RS & DE : que faire si on est vérifié ?

La vérification effectuée par l’ARC est certes LE moment crucial dans tout le cycle de réclamation des crédits d’impôt à la RS & DE. On ne peut éviter une vérification, mais on peut certainement en minimiser les impacts négatifs. Dans le premier d’une série de six articles au sujet de la vérification d’un dossier de RS & DE, nous débutons avec l’annonce de la visite.

Les questions AVANT la rencontre

Ça y est ! Vous avez reçu l’appel (ou la lettre) fatidique ! Votre réclamation RS & DE a été sélectionnée pour une vérification !

Que ce soit 50,000$ ou 500,000$, cet argent est important pour vous. De plus, ils révisent souvent deux ou même trois années à la fois. Ça fait beaucoup d’argent sur la table !!!

Que faire ? Vous avez trois choix :

• Paniquer,
• Ne rien faire,
• Vous préparer à cette vérification

Ce sont là deux mauvais choix et un bon. Êtes-vous prêt à y faire face ?

Comprendre ce qui s’en vient

Avant tout, il faut poser les bonnes questions pour préparer des réponses adéquates. La plupart de ces questions trouvent leur réponse dans la lettre ou l’appel annonçant la vérification. Si les réponses n’y sont pas, vous avez le droit, comme contribuable, d’avoir des réponses satisfaisantes à toutes ces questions. Rappelez le signataire et posez ces questions AVANT la rencontre.

De quel type de rencontre s’agit-il ?

• Est-ce une rencontre de type SCAND (Service consultatif aux nouveaux demandeurs) où le dossier est pré-approuvé, mais qui permet de rencontrer le personnel de l’ARC qui s’occupera de votre dossier ?
• Est-ce une rencontre dite de courtoisie, de révision ou de vérification ? Le nom peut varier mais le but reste le même : examiner plus en profondeur un ou des aspects ou alors la totalité de votre réclamation.

Qui sera là ?

• Le conseiller financier (CF) seulement ou le conseiller en recherche et technologie (CRT) ou les deux ?
• Ce sont les mêmes conseillers qu’à votre dernière rencontre de vérification ? Depuis combien de temps s’occupent-ils de notre dossier ?
• Si le conseiller financier vient seul, est-ce à dire que le dossier technique est accepté ? ou le CRT viendra-t-il plus tard ?
• Qui veulent-ils rencontrer ? Le responsable technique du (des)projet(s), le responsable des coûts ? Un employé particulier ? Pourquoi eux ?
• Connaissent-ils vos consultants-préparateurs en R & D ? Certains consultants sont mieux perçus par l’ARC que d’autres. Leur présence à la rencontre sera-t-elle favorable ou pas pour votre dossier ? Oui, oui, vous pouvez leur demander.

Quel est l’objet de la rencontre – quels sont les enjeux ?

• Vous avez droit, comme contribuable, de connaître à l’avance les enjeux, les raisons principales de cette rencontre. Qu’est-ce qui sera à l’étude ? Quelles sont les préoccupations à éclaircir ? Encore une fois, Ne vous contentez pas de généralités du genre « un peu toute la réclamation » ou « les incertitudes ». De quelle incertitude s’agit-il ? Pourquoi celle-là ne vous semble pas éligible ? Quels sont les enjeux ? Les coûts ? Pourquoi ? Leur ampleur ? La quantité de ressources réclamées ? la documentation ? etc…
• Connaître l’objet de leurs préoccupations vous permettra de mieux vous préparer et de leur donner les bonnes réponses à leurs questions. Le processus n’en sera que plus clair et rapide. Est-ce un projet en particulier qui fait obstacle ? ou le lien entre les coûts et les activités réclamées ? Quel est, selon vous, l’enjeu avec ce projet ?
• Si un sous-ensemble des projets est sélectionné, est-ce à dire que tous les autres sont acceptés ? ou est-ce un test avant de vérifier les autres ?

Ont-ils besoin d’information supplémentaire AVANT la rencontre ?

Normalement vous devez être prêt à fournir des informations de base (tableau des coûts par projet, prototypes, structure des équipes, etc.) pendant la rencontre. Typiquement, ils s’attendent à voir tous les documents que vous avez coché aux lignes 270 à 282 du formulaire T661. Vous pouvez démontrer votre collaboration en demandant s’ils souhaitent certains types d’information supplémentaire AVANT la rencontre.

La demande d’information supplémentaire est souvent un indice de ce qui est recherché. Mais il faut connaître les enjeux identifiés par les vérificateurs pour préciser notre position sur ces sujets.

• Ils demandent un tableau des efforts détaillé par activité par ressource ? C’est possiblement un enjeu d’ampleur des efforts réclamés. Ils recherchent peut-être une logique pour réduire les coûts.
• Ils demandent des documents d’architecture, d’analyse ou des plans ? Ce sont des enjeux du côté des incertitudes technologiques. Comment pouvez-vous démontrer que les défis recherchés dépassaient la pratique courante ? C’Était quoi la pratique courante ? La façon « normale » de procéder ? Qu’avez-vous fait de plus et pourquoi ?

Combien de temps est prévu pour la rencontre ?

Il faut compter jusqu’à une demie journée d’étude par projet révisé. Une rencontre plus longue peut indiquer que les conseillers de l’ARC veulent aller plus en profondeur, qu’ils sont sceptiques face à l’un ou l’autre des projets. Demandez-leurs à quoi ils s’attendent de cette rencontre : plus de détails techniques, des démonstrations, des prototypes, etc. ?? La mise en place d’une démonstration ou d’un prototype peux demander une certaine préparation mais cela apporte rarement des résultats. Vous avez droit de savoir si c’est ce à quoi ils s’attendent, si ce sera en mesure de mieux les convaincre. Quel est leur agenda de la rencontre ?

Des réponses claires à toutes ces questions et à d’autres sont nécessaires pour votre préparation à la rencontre de vérification.

Informez-vous, c’est de VOTRE argent et de votre dossier qu’il s’agit. Vous ne serez jamais trop bien préparé.

Dans le prochain article nous verrons pourquoi il est essentiel de se préparer à la rencontre de vérification.

Qu’en pensez-vous ? Avez-vous vécu des situations où vous n’aviez aucune idée de ce qui s’en venait jusqu’à ce que le « train soit sur vous » ? Comment avez-vous réagi en recevant l’appel à être vérifié ? Pourquoi ?