RS&DE : que dire si on est vérifié ?

La vérification effectuée par l’ARC est certes LE moment crucial dans tout le cycle de réclamation des crédits d’impôt à la RS&DE. On ne peut éviter une vérification, mais on peut certainement en minimiser les impacts négatifs. Dans les premiers articles de cette série, nous avons établi la nécessité de connaître les enjeux de la vérification, nous avons discuté qui sera présent et comment se préparer à la rencontre. Nous étudions maintenant ce qu’il faut dire, ce qu’il faut démontrer dans notre argument pour convaincre les conseillers de l’ARC.

Expliquer quoi ?

Il est essentiel de présenter le projet comme un processus expérimental systématique et de justifier les efforts réclamés comme étant raisonnables pour réaliser ce processus.

1- Expliquer le processus expérimental systématique

Le mot d’ordre c’est processus expérimental, processus expérimental et processus expérimental. Répétez après moi processus…

La méthode idéale de présentation d’un projet est d‘expliquer notre processus de développement expérimental systématique. Le discours doit être technologique (ou scientifique) mais pas commercial (parler des besoins ou des attentes des clients).

• Objectifs : Il faut présenter chaque projet comme si on n’en regarde que le côté technologique ou scientifique. Ceci débute par les objectifs commerciaux (très rapidement car c’est non éligible), puis les objectifs technologiques.
• Statut au début : Nous expliquons où nous étions rendus au début de l’exercice (si ce projet est une suite de l’an dernier).
• Avancement et incertitude : l’avancement est le résultat visé par la RS&DE, tandis que l’incertitude est la motivation pour initier des travaux de RS&DE. Par conséquent, une tentative pour réaliser un avancement est une tentative pour résoudre une incertitude. Pour définir une incertitude, il est souvent plus simple de partir de la pratique courante qui est fondée sur la technologie existante et la base d’expertise disponible dans l’entreprise et sur le marché. L’incertitude devient alors un dépassement visé à cette pratique courante.
• Incertitudes et processus : Nous expliquons les enjeux (incertitudes) technologiques issus des objectifs et, pour chacun de ces enjeux, nous identifions une hypothèse initiale pour le résoudre. Selon l’ARC, une hypothèse est une idée, conforme aux faits connus au début, qui sert de point de départ à une étude approfondie visant à prouver ou à réfuter cette idée. Nous expliquons ensuite le processus : les travaux réalisés, les expérimentations et les essais, les erreurs et conclusions tirées de ces résultats. Si l’incertitude n’est pas résolue, alors nous émettons une nouvelle hypothèse et ainsi de suite jusqu’à la résolution de l’incertitude. L’avancement technologique sera atteint (ou pas) en conséquence de cette résolution d’incertitude.
• Statut en fin : Nous expliquons où nous en sommes rendus en fin d’exercice (si ce projet se poursuit l’année suivante).

Nous venons de décrire un processus systématique idéal. Il n’est pas toujours possible de décrire un processus aussi parfait. Mais il faut se coller à cette structure le plus possible si l’on veut convaincre le conseiller de l’ARC que nous avons géré un processus de RS&DE.

2- Démontrer des coûts raisonnables

Ici, la démonstration a pour but de faire ressortir que l’on a distingué les activités de ce processus expérimental (RS&DE) de celles des développements courants (R&D) requis pour nos clients et pour nos technologies. Il faut aussi avoir des traces des choix distinctifs. Ceci se traduit dans quelques questions-clé parmi lesquelles :

• Les heures réclamées des employés ont elles aussi été identifiées et reliées aux activités nécessaires à la résolution des incertitudes du processus expérimental ?
• Avez-vous montré la différence entre les coûts totaux du projet et les coûts réclamés en RS&DE ?
• Les heures du personnel dirigeant sont-elles directement liées aux activités de développement expérimental ?
• Tout le personnel réclamé a-t-il un rôle technique ?
• Comment expliquer les ressources ou les projets réclamés à 100% en RS&DE ? (ceci veut dire que ces ressources n’ont fait que des activités de développement expérimental du premier janvier au 31 décembre)
• Les contrats de vos sous-traitants précisent-ils qu’ils :
  • font des activités de RS&DE pour votre compte, et que
  • vous conservez tous les droits sur cette technologie ?
• Les contrats de vos clients ont-ils pour objet la livraison d’un bien ou d’un service plutôt que la fourniture d’heures ou d’activités de recherche ?

Ceci n’est qu’un aperçu des questions pour lesquelles l’examinateur financier de l’ARC voudra des réponses. Notre ligne directrice doit être de démontrer que les dépenses réclamées sont raisonnables.

Dans un prochain article nous illustrons le déroulement de la rencontre de vérification.

Qu’en pensez-vous ? Avez-vous vécu des vérifications où vous n’aviez aucune idée de ce qu’il faut dire ? Comment vous êtes-vous préparés (ou pas) ? Quels furent les résultats ? Quelles leçons en avez-vous tiré ? Pourquoi ?