{"id":1769,"date":"2016-11-15T10:05:19","date_gmt":"2016-11-15T15:05:19","guid":{"rendered":"http:\/\/rdactionconsultant.com\/?p=1769"},"modified":"2025-11-27T18:29:35","modified_gmt":"2025-11-27T18:29:35","slug":"organiser-votre-documentation-rsde","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/rdactionconsultant.com\/fr\/blogue\/organiser-votre-documentation-rsde\/","title":{"rendered":"Organiser votre documentation RS&#038;DE"},"content":{"rendered":"<div class=\"vgblk-rw-wrapper limit-wrapper\">\nIl existe encore, dans l\u2019imaginaire collectif une croyance populaire voulant qu\u2019il suffit d\u2019un t\u00e9moignage verbal pour convaincre le CRT que nos projets sont de la RS&amp;DE. On n\u2019en n\u2019est plus l\u00e0.\u00a0On est tr\u00e8s loin de l\u00e0. Tout a chang\u00e9. Ce n\u2019est plus le m\u00eame programme.<\/p>\n<p>Comment satisfaire les nouvelles exigences de l\u2019ARC ? En peu de mots\u00a0: organisez un meilleur syst\u00e8me de documentation. Documentez tout au long de l\u2019ann\u00e9e. \u00c9tablissez un syst\u00e8me l\u00e9ger pour qu\u2019il soit utilis\u00e9 par le personnel mais en m\u00eame temps un m\u00e9canisme pr\u00e9cis et disciplin\u00e9. Il n\u2019y a pas de choix. Les nouvelles requ\u00eates de l\u2019ARC sont l\u00e0, noir sur blanc. Regardons comment mieux s\u2019organiser pour documenter votre RS&amp;DE.<\/p>\n<h2>Une histoire comme dans le bon vieux temps \u2026<\/h2>\n<p>Je pr\u00e9pare des r\u00e9clamations de RS&amp;DE depuis plus de vingt ans. Ah, dans le temps ! L\u2019herbe \u00e9tait plus tendre et verte ! Je m\u2019en souviens comme si c\u2019\u00e9tait hier \u2026\u00a0 Laissez-moi vous raconter \u00e0 quel point tout a chang\u00e9.<\/p>\n<p>Au tournant du si\u00e8cle, l\u2019ARC g\u00e9rait la RS&amp;DE comme un programme incitatif \u00e0 prendre des risques technologiques. L\u2019ARC acceptait les avancements \u00ab m\u00eame mineurs\u00a0\u00bb et les projets \u00e9taient d\u00e9finis et jug\u00e9s au plus haut niveau possible, pour faire ressortir les probl\u00e9matiques globales. Les descriptions de projets n\u2019avaient pas de limite de mots ou de pages. La documentation des projets \u00e9tait souvent celle produite dans le cadre normal du projet commercial avec de rares r\u00e9f\u00e9rences au projet de RS&amp;DE. Lors des v\u00e9rification la documentation c\u2019\u00e9tait d\u2019abord des t\u00e9moignages verbaux par les ressources impliqu\u00e9es dans le projet. Quelques documents d\u00e9montrant que le d\u00e9veloppement avait bien eu lieu suffisaient \u00e0 rassurer le CRT. Les demandes d\u2019information d\u00e9taill\u00e9e portaient surtout sur les aspects comptables\u00a0: les preuves de paiement des factures et des salaires.<\/p>\n<div class=\"citation-quote\">\u00ab Tout a chang\u00e9! Un t\u00e9moignage verbal ne suffit plus pour convaincre Revenu Canada que vos projets se qualifient au cr\u00e9dit d&rsquo;imp\u00f4t RS&amp;DE. Il faut documenter. \u00bb<\/div>\n<p>Aujourd\u2019hui l\u2019approche en est une de contr\u00f4le de la conformit\u00e9. Nous sommes suspect\u00e9s de fraude jusqu\u2019\u00e0 preuve du contraire. Nous devons prouver que nous m\u00e9ritons le cr\u00e9dit. Une description de projet est limit\u00e9e \u00e0 1500 mots. Les grands projets doivent \u00eatre bris\u00e9s en petites p\u00e9pites de RS&amp;DE. L\u2019ARC veut la preuve que vous avez identifi\u00e9 vos projets \u00e9ligibles tout au long de l\u2019ann\u00e9e et que vous les g\u00e9rez et les documentez comme des projets de RS&amp;DE distincts de vos autres projets de d\u00e9veloppement. Vous devez noter et dater vos objectifs technologiques, vos incertitudes, vos hypoth\u00e8ses, vos essais, vos conclusions pour chaque hypoth\u00e8se. Bref, vous devez presque d\u00e9montrer que vous avez un laboratoire dans votre usine. Il faut prouver un processus exp\u00e9rimental tr\u00e8s structur\u00e9 et document\u00e9. Les t\u00e9moignages verbaux ne suffisent plus lors des v\u00e9rifications s\u2019ils ne sont pas corrobor\u00e9s par des preuves tangibles \u00e9crites.