Que faire si on est vérifié ?
La vérification effectuée par l’ARC est certes LE moment crucial dans tout le cycle de réclamation des crédits d’impôt à la RS&DE. On ne peut éviter une vérification, mais on peut certainement en minimiser les impacts négatifs. Dans les premiers articles de cette série ici ici, ici, ici, ici, et ici, nous avons présenté comment se préparer pour cette rencontre. Dans cet article, nous revoyons le déroulement de la rencontre de vérification RS&DE.
La rencontre de vérification RS&DE
Réclamer c’est vendre
Une réclamation de crédits d’impôt RS&DE peut être acceptée telle que soumise. Mais quand ce n’est pas le cas et que notre réclamation est sélectionnée pour une vérification, nous devons alors passer à la seconde phase de la « vente » : il faut fermer la vente. Et cela se passe comme une partie d’échec : vous devez prévoir plusieurs coups à l’avance et répondre aux questions du CRT.
Partagez ce Tweet SVPAtmosphère et attitude
La rencontre avec le personnel de l’ARC doit être la plus détendue possible. Bien sûr il y a beaucoup d’argent sur la table, et personne n’a l’habitude de transiger avec des représentants de l’impôt. Mais il est essentiel de garder le contrôle maximum sur ce qui se passe dans la salle et cela commence par l’atmosphère dégagée par nous puisque nous ne contrôlons pas l’humeur initiale des vérificateurs.
La salle contient deux groupes :
- Les conseillers de l’ARC ont le pouvoir sur votre réclamation. Ils en ont déjà discuté à l’interne et établis leurs enjeux et leur décision ne dépend plus que de quelques réponses-clé.
- Vos représentants sont convaincus qu’ils ont de beaux projets de RS&DE, qu’ils « le méritent bien », et qu’ils ont besoin de cet argent.
Le ton et le climat de la rencontre reflètent un respect mutuel. L’attitude doit être positive, même si l’on perçoit des divergences. Pas d’arrogance. Nous laissons les conseillers de l’ARC s’exprimer, car notre priorité est de répondre à leurs questions, à leurs besoins et à leurs remarques. Soyons flexibles et prêts à négocier. Nous avons géré nos attentes car il est peu fréquent qu’une rencontre de vérification se termine par l’acceptation de 100% des coûts et des projets. Il est difficile d’effacer complètement tous les enjeux initiaux identifiés par les conseillers de l’ARC. Par contre, nous pouvons choisir nos batailles et parfois laisser un morceau permet d’en conserver d’autres (plus gros).
Qui sera là ?
Le moins de personnes possibles à la fois. La règle du pouce est que l’on soit aussi nombreux que les représentants de l’ARC, jamais plus du double. Si on a besoin de plus, alors il faut établir une séquence d’entrée et de sortie des ressources avec un représentant en permanence dans la salle durant tout le processus. Il faut s’assurer que le personnel présent est nécessaire, qu’il est prêt et sait quoi dire et quoi répondre.
Vous avez utilisé des sous-traitants pour réaliser une partie du projet ? Leur rôle durant la rencontre doit se limiter à décrire ce qu’ils ont réalisé sous vos ordres : quand et comment. Il est essentiel de ne pas être débordés techniquement par votre sous-traitant. Vous réclamez des projets pour lesquels vous êtes maître d’œuvre. Si vos sous-traitants sont les seuls à pouvoir expliquer la technologie et ce qu’ils ont fait, l’ARC peut suspecter que vous n’êtes pas celui qui devrait réclamer les efforts pour relever ces défis technologiques. Donc, ces sous-traitants apportent-ils un contenu de valeur à cette rencontre ? Ont-ils travaillé à résoudre certaines incertitudes ?
Vous avez utilisé un préparateur de dossier RS&DE, ou ajouté un conseiller préparateur pour vous appuyer dans votre processus de vérification ? Son rôle durant la rencontre doit être secondaire. L’ARC désire discuter avec les employés de la compagnie, et le moins possible avec vos consultants. Ceci dit le préparateur compétent a sa place dans la rencontre comme garde-fou en cas de dérapage, mais pas comme maître de cérémonie et encore moins comme vedette de la rencontre.
