Non au logiciel de documentation de la RS&DE

En plus de 25 ans dans le métier je n’ai jamais vu un logiciel de support à la documentation RS&DE qui portait bien ce nom. Plusieurs compétiteurs ont proposé ou offrent encore un logiciel pour documenter les activités et surtout les coûts de la RS&DE. C’est, bien sûr, un concept attirant car cela pourrait répondre aux exigences des conseillers en recherche et technologie (CRT) de l’ARC. Mais cela ne fonctionne pas. Cela ne fonctionnera jamais et voici pourquoi.

Vendre du rêve – ou de la fausse sécurité

Bien sûr, les concepteurs du logiciel ont travaillé très fort pour le développer. Ils y ont mis beaucoup de bonnes idées. Ils méritent nos encouragements. Ah oui ? Je n’ai JAMAIS vu un tel logiciel encore pleinement en fonction après plus d’une seule année chez un client. Jamais. Et à ceux qui me répondent que leur implantation est plus ancienne que cela je réponds, ah oui ? Quelles fonctions sont encore utilisées? Le cumul des coûts ? Quel est le moteur de motivation active de cette implantation ? Le logiciel lui-même ou l’effort que le consultant injecte à chaque mois ou trimestre ? Ce logiciel est-il implanté dans TOUTES vos équipes de développeurs ? Et vous avez réduit l’effort de rédaction de fin d’année de combien ? 10% ?

Garbage in – garbage out

Les vendeurs de logiciels de documentation RS&ED ont tous à peu près les mêmes arguments :

• C’est automatique
• Ça réduit les efforts de rédaction en fin d’année
• Ça oblige à une discipline
• Ce sera plus acceptable aux yeux des CRT

Ce sont de bons arguments de vente, mais la réalité est toute autre :

• Garbage in – garbage out (poubelles à l’entrée – cochonneries à la sortie): après quelques semaines d’utilisation sans la présence du consultant qui a vendu le logiciel, nous constatons :
  • une tendance à limiter les efforts de documentation.
  • de plus en plus de copier-coller d’une semaine à l’autre.
  • peu ou pas de mise à jour de la structure du projet expérimental.
  • multiplication de mots dangereux (essais et erreur, débogage, documentation client, etc.) ou de phrases fourre-tout sans signification pour documenter la recherche.
• Trop c’est comme pas assez. Je me souviens encore d’un client qui s’est présenté à une rencontre de vérification avec au moins 60 cm de papier imprimé à partir de son logiciel. C’était plein de répétitions, de phrases sans signification… et le CRT a refusé d’y jeter un coup d’œil ! Inutile !

Ce qui est essentiel c’est le suivi serré pour obtenir l’information de qualité, pas le prix du logiciel.

• Suivi, Suivi, Suivi. Malgré toute la bonne volonté de la direction, du consultant et même des principaux utilisateurs, la nature humaine reprend vite le dessus s’il n’y a pas un suivi très serré du consultant. Le suivi doit couvrir non seulement l’existence de nouvelle documentation, mais aussi, et surtout, la pertinence des traces conservées. Sans suivi serré, la validité régresse après quelques semaines, trois ou quatre mois tout au plus. Et on ne s’en rendra compte qu’en fin d’année en tentant de rédiger la description.
• Certains croient acheter la solution à leur problème. Un logiciel, aussi extraordinaire soit-il, n’est JAMAIS la solution. Ce n’est qu’un outil. La solution c’est qu’on effectue un suivi serré des données entrées à chaque semaine. Sinon vous accumulez des déchets et vous gaspillez le précieux temps de vos développeurs.
• Flexibilité face à l’inconnu. Le cœur du problème avec les logiciels de documentation c’est que ces outils demandent de pré-définir les objectifs, les avancements (AT) et les incertitudes (IT) technologiques. Comment pré-définir les AT et IT si c’est un véritable projet de développement expérimental? Nous ne pouvons savoir à l’avance où nous rencontrerons des problèmes, combien et quelles hypothèses seront testées et démontrées, quelles nouvelles avenues nous allons explorer. La flexibilité du logiciel est donc un problème important. Il est facile de créer un gabarit initial qui structure un avancement, auquel se rattachent 1 à n incertitudes et pour chaque incertitude il y a 1 à m hypothèses, etc. Mais un projet expérimental ne progresse pas toujours de façon linéaire dans une arborescence. La structure de ces logiciels est souvent trop lourde ou complexe pour ajouter simplement de nouvelles avenues explorées. Un expert du logiciel doit créer de nouvelles branches dans le processus expérimental sinon les usagers ne le feront pas, ils vont inscrire n’importe quoi n’importe où et l’information collectée deviendra vite inutilisable.

Acheter un logiciel pour documenter la RS&DE ne résout aucun problème

Une solution simple qui fonctionne

Au lieu d’acheter de la technologie inutile, achetez donc un bon cahier de laboratoire, un cahier de projet, appelez-le comme vous voulez. Un simple cahier permet toutes les insertions, les références et les notes que l’on veut et ça ne coûte pas 10$. En le jumelant avec un répertoire « R&D », vous pouvez y ajoutez copie des plans de projet et des rapports de suivi – avec vos notations manuelles…

Vous voulez quand même de la technologie ? Word et Excel ne vous suffisent pas ? Implantez un Wiki. Cette catégorie d’outil de partage d’information peut évoluer facilement.

Chez certains clients, nous avons acheté des agendas format lettre en spécifiant qu’ils doivent rester sur les bureaux, qu’ils peuvent être utilisés pour leurs besoins personnels mais surtout pour noter à chaque jour (avec les dates) sur quoi ils travaillent et combien d’heures ils y ont consacré. Souvent une phrase suffit à rappeler tout le contexte. Et la ventilation R&D/Non R&D sera facile à reproduire dans la feuille de temps. On peut y ajouter les noms et liens aux documents de support ou aux résultats de tests qui ont été produits. À la fin de l’année vous ramassez ces agendas. Vous les ressortez avec les documents Word ou Excel pour rédiger les descriptions ou lors de la préparation d’une vérification.

Évidemment, le suivi serré reste essentiel pour obtenir de l’information de qualité, mais au moins vous n’aurez pas à justifier les $ 5,000 pour l’utilisation d’un lourd logiciel inutile.

Comprenons-nous bien. Je suis impliqué dans la technologie depuis 40 ans. Je crois à la technologie. Mais je n’ai encore jamais vu une technologie qui auto documente les activités de RS&DE. Une technologie assez flexible pour s’adapter à plusieurs contextes.

Conclusion : Éloge du simple cahier de projet

La bonne approche c’est la simplicité. La documentation sans artifice logiciel nous donne la flexibilité et la qualité. Tout est une question de volonté, d’organisation et de suivi, pas de code informatique. À partir de là, cela devient une question de prendre l’habitude de documenter souvent.

Mandatez votre consultant pour suivre votre équipe, pour encadrer votre documentation. À part vous, il est celui qui est vraiment très intéressé à maximiser vos crédits. Le résultat écrit de la main de vos experts sera 100 fois plus convainquant pour le CRT, et il y verra, en prime, des diagrammes (à la main), des résultats de tests Bref il verra la preuve que vous gérer votre projet de RS&DE comme un projet de recherche systématique.

Nous sommes honorés de votre visite sur notre blogue.

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