eatre suffisante pour appuyer une demande de RS & DE \u00bb.<\/p>\n

Certains r\u00e9clamant croient que cela signifie que toute paperasse relative au projet devrait satisfaire l’ARC. \u00c7a ne fonctionne pas comme cela.<\/p>\n

La v\u00e9ritable signification de cette exigence c\u2019est que la g\u00e9n\u00e9ration des pi\u00e8ces justificatives est une caract\u00e9ristique d’un projet de RS & DE. R\u00e9p\u00e9tons ici le raisonnement de l\u2019ARC\u00a0: Si les documents produits dans le cours normal d’un projet ne sont pas suffisants pour appuyer une demande, le projet est non seulement non pris en charge comme de la RS&DE, mais ce n\u2019en est pas.<\/p>\n

Donc, il faut d\u00e9montrer \u00e0 l\u2019ARC que tout au long de l\u2019ann\u00e9e vous identifiez rapidement vos projets \u00e9ligibles, et que vous les g\u00e9rez comme des projets de RS&DE distincts de vos autres projets de d\u00e9veloppement.<\/p>\n

Un syst\u00e8me de documentation simple et \u00e0 faible co\u00fbt<\/h2>\n
\"Documenter
Preuves de RS&DE<\/figcaption><\/figure>\n

Il est illusoire de s\u2019imaginer que les petits et les moyens r\u00e9clamant vont mettre en place des cahiers de laboratoire d\u00e9taill\u00e9s d\u00e9di\u00e9s \u00e0 la recherche, et qu\u2019ils vont se doter des \u00e9quipements et des sp\u00e9cialistes de la documentation scientifique qu\u2019une telle approche semble exiger.<\/p>\n

C\u2019est pourquoi nous pr\u00e9sentons ici une approche simple \u00e0 mettre en place et efficace. L\u2019essentiel de ce syst\u00e8me repose sur deux piliers\u00a0: C\u2019est<\/p>\n

    \n
  • Un syst\u00e8me de documentation continue<\/strong><\/li>\n
  • Appuy\u00e9 sur vos ressources<\/strong>-cl\u00e9 des projets.<\/li>\n<\/ul>\n

    Il s\u2019agit donc de cr\u00e9er un syst\u00e8me pour capturer les activit\u00e9s \u00e9ligibles durant l\u2019ann\u00e9e, et\u00a0pour :<\/p>\n

      \n
    • \u00catre utilis\u00e9 r\u00e9guli\u00e8rement par les employ\u00e9s parce qu\u2019il n\u2019est pas lourd et encombrant,<\/li>\n
    • Faciliter la pr\u00e9paration des formulaires de fin d\u2019ann\u00e9e (T661), et<\/li>\n
    • Satisfaire aux exigences de l\u2019ARC.<\/li>\n<\/ul>\n

      Voici la solution\u00a0:<\/p>\n

      1- Formez votre personnel de d\u00e9veloppement \u00e0 reconna\u00eetre les activit\u00e9s \u00e9ligibles en\u00a0:<\/p>\n

        \n
      • Assistant aux s\u00e9minaires publics de l\u2019ARC.<\/li>\n
      • Formant tout le personnel de gestion de projets et des \u00e9quipes de R&D.<\/li>\n
      • Rafra\u00eechissant les m\u00e9moires et informant des nouveaut\u00e9s.<\/li>\n<\/ul>\n

        2- Mettez en place un syst\u00e8me formel de marquage des projets d\u00e8s que l’\u00e9quipe de d\u00e9veloppement rencontre ses premiers probl\u00e8mes majeurs.<\/p>\n

          \n
        • Les \u00e9quipes de d\u00e9veloppement peuvent utiliser des filtres ou des marqueurs distinctifs pour identifier les activit\u00e9s de RS & DE et en archiver les r\u00e9sultats.<\/li>\n<\/ul>\n

          3- Motivez le personnel \u00e0 enregistrer les activit\u00e9s potentiellement \u00e9ligibles<\/p>\n