L’ordre du jour
En général, l’ordre du jour est plutôt standard :
- Présentation des personnes dans la salle,
- Si l’ARC amène un consultant, présentation de la lettre mandatant ce consultant,
- Visite des lieux (si nécessaire),
- Présentation de l’ordre du jour et de la durée prévue,
- L’ARC présente le programme RS&DE (optionnel)
- L’ARC explique ses objectifs pour cette rencontre et ses enjeux (ça n’est pas toujours le cas cependant),
- Présentez rapidement la compagnie dans ses grandes lignes (mission, marchés, produits)
- Expliquez l’importance du programme de RS&DE pour l’évolution et la croissance de la firme,
- Décrivez chacun des projets,
- Discussion sur les coûts réclamés (si ce n’est déjà fait pour chacun des projets),
- Prochaines étapes et délais attendus,
Votre présentation.
Dites-le dans vos mots. Votre présentation doit être technique, concise, visuelle, rigoureuse et complète. Elle ne porte que sur le processus expérimental de résolution d’incertitudes techniques. Elle doit répondre en priorité aux enjeux, aux questions soulevées par les conseillers de l’ARC.
La structure de présentation de chaque projet est toujours la même :
- L’objectif technologique (ou scientifique) du projet,
- L’état de la technologie ou de la science au départ,
- Les enjeux techniques ou scientifiques, les incertitudes rencontrées,
- Le processus d’investigation systématique et les hypothèses soulevées pour tenter de résoudre les incertitudes,
- Les avancements obtenus ou non, ce qu’on a appris dans ce processus,
- Le statut en fin de projet ou en fin d’exercice financier.
La rencontre est terminée
Alors, on fait quoi ?
- À partir de maintenant leur jugement est presque établi et il sera difficile de les faire changer.
- Vous pouvez demander leur conclusion, ils ne la communiquent que rarement lors de la rencontre. Mais cela vaut le coup. Peut-être se prononceront ils sur certains projets.
- Demandez quels enjeux n’ont pas encore été résolus et si des informations complémentaires peuvent être fournies dans un court délai (ne fournissez jamais de nouvelles informations sur le champ sans les avoir d’abord relues et vérifiées).
- Informez-vous des délais anticipés pour les prochaines étapes :
- Si nous envoyons les informations complémentaires d’ici deux semaines,
- Alors quand aurons-nous votre position ?
- Quand aurons-nous copie du rapport technique ?
- Quand le projet de cotisation nous sera-t-il fourni ?
- Si vous sentez que ça fonctionne, qu’ils acceptent votre réclamation, alors :
- Parlez de l’année suivante, des projets qui se poursuivent ou des nouveaux défis anticipés.
- Vous voulez vous assurer que l’an prochain ils ne seront pas surpris et qu’ils ne sentiront pas le besoin de revenir avant plusieurs années.
- Si, au contraire, vous sentez que ça ne fonctionne pas alors :
- Questionnez : Quoi ? Pourquoi ? Qu’est-ce qui changerait votre opinion ?
- Une seconde rencontre serait-elle nécessaire ? Pour parler de quoi ?
- D’autres documents, d’autres détails ?
Par la suite
Les compléments d’information : Produisez rapidement l’information détaillée et précise demandée. Respectez les délais entendus, c’est peut-être votre dernière chance d’éviter une coupure.
Assurez-vous de négocier avant d’être cotisé, et idéalement avant même l’émission du projet de cotisation. Après cela il devient très difficile de changer leur opinion et on se prépare plutôt à aller en opposition si les sommes en jeux en valent la peine.
Conclusion :
Ceci conclut cette série sur la vérification de votre réclamation RS&DE. Nous espérons avoir piqué votre curiosité et surtout réduit l’angoisse de l’inconnu.
Au besoin, n’hésitez pas à nous appeler pour plus de détails ou une consultation.
Nous sommes honorés de votre visite sur notre blogue. R&D Action vous en remercie.
À droite de cette page l’index contient plusieurs autres catégories de solutions pratiques et applicables qui vous sont aussi destinées.
Qu’en pensez-vous ? Avez-vous vécu des rencontres de vérifications ? Comment vous êtes-vous préparés (ou pas) ? Comment cela s’est-il passé ? Quels furent les résultats ? Quelles leçons en avez-vous tiré ? Pourquoi ?
Vous avez aimé votre lecture ? Dites-le nous. Partagez-la. Que devrait-on y ajouter ? Quels sujets vous intéressent ?
Vous n’avez pas aimé cette lecture ? Dites-le nous. Qu’avez-vous moins apprécié dans ce texte ? Comment peut-on mieux répondre à vos besoins ?
