Comment mieux organiser votre documentation RS&DE ?

Il existe encore, dans l’imaginaire collectif une croyance populaire voulant qu’il suffit d’un témoignage verbal pour convaincre le CRT que nos projets sont de la RS&DE. On n’en n’est plus là. On est très loin de là. Tout a changé. Ce n’est plus le même programme.

Comment satisfaire les nouvelles exigences de l’ARC ? En peu de mots : organisez un meilleur système de documentation. Documentez tout au long de l’année. Établissez un système léger pour qu’il soit utilisé par le personnel mais en même temps un mécanisme précis et discipliné. Il n’y a pas de choix. Les nouvelles requêtes de l’ARC sont là, noir sur blanc. Regardons comment mieux s’organiser pour documenter votre RS&DE.

Une histoire comme dans le bon vieux temps …

Je prépare des réclamations de RS&DE depuis plus de vingt ans. Ah, dans le temps ! L’herbe était plus tendre et verte ! Je m’en souviens comme si c’était hier …  Laissez-moi vous raconter à quel point tout a changé.

Au tournant du siècle, l’ARC gérait la RS&DE comme un programme incitatif à prendre des risques technologiques. L’ARC acceptait les avancements « même mineurs » et les projets étaient définis et jugés au plus haut niveau possible, pour faire ressortir les problématiques globales. Les descriptions de projets n’avaient pas de limite de mots ou de pages. La documentation des projets était souvent celle produite dans le cadre normal du projet commercial avec de rares références au projet de RS&DE. Lors des vérification la documentation c’était d’abord des témoignages verbaux par les ressources impliquées dans le projet. Quelques documents démontrant que le développement avait bien eu lieu suffisaient à rassurer le CRT. Les demandes d’information détaillée portaient surtout sur les aspects comptables : les preuves de paiement des factures et des salaires.

Aujourd’hui l’approche en est une de contrôle de la conformité. Nous sommes suspectés de fraude jusqu’à preuve du contraire. Nous devons prouver que nous méritons le crédit. Une description de projet est limitée à 1500 mots. Les grands projets doivent être brisés en petites pépites de RS&DE. L’ARC veut la preuve que vous avez identifié vos projets éligibles tout au long de l’année et que vous les gérez et les documentez comme des projets de RS&DE distincts de vos autres projets de développement. Vous devez noter et dater vos objectifs technologiques, vos incertitudes, vos hypothèses, vos essais, vos conclusions pour chaque hypothèse. Bref, vous devez presque démontrer que vous avez un laboratoire dans votre usine. Il faut prouver un processus expérimental très structuré et documenté. Les témoignages verbaux ne suffisent plus lors des vérifications s’ils ne sont pas corroborés par des preuves tangibles écrites.

Documenter quoi

Il n’y a pas de liste définitive de preuves suffisantes, de guide complet de tout ce qu’il est possible ou nécessaire de documenter pour démontrer l’admissibilité de nos travaux. Le guide T4088 indique « la documentation contemporaine datée, signée et spécifique aux travaux effectués est la meilleure preuve que vous puissiez fournir à l’appui des travaux demandés. »

Nous avons déjà discuté ici des raisons qui retiennent l’ARC de définir plus précisément la documentation nécessaire et suffisante pour satisfaire les CRT de l’ARC. Regardons ensemble ce qui peut être fait simplement pour documenter le passé.

Votre conseiller

Quelle est votre relation avec l’ARC et votre CRT ? Il est très important de maintenir un lien positif avec votre représentant technique. C’est lui qui jugera votre dossier. Chacun a ses petites préférences en matière de documentation. Un petit coup de fil ou même une visite peut être très instructive. Le conseiller de la dernière vérification technique est-il toujours en charge de votre dossier ? Vous êtes le contribuable, vous avez droit de savoir cela. Quelles sont ses exigences personnelles en termes de documentation ? Souhaite-t-il plus de textes ? Accepte-t-il des photos ? des tableaux ? Une documentation papier ou électronique ? C’est votre conseiller. Bâtissez votre relation avec lui car c’est son opinion qui compte.

Votre inventaire

Qu’avez-vous en place maintenant ? Faites l’inventaire des documents disponibles pour vos projets et comparez cela avec la liste incomplète des exigences de l’ARC (T4088 Annexe 2). La plupart des équipes de développement utilisent un système de suivi de projets. C’est déjà un bon début. Il y a là certaines informations intéressantes.

Vous disposez sûrement de courriels et de messages de type SMS. Surtout ceux des principaux experts techniques des projets de développement. Rassemblez, datez et conservez en lieu sûr tous les courriels, les rapports, les analyses, les recherches sur internet, les résultats de tests et compte-rendu des discussions internes pertinents à votre projet et à vos travaux. Vous faites des dessins au tableau ? Prenez une photo datée. Vous avez un prototype fonctionnel ? Captez-le en vidéo. Toutes ces sources renferment des renseignements pertinents pour bâtir votre documentation.

Développez un journal du projet en compilant en un endroit les informations pertinentes et le cheminement suivi par votre équipe. Vous en tirerez un « collage » facile à consulter et à tamiser plus tard. Vos documents n’ont pas besoin d’être longs, ni bien formatés. Ils doivent être pertinents et datés.

Vos systèmes informatiques de comptabilité par projet, de feuilles de temps et autres sont des sources crédibles aux yeux de l’ARC. De même pour les contrats avec vos sous-traitants et vos clients pour qui les projets furent réalisés. Ce sont toutes des sources de démonstration du combien et du quand de vos activités réclamées.

N’attendez pas

Dès le démarrage du projet, il faut réunir tout ce qui peut être utilisé pour témoigner directement ou indirectement des faits pertinents. Et comme l’information tend à se perdre dans les masses de données produite quotidiennement, il faut identifier très tôt l’information pertinente et en conserver la trace ou une copie.

Nous sommes toujours susceptibles de perdre une ressource de développement importante lors d’un mouvement de personnel, il faut donc insister pour que chacun contribue à construire et à nous fournir ses traces, ses preuves et autres artéfacts PENDANT LE PROJET. Cela fait partie de leur travail. Le financement du projet de développement c’est l’affaire de tous les principaux contributeurs.

Conclusion

En conclusion, documenter un projet de RS&DE c’est l’affaire de tous et c’est important tout au long du projet. N’attendez pas le jour où vous devrez défendre ce projet en vérification devant l’ARC. Vous devrez alors vivre avec les forces et les faiblesses de l’information disponible. Ce jour-là vous ressentirez un immense vide lorsqu’on constate le peu de preuve dont nous disposons pour convaincre le CRT. Et la compassion ? … Bonne chance, ce n’est pas une stratégie fiable.

Et vous, qu’en pensez-vous ? Comment documentez-vous vos projets de RS&DE ? Avez-vous des trucs ? des façons de faire ou des idées à partager à ce sujet ? Comment l’ARC a-t-elle réagi à vos mécanismes de documentation ?

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