            \n
          • Rappelez-leur l\u2019importance du programme pour l\u2019entreprise \u2013 r\u00e9duction des imp\u00f4ts, augmentation des liquidit\u00e9s, emplois maintenus, etc.<\/li>\n
          • Transf\u00e9rez une partie des r\u00e9sultats des r\u00e9clamations de cr\u00e9dits d\u2019imp\u00f4t RS&DE au budget des projets R&D afin qu\u2019ils s\u2019\u00e9quipent ou qu\u2019ils initient de nouvelles recherches int\u00e9ressantes<\/li>\n
          • Mettez en place un programme de bonus individuel incitatif pour souligner leur contribution au succ\u00e8s des r\u00e9clamations.<\/li>\n<\/ul>\n

            4- Demandez aux \u00e9quipes de d\u00e9veloppement des \u00ab\u00a0certificats de naissance\u00a0\u00bb au d\u00e9but d’un projet<\/p>\n

              \n
            • Le certificat de naissance est un aper\u00e7u condens\u00e9 qui identifie, t\u00f4t dans le processus :\n
                \n
              • Les principales contraintes et d\u00e9fis technologiques ;<\/li>\n
              • Les incertitudes technologiques potentielles ;<\/li>\n
              • Les progr\u00e8s technologiques potentiels recherch\u00e9s ;<\/li>\n
              • Les approches ou hypoth\u00e8ses potentielles – prouv\u00e9es et non prouv\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
              • Le certificat est utilis\u00e9 comme point de d\u00e9part pour le formulaire T661.<\/li>\n
              • Archivez les certificats de naissance ou incluez-les dans vos rapports de gestion normale.<\/li>\n<\/ul>\n

                5- Contr\u00f4lez le syst\u00e8me et la conformit\u00e9 de son application<\/p>\n

                  \n
                • Nommez un leader technique pour travailler avec le contr\u00f4leur<\/li>\n
                • Identifiez les projets offrant un bon potentiel de r\u00e9clamation et r\u00e9digez pour chacun un plan des travaux \u00e0 r\u00e9aliser<\/li>\n
                • Organisez des rencontres r\u00e9guli\u00e8res de suivi de projets et conservez-en copie des minutes et des actions en d\u00e9coulant<\/li>\n
                • R\u00e9visez r\u00e9guli\u00e8rement les dossiers de documentation<\/li>\n<\/ul>\n

                  6- Produisez des rapports p\u00e9riodiques de progr\u00e8s des travaux suite aux certificats de naissance :<\/p>\n

                    \n
                  • Prenez en note\u00a0:\n
                      \n
                    • Les probl\u00e8mes rencontr\u00e9s,<\/li>\n
                    • Les hypoth\u00e8ses soulev\u00e9es,<\/li>\n
                    • Le progr\u00e8s des r\u00e9sultats,<\/li>\n
                    • La r\u00e9solution des probl\u00e8mes<\/li>\n
                    • Les \u00e9v\u00e9nements majeurs.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
                    • Recueillez et archivez ces rapports sur une base r\u00e9guli\u00e8re (hebdomadaire, bi mensuel, etc.).<\/li>\n
                    • Incluez diverses formes de rapports telles que\u00a0:\n
                        \n
                      • Rapport de r\u00e9sultats de tests pour les activit\u00e9s de RS&DE<\/li>\n
                      • Revues de conception<\/li>\n
                      • Rapports concernant des \u00e9v\u00e9nements majeurs,<\/li>\n
                      • Rapports r\u00e9guliers sur des situations particuli\u00e8res,<\/li>\n
                      • Brouillons de formulaire T661, etc.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n

                        7- Conservez une copie compl\u00e8te de chaque prototype cl\u00e9 incluant ses donn\u00e9es d’ex\u00e9cution, son environnement de production et de test.<\/p>\n

                        8- D\u00e9veloppez un syst\u00e8me pour s\u00e9gr\u00e9guer les activit\u00e9s \u00e9ligibles de celles de routine\u00a0:<\/p>\n

                          \n
                        • \u00c9tablissez un d\u00e9partement distinct pour l\u2019\u00e9quipe de R&D<\/li>\n
                        • Distinguez les enjeux de technologie de ceux de d\u00e9veloppement de nouveaux produits<\/li>\n
                        • Mettez en place une codification des projets avec sous-codes pour identifier les activit\u00e9s de RS&DE<\/li>\n
                        • Enregistrez les activit\u00e9s exp\u00e9rimentales et reliez-lez au plan du projet dans votre syst\u00e8me de gestion de projet<\/li>\n
                        • Assurez-vous de bien enregistrer le temps par employ\u00e9 par activit\u00e9, surtout pour les activit\u00e9s \u00e9ligibles.<\/li>\n<\/ul>\n

                          9- Suivez les d\u00e9penses :<\/p>\n

                            \n
                          • Plans et rapports sur l\u2019allocation r\u00e9elle des ressources ;<\/li>\n
                          • Feuilles de temps d\u00e9taill\u00e9es par activit\u00e9 de RS&DE ;<\/li>\n
                          • R\u00e9sum\u00e9s p\u00e9riodiques des superviseurs.<\/li>\n
                          • Maintenez \u00e0 jour, pour chaque employ\u00e9s et sous-traitants\u00a0:\n
                              \n
                            • Nom et coordonn\u00e9es<\/li>\n
                            • Le nombre d\u2019heures ou la proportion de leur temps utilis\u00e9 sur les activit\u00e9s \u00e9ligibles, par projet<\/li>\n
                            • Le lien avec le syst\u00e8me de paie et le G\/L<\/li>\n
                            • Les qualifications de chacun pour ce projet\u00a0:\n
                                \n
                              • Leur r\u00f4le (technique)<\/li>\n
                              • Formation\/exp\u00e9rience<\/li>\n
                              • Ann\u00e9es d\u2019exp\u00e9rience<\/li>\n
                              • Date d\u2019arriv\u00e9e \/ d\u00e9part du projet<\/li>\n
                              • Commentaires, contribution sp\u00e9ciale, etc.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
                              • Identifiez et documentez les activit\u00e9s indirectes et de soutien n\u00e9cessaires au progr\u00e8s des activit\u00e9s de RS&DE\u00a0:\n
                                  \n
                                • Pr\u00e9paration des \u00e9quipements et du mat\u00e9riel<\/li>\n
                                • Exp\u00e9rimentation et analyse des r\u00e9sultats<\/li>\n
                                • Enregistrement des mesures, calculs et graphiques<\/li>\n
                                • Identification d\u2019activit\u00e9s \u00e9ligibles de support<\/li>\n
                                • Coordination directe des activit\u00e9s de RS&DE<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
                                • Documentez le co\u00fbt des mat\u00e9riaux consomm\u00e9s et\/ou transform\u00e9s\n
                                    \n
                                  • R\u00e9visez la d\u00e9finition de mat\u00e9riaux consomm\u00e9s et de mat\u00e9riaux transform\u00e9s (m\u00e9thode traditionnelle)<\/li>\n
                                  • Notez les mat\u00e9riaux vendus ou convertis pour un usage commercial<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
                                  • Conservez copie sign\u00e9e des contrats de sous-traitance et des contrats clients concern\u00e9s par vos projets de RS&DE<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n

                                    10- Conservez toute autre information pouvant servir de back-up, le cas \u00e9ch\u00e9ant<\/p>\n

                                    Conclusion<\/h2>\n

                                    Ainsi donc, la mise en place d\u2019un tel syst\u00e8me g\u00e9n\u00e8re plusieurs avantages importants\u00a0:<\/p>\n

                                      \n
                                    • Un meilleur suivi de la R & D<\/li>\n
                                    • Un d\u00e9pistage h\u00e2tif des r\u00e9clamations<\/li>\n
                                    • Une meilleure compr\u00e9hension de la R & D par tous<\/li>\n
                                    • Une r\u00e9duction du risque d\u2019\u00e9chapper des projets \u00e9ligibles<\/li>\n
                                    • Une meilleure probabilit\u00e9 de satisfaire aux exigences de l\u2019ARC<\/li>\n
                                    • Une augmentation de la valeur des r\u00e9clamations de RS & DE<\/li>\n<\/ul>\n

                                      Et vous, quelles sont vos exp\u00e9riences et vos trouvailles en mati\u00e8re de documentation des activit\u00e9s de RS&DE ? Avez-vous besoin d’aide pour la mise en place d’un tel syst\u00e8me \u00e9conomique de documentation pour vos r\u00e9clamations ?<\/p><\/div>\n

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                                      Comment peut-on satisfaire les exigences accrues de documentation de l\u2019ARC ? Qu\u2019est-ce qui se fait en pratique dans l\u2019industrie pour documenter les projets de RS&DE ? 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