<\/p>\n<h2>Documenter quoi<\/h2>\n<p>Il n\u2019y a pas de liste d\u00e9finitive de preuves suffisantes, de guide complet de tout ce qu\u2019il est possible ou n\u00e9cessaire de documenter pour d\u00e9montrer l\u2019admissibilit\u00e9 de nos travaux. Le guide T4088 indique \u00ab<strong>\u00a0<a href=\"https:\/\/www.canada.ca\/en\/revenue-agency\/services\/forms-publications\/publications\/t4088\/guide-form-t661-scientific-research-experimental-development-expenditures-claim-guide-form-t661.html#ppdx2\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">la documentation contemporaine dat\u00e9e, sign\u00e9e et sp\u00e9cifique aux travaux effectu\u00e9s est la meilleure preuve que vous puissiez fournir \u00e0 l&rsquo;appui des travaux demand\u00e9s<\/a>.<\/strong>\u00a0\u00bb<\/p>\n<p>Nous avons <a href=\"https:\/\/rdactionconsultant.com\/comment-documenter-lincertitude\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><strong>d\u00e9j\u00e0 discut\u00e9 ici<\/strong><\/a> des raisons qui retiennent l\u2019ARC de d\u00e9finir plus pr\u00e9cis\u00e9ment la documentation n\u00e9cessaire et suffisante pour satisfaire les CRT de l\u2019ARC. Regardons ensemble ce qui peut \u00eatre fait simplement pour documenter le pass\u00e9.<\/p>\n<h3>Votre conseiller<\/h3>\n<p>Quelle est votre relation avec l\u2019ARC et votre CRT ? Il est tr\u00e8s important de maintenir un lien positif avec votre repr\u00e9sentant technique. C\u2019est lui qui jugera votre dossier. Chacun a ses petites pr\u00e9f\u00e9rences en mati\u00e8re de documentation. Un petit coup de fil ou m\u00eame une visite peut \u00eatre tr\u00e8s instructive. Le conseiller de la derni\u00e8re v\u00e9rification technique est-il toujours en charge de votre dossier ? Vous \u00eates le contribuable, vous avez droit de savoir cela. Quelles sont ses exigences personnelles en termes de documentation ? Souhaite-t-il plus de textes ? Accepte-t-il des photos ? des tableaux ? Une documentation papier ou \u00e9lectronique ? C\u2019est votre conseiller. B\u00e2tissez votre relation avec lui car c\u2019est son opinion qui compte.<\/p>\n<h3>Votre inventaire<\/h3>\n<p>Qu\u2019avez-vous en place maintenant ? Faites l\u2019inventaire des documents disponibles pour vos projets et comparez cela avec la liste incompl\u00e8te des exigences de l\u2019ARC <strong>(<a href=\"https:\/\/www.canada.ca\/en\/revenue-agency\/services\/forms-publications\/publications\/t4088\/guide-form-t661-scientific-research-experimental-development-expenditures-claim-guide-form-t661.html#ppdx2\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">T4088 Annexe 2<\/a>)<\/strong>. La plupart des \u00e9quipes de d\u00e9veloppement utilisent un syst\u00e8me de suivi de projets. C\u2019est d\u00e9j\u00e0 un bon d\u00e9but. Il y a l\u00e0 certaines informations int\u00e9ressantes.<\/p>\n<p>Vous disposez s\u00fbrement de courriels et de messages de type SMS. Surtout ceux des principaux experts techniques des projets de d\u00e9veloppement. Rassemblez, datez et conservez en lieu s\u00fbr tous les courriels, les rapports, les analyses, les recherches sur internet, les r\u00e9sultats de tests et compte-rendu des discussions internes pertinents \u00e0 votre projet et \u00e0 vos travaux. Vous faites des dessins au tableau ? Prenez une photo dat\u00e9e. Vous avez un prototype fonctionnel ? Captez-le en vid\u00e9o. Toutes ces sources renferment des renseignements pertinents pour b\u00e2tir votre documentation.<\/p>\n<p>D\u00e9veloppez un journal du projet en compilant en un endroit les informations pertinentes et le cheminement suivi par votre \u00e9quipe. Vous en tirerez un \u00ab collage \u00bb facile \u00e0 consulter et \u00e0 tamiser plus tard. Vos documents n\u2019ont pas besoin d\u2019\u00eatre longs, ni bien format\u00e9s. Ils doivent \u00eatre pertinents et dat\u00e9s.<\/p>\n<p>Vos syst\u00e8mes informatiques de comptabilit\u00e9 par projet, de feuilles de temps et autres sont des sources cr\u00e9dibles aux yeux de l\u2019ARC. De m\u00eame pour les contrats avec vos sous-traitants et vos clients pour qui les projets furent r\u00e9alis\u00e9s. Ce sont toutes des sources de d\u00e9monstration du combien et du quand de vos activit\u00e9s r\u00e9clam\u00e9es.<\/p>\n<h3>N\u2019attendez pas<\/h3>\n<p>D\u00e8s le d\u00e9marrage du projet, il faut r\u00e9unir tout ce qui peut \u00eatre utilis\u00e9 pour t\u00e9moigner directement ou indirectement des faits pertinents. Et comme l\u2019information tend \u00e0 se perdre dans les masses de donn\u00e9es produite quotidiennement, il faut identifier tr\u00e8s t\u00f4t l\u2019information pertinente et en conserver la trace ou une copie.<\/p>\n<p>Nous sommes toujours susceptibles de perdre une ressource de d\u00e9veloppement importante lors d\u2019un mouvement de personnel, il faut donc insister pour que chacun contribue \u00e0 construire et \u00e0 nous fournir ses traces, ses preuves et autres art\u00e9facts PENDANT LE PROJET. Cela fait partie de leur travail. Le financement du projet de d\u00e9veloppement c\u2019est l\u2019affaire de tous les principaux contributeurs.<\/p>\n<h2>Conclusion<\/h2>\n<p>En conclusion, documenter un projet de RS&amp;DE c\u2019est l\u2019affaire de tous et c\u2019est important tout au long du projet. N\u2019attendez pas le jour o\u00f9 vous devrez d\u00e9fendre ce projet en v\u00e9rification devant l\u2019ARC. Vous devrez alors vivre avec les forces et les faiblesses de l\u2019information disponible. Ce jour-l\u00e0 vous ressentirez un immense vide lorsqu\u2019on constate le peu de preuve dont nous disposons pour convaincre le CRT. Et la compassion ? \u2026 Bonne chance, ce n\u2019est pas une strat\u00e9gie fiable.<\/p>\n<p>Et vous, qu\u2019en pensez-vous ? Comment documentez-vous vos projets de RS&amp;DE ? Avez-vous des trucs ? des fa\u00e7ons de faire ou des id\u00e9es \u00e0 partager \u00e0 ce sujet ? Comment l\u2019ARC a-t-elle r\u00e9agi \u00e0 vos m\u00e9canismes de documentation ?<\/p>\n<p>Vous avez aim\u00e9 votre lecture ? Dites-le nous. Que devrait-on y ajouter ? Vous n\u2019avez pas aim\u00e9 votre lecture ? Dites-le nous. Que devrait-on corriger ?<\/p>\n<p>Quels autres sujets vous int\u00e9ressent ?<\/p><\/div>\n<p><!-- .vgblk-rw-wrapper --><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Il existe encore, dans l\u2019imaginaire collectif une croyance populaire voulant qu\u2019il suffit d\u2019un t\u00e9moignage verbal pour convaincre le CRT que nos projets sont de la RS&amp;DE. On n\u2019en n\u2019est plus l\u00e0.\u00a0On est tr\u00e8s loin de l\u00e0. Tout a chang\u00e9. Ce n\u2019est plus le m\u00eame programme. Comment satisfaire les nouvelles exigences de l\u2019ARC ? 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