Que faire si on est vérifié ?

La vérification effectuée par l’ARC est certes LE moment crucial dans tout le cycle de réclamation des crédits d’impôt à la
RS & DE. On ne peut éviter une vérification, mais on peut certainement en minimiser les impacts négatifs. Dans le premier article de cette série, nous avons établi qu’à l’annonce d’une vérification de votre réclamation de RS & DE vous devez questionner les conseillers de l’ARC : Pourquoi notre dossier fut-il sélectionné ? Quels sont les enjeux ?

Passons à la seconde étape : Qui inviter à la préparation à la vérification.

Pourquoi et qui préparer ?

Il s’écoule au moins une à deux semaines entre l’annonce et la rencontre de vérification. Utilisez cette période pour réunir et préparer votre équipe pour cette rencontre. Trop souvent des clients ont repoussé la préparation jusqu’à la veille de la rencontre. La veille c’est trop tard. Il n’y a plus grand-chose à préparer.

Pourquoi se préparer ?

Il y a plein de bonnes raisons pour bien préparer la rencontre de vérification de votre réclamation RS & DE. Cette préparation est essentielle, car:

• C’est beaucoup d’argent pour vous

Vous avez des réclamations à votre mesure. Par exemple 50,000$ après impôt pour une PME c’est souvent la différence entre une perte et un profit en fin d’année. De plus, les projets questionnés sont souvent ceux qui représentent le plus d’argent. Si le projet est refusé cette année, il sera plus difficile encore à réclamer l’an prochain.

• C’est loin derrière

La vérification porte sur des activités qui ont eu lieu l’an dernier, parfois il y a deux ans ou plus … Certains employés ont quitté et la mémoire de ceux qui restent est très loin d’être précise pour raconter en détail ce qui s’est passé alors. Ça va vous prendre une bonne dose de mémoire collective et de « presse cerveau » pour reconstituer toute l’histoire. Et encore !

• C’est votre chance de convaincre l’ARC

Si votre réclamation est vérifiée c’est qu’il y a quelque chose qui cloche aux yeux de l’ARC. Le texte ne les a pas convaincus. Vous avez donc ici une seconde chance de les convaincre du bien-fondé de votre réclamation.

Préparer qui ?

On n’amène que le personnel pertinent à notre argument. Dans un projet en informatique par exemple, il est inutile d’amener les quatre programmeurs qui ont contribué. Le responsable de l’équipe, s’il est assez technique, devrait être en mesure de témoigner des principaux enjeux technologiques rencontrés.

• Normalement une personne suffit à présenter le côté technique d’un projet, une autre peut expliquer le côté comptable pour l’ensemble des projets.
• Le président ou le responsable de la R & D devrait être présent, préparé et disponible pour l’ensemble de cette rencontre.
• Vous avez utilisé des sous-traitants techniques et ils sont importants pour expliquer les défis rencontrés durant le processus ? Alors il faut les inviter à la préparation.

Attention, les sous-traitants sont une arme à double tranchant dans une rencontre de vérification. Ils doivent expliquer leur petite partie du projet. Et vous devez maintenir votre position de maître d’œuvre de la technologie et du projet. Idéalement, la présentation de vos sous-traitants devrait être du type : « on a demandé qu’ils fassent ceci dans tel contexte » et non : « on leur a demandé de résoudre le problème technique ». Donc, s’ils viennent expliquer qu’ils ont résolu la seule incertitude du projet, cela ne renforce pas votre position de leader technologique dans ce projet … et on est mieux de s’en passer.

• Vous jugez que les employés actuels ne sauront expliquer les problèmes et incertitudes vécus durant le développement de la technologie ? Il faut alors envisager de faire appel aux anciens employés qui étaient au cœur du projet.

Ça ne coûtera qu’une ou deux journées de leur temps et il est normalement possible d’obtenir la collaboration de leur nouvel employeur. C’est possible, bien sûr, si on est toujours en bons termes avec cet ex-employé…

• Attention à l’équilibre des forces en présence. Si l’ARC envoie deux personnes, il pourrait être indisposant de vous présenter à six ou sept en même temps.

Si toutes ces personnes sont nécessaires pour présenter votre argument, alors prévoyez un ordre d’apparition et de départ. De cette façon, par exemple, vous ne serez jamais plus du double qu’eux. Et tous les présents auront un rôle utile à ce moment.

• Vous avez utilisé les services d’un préparateur R & D ? Voilà le moment clé pour mesurer leur véritable utilité professionnelle.

Que savent-ils vraiment sur ce qui s’en vient ? Combien de vérifications ont-ils vécu ? Dans quel rôle ? Connaissent-ils les conseillers de l’ARC qui seront devant nous ? Que peuvent-ils en dire ? Quelle est leur propre réputation auprès de l’ARC ? Quelle approche de préparation ont-ils à offrir ? Combien de représentants le consultant amènera-t-il à la rencontre ?

• Vous n’avez pas de préparateur ou vous doutez de leur compétence pour vous appuyer dans cette étape ? Nous sommes là, bien sûr, même si vous avez utilisé un autre préparateur. L’important c’est d’avoir le meilleur appui disponible au moment crucial de défendre votre dossier. C’est votre argent, je le répète.

Un bon consultant R & D est essentiel pour la préparation de la rencontre et des négociations qui pourraient en découler. Mais il doit être discret pendant la rencontre, agissant un peu comme un garde-fou le long d’une route de montagne : utile au besoin seulement. Les conseillers de l’ARC préfèrent nettement parler avec vos employés… plutôt qu’à votre consultant R & D. La seule exception c’est si le consultant connaît TRÈS BIEN le conseiller. Encore là, le consultant peut servir à réduire la tension, à diriger la discussion vers les arguments pertinents, mais il ne deviendra jamais la vedette de la rencontre.

Dans le prochain article nous discutons comment préparer notre équipe pour la rencontre de vérification.

Qu’en pensez-vous ? Avez-vous vécu des vérifications où vous n’aviez aucune idée de ce qui s’en venait jusqu’à ce que le « train soit sur vous » ? Comment vous êtes-vous préparés (ou pas) ? Quels furent les résultats ? Quelles leçons en avez-vous tiré ? Pourquoi